Техника правки документа

В зависимости от того, какие изменения вносятся в текст документа при редактировании, различают следующие виды правки.

• 1. Правка-обработка. Это наиболее распространенный вид правки при редактировании документа. При обработке текста документа, сохраняя в целом авторский вариант, редактор улучшает текст: заменяет неудачные слова и обороты, добивается точности формулировок, логичности в построении текста, соответствия текста официальному стилю речи, исправляет языковые погрешности. Обрабатывать таким образом можно как собственный текст, так и текст другого автора.
• 2. Правка-переделка. Этот вид правки используется в том случае, если составитель документа плохо владеет официально-деловым стилем речи, не умеет составлять документы. Тогда работник государственной службы (отдела кадров, паспортного стола, справочного отдела и др.) обязан помочь гражданину правильно составить документ или переделать написанное и тем самым выступить в роли соавтора.
• 3. Правка-сокращение. Для служебного документа особенно важен его объем. Не случайно в инструкциях по делопроизводству специально оговаривается, что служебные документы должны быть краткими. Например, текст официального письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Поэтому устранение длиннот и малосущественного материала необходимо при составлении документа. При редактировании служебных документов правка-сокращение применяется: в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками, однотипными примерами, цифрами; для упрощения сложных синтаксических конструкций.
• 4. Правка-вычитка. Вычитка — это сличение перепечатанного или набранного на компьютере текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом. Как правило, при правкевычитке только вписываются пропущенные при перепечатке буквы, исправляются ошибки, неверные написания. Если в процессе вычитки обнаружены и более существенные недочеты, текст следует исправить, после чего снова перепечатать.

При правке-вычитке все изменения делаются непосредственно в тексте чернилами. Не допускается переделка или подрисовка неясно отпечатавшихся знаков (нужный знак вписывается над зачеркнутым).

При размножении текста машинописным путем вычитывают все экземпляры, так как точное соответствие всех экземпляров оригиналу обязательно. В особых случаях соответствие копий оригиналу удостоверяется официально.

При вычитке и редактировании документов следует пользоваться общепринятыми корректурными знаками.

Корректурные знаки

Начертание.	Назначение.	Пример
	Удалить букву.
	Выкинуть две или несколько букв: слово, группу слов, строку.
	Удалить несколько строк, абзац, главу.
	Вставить пробел.
	Вставить слово или фразу.
	Перенести слово (часть текста) в другую сторону или на другое место в пределах строки.
	Заменить строчную (маленькую) букву прописной (заглавной) или прописную строчной (знак ставят в первом случае — под буквой, во втором — над буквой).
	Заменить одну/две или несколько букв другими.
	Поменять местами стоящие рядом буквы или слова.
	Начать текст с нового абзаца.

Подводя итог изложенному в данном параграфе, хотелось бы еще раз отметить, что культура деловой письменной речи, культура написания и редактирования деловых бумаг и служебных документов — это сложный и важный аспект общей речевой культуры любого служащего.