Организация хранения бухгалтерских документов

Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, по не менее пяти лет.

НК РФ устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в четыре года.

Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка.

Документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расчетам заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом его оформления.

Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях — государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения документов решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.

Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы первые два-три года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Затем они передаются в архив предприятия или в государственные частные архивы.

Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. Нередко возникают такие ситуации, когда документы, переданные на хранение в архив, могут быть востребованы. Это происходит в тех случаях, когда организация вынуждена по тем или иным причинам разрешать спорные вопросы в арбитраже, суде и т. д. Поэтому порядок хранения документов в архиве также важен, и необходимо заранее определить, в каком составе подшивать или складывать документы в папки. Например, по документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие — с платежными документами, третьи — складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров.

Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру (журналу-ордеру, ведомости и т. п.), комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры, полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить вместе с книгами продаж и журналами продаж.

Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах и металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов, на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации. Бухгалтеру необходимо составить список регистров бухгалтерского учета, которые должны дублироваться на бумажные носители и храниться в соответствующих папках, а отдельные бухгалтерские регистры хранятся на электронных носителях информации.

Если руководством предприятия принято решение хранить бухгалтерскую документацию в государственном или частном архивном учреждении, с ним заключается договор возмездного оказания услуг. В типовых договорах с территориальными подразделениями Росархива предусматривается необходимость периодической проверки состояния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения.

Для частных архивных учреждений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельности. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности.

При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учетные карточки, лицевые счета по заработной плате и т. п.), и документацию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же передаются и учредительные документы ликвидированной организации.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива предприятия работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

В случае чрезвычайных ситуаций утери документов организациям необходимо принять соответствующие меры.

Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. Наличие таких справок не освободит организацию от налогового контроля, но даст возможность просить налоговый орган об отсрочке проведения контрольных мероприятий.

Действующим законодательством (ст. 120 НК РФ) предусмотрена материальная ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил в первую очередь признается отсутствие первичных документов у налогоплательщика, что возникает при нарушении правил сохранности документов. При отсутствии документов или их пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:

• • 5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;
• • 15 000 руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;
• • 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также ст. 21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341−1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе Российской Федерации ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Что касается административной ответственности, то применяется ст. 15.11 КоАП РФ, согласно которой за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов налагается административный штраф на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форсмажорным обстоятельствам, например в результате стихийных бедствий. Во всех случаях пропажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предприятия должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, утверждаемым руководителем организации. Причина пропажи или гибели от пожара бухгалтерской документации считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случившемся пожаре и его последствиях.

Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спецпомещениях, обеспечивающих их сохранность. Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива предприятия.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного учреждения.

Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежащие постоянному хранению, передают в государственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папок документы располагаются в порядке последовательности их записи в тот или иной регистр.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется Главным архивным управлением РФ, но не менее пяти лег. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

В случае изъятия недооформленные тома документов (нс подшитые, не пронумерованные и т. д.), с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).