Кадровое делопроизводство в организации

В результате изучения главы студент должен:

знать

• • состав и структуру кадровой документации;
• • основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений;
• • делопроизводственные функции системы управления персоналом;
• • порядок контроля за исполнением кадровых документов;

уметь

• • вести кадровое делопроизводство;
• • формировать номенклатуру дел кадровой службы;
• • организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами;

владеть

• • навыками разработки локальных нормативных документов в соответствии с профилем деятельности организации;
• • основами трудового законодательства в области кадрового делопроизводства.

Состав документации управления персоналом

Понятие кадровой документации

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

В деятельности службы управления персоналом делопроизводство занимает значительный объем: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение. Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Не все руководители уделяют должное внимание и значимость документационному управлению. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом заключается в создании условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками службы управления персоналом (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

• — своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• — доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• — печатание документов по кадровым вопросам;
• — регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• — формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• — копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• — контроль за исполнением документов;
• — передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом.

Автоматизированная информационная технология управления персоналом предприятия представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям множество пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом предприятия. Например:

• 1. " АиТ Софт"  — специализированная компания по разработке, внедрению и сопровождению программно-методологических решений по комплексной автоматизации процессов управления персоналом. В состав программного комплекса «АиТ: Управление персоналом» входят следующие модули: кадры; управление персоналом на основе компетенций; зарплата; табельный учет; учет рабочего времени; учет выполненных работ (наряды); персонифицированный пенсионный учет; планирование штатных расписаний; автоматизация работы с негосударственным пенсионным фондом; репликация.
• 2. Компания «Босс. Кадровые системы» разработала систему управления персоналом «Босс-Кадровик», которая является хорошим инструментом, способным оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами и вывести его на качественно новый уровень. Сопровождение и дальнейшее развитие программного продукта «БоссКадровик» — одна из приоритетных задач компании.

Система поддерживает следующие процедуры бизнеспроцесса управления персоналом в организации:

• — планирование структуры организации, штатного расписания;
• — оперативный учет движения персонала;
• — ведение административного кадрового документооборота, в том числе формирование должностных инструкций;
• — ведение архивов без ограничения сроков давности;
• — формирование и ведение структурированных квалификационных требований к должности (профиль должности);
• — планирование персонала;
• — подбор персонала;
• — оценка соискателей и сотрудников, аттестация персонала;
• — обучение и повышение квалификации, стажировки персонала и др.
• 3. Компания «Монолит-Инфо» разработала программный комплекс «Монолит: Персонал», который является одним из наиболее эффективных инструментов для оптимизации процессов управления человеческими ресурсами. Программный комплекс обеспечивает автоматизацию решения следующих задач: 1) кадровый учет; 2) расчет заработной платы; 3) управление персоналом.

" Монолит-Инфо" предлагает каждому конкретному заказчику адаптированные решения, построенные на основе базового ядра комплекса «Монолит: Персонал» .

Состав и структура документации кадровой службы

Для установления состава кадровых документов, которые должны быть в организации, необходимо провести анализ трудового законодательства, в основном ТК РФ (рис. 11.1).

В локальных нормативных правовых документах закрепляются основные принципы организации рабочего процесса в организации, например правила внутреннего трудового распорядка; положение о защите персональных данных работников; должностные и профессиональные инструкции, которые разрабатываются на каждую должность и профессию, имеющиеся в штатном расписании организации.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя организации. Их условно делят на две категории по содержательному признаку: по основной деятельности и по личному составу. Специалистов по управлению персоналом интересует вторая группа Информационно-расчетные документы ведутся для удобства учета персональных данных персонала организации. Это: личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков, график сменности, личные дела.

Журналы учета и контроля ведутся для учета конкретных видов кадровых документов, отметки о сроке принятия, порядке выдачи, хранения. Например, журнал учета мероприятий по контролю.

Рис. 11.1. Перечень кадровых документов в организации.

Многие документы имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету груда и его оплаты», и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации.