Документация системы управления охраной труда и предупреждения профессиональных заболеваний (в системах менеджмента безопасности труда и охраны здоровья)

Согласно требованию ГОСТ Р 54 934−2012/OHSAS 18 001:2007, документация должна быть представлена следующими документами:

• • политика и цели в области БТиОЗ;
• • описание области применения системы менеджмента БТиОЗ;
• • описание основных элементов системы менеджмента БТиОЗ и их взаимодействия, а также ссылки на смежную документацию (см. Приложение 15);
• • документы, включая записи, требуемые настоящим стандартом БТиОЗ;
• • документы, включая записи, которые по определению организации необходимы для обеспечения результативного планирования, функционирования и управления процессами, связанными с рисками БТиОЗ.

Важно, чтобы эта документация была соразмерна уровню сложности, опасностей и рисков и сведена к минимуму, необходимому для обеспечения результативности и эффективности (рис. 10).

Согласно п. 4.4.5 «Управление документами» OHSAS 18 001, организация обязана установить, внедрить и выполнять процедуры:

• 1) для подтверждения адекватности документов путем их утверждения до выпуска;
• 2) анализа, актуализации, если необходимо, и повторного утверждения документов;
• 3) идентификации изменений и статуса действующей редакции документов;
• 4) обеспечения доступности применимых документов в местах использования;
• 5) обеспечения того, что документы остаются разборчивыми и легко идентифицируемыми;
• 6) обеспечения идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
• 7) предотвращения использования устаревших документов и применения надлежащей их идентификации.

Рис. 10. Документы системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья в организации

Согласно требованиям действующего стандарта, существует 10 типов документов OHSAS 18 001:2007:

• 1) область применения системы- 4.1;
• 2) политика в области OH&S — 4.2;
• 3) опасности, риски, меры управления — 4.3.1;
• 4) цели менеджмента — 4.3.3;
• 5) роли, ответственность, обязанности по отчетности, полномочия — 4.4.1;
• 6) внешнее информирование — 4.4.3;
• 7) описание основных элементов системы — 4.4.4;
• 8) документы, необходимые для планирования, осуществления и управления процессами — 4.4.4;
• 9) операционные процедуры — 4.4.6;
• 10) расследование инцидентов — 4.5.3.1.

При организации работ по разработке документации для СМБТиОЗ рекомендуется предусмотреть выполнение следующих мероприятий:

• • координация работ, обеспечивающая полную взаимную увязку разрабатываемых и корректируемых документированных процедур с Руководством по качеству;
• • систематический контроль хода работ со стороны руководства предприятия и периодическое рассмотрение хода работ на заседаниях координационного совета, днях качества и т. п.;
• • подготовка аудиторов по внутренней проверке СМБТиОЗ до завершения работ по ее созданию и внедрению.

На основании разработанных документированных процедур служба качества готовит окончательную редакцию Руководства по качеству, которое включает в себя:

• • область применения СМБТиОЗ;
• • документированные процедуры, разработанные для СМБТиОЗ, или ссылки на них;
• • описание взаимодействия процессов, включенных в СМБТиОЗ.

После этого все регламентирующие документы, такие как положения о функциональных и производственных подразделениях, должностные инструкции, должны быть приведены в соответствие с разработанными документированными процедурами и Руководством по качеству [2.1, с. 83].

Характер и глубина документации должны отвечать требованиям, установленным в контрактах, законодательных и нормативных актах; потребностям и ожиданиям потребителей и др. заинтересованных сторон. Документация СМБТиОЗ согласовывается со всеми исполнителями и утверждается руководством предприятия.

Документированные процедуры, требуемые международным стандартом OHSAS 18 001:2007:

• 1) идентификация опасностей, оценки рисков — 4.3.1;
• 2) идентификация законодательных и других требований —
• 4.3.2;
• 3) создание осведомленности — 4.4.2;
• 4) обучение — 4.4.2;
• 5) информирование — 4.4.3;
• 6) участие персонала — 4.4.3.1;
• 7) консультирование подрядчиков — 4.4.3.2;
• 8) управление документацией — 4.4.5;
• 9) управление операциями — 4.4.6 (Д9);
• 10) управление аварийными ситуациями — 4.4.7;
• 11) мониторинг и измерения — 4.5.1;
• 12) оценка соответствия законодательству — 4.5.2.1;
• 13) оценка соответствия другим требованиям — 4.5.2.2;
• 14) инциденты — 4.5.3.1;
• 15) несоответствия, корректирующие и предупреждающие

действия — 4.5.3.2;

• 16) управление записями — 4.5.4;
• 17) внутренний аудит — 4.5.5.

Степень документированное™ (глубина и подробность описания) процедур определяются самой организацией в зависимости от размера организации и вида деятельности, сложности и взаимодействия процессов, компетентности персонала.

Документация может быть составлена в соответствии со следующей схемой.

• • Что: функции подразделения.
• • Кто: организация и ответственность подразделения, полномочия, функции и роль каждого.
• • Как: ссылка на рабочие инструкции, где разъясняется, как конкретно должны осуществляться те или иные действия.
• • С кем: кто является внутренними и (или) внешними поставщиками и потребителями подразделения.

Кроме того, документация по конкретной процедуре должна отвечать на следующие вопросы:

• • Какая работа описывается процедурой?
• • Почему работа выполняется таким способом?
• • Когда делается работа?
• • Где осуществляются производство или контроль?
• • Какие требуются ресурсы? [2.1, с. 89]

Процедура может выполняться с использованием корпоративной информационной системы и применением автоматизированной системы управления документацией, которая обеспечивает:

• • разработку документации и управление документооборотом;
• • оперативность в работе с документами;
• • надежность и безопасность обработки и хранения документов.
• • контроль при работе с документами;
• • наблюдаемость и управляемость документации и записей.

В табл. 3 приведены возможные группы документов системы менеджмента, управляемых данной процедурой.

Таблица 3.

Группы документов системы менеджмента, управляемых процедурой

Мониторинг состояния документов СМБТиОЗ осуществляет ответственный за систему менеджмента в области БТиОЗ. Руководители подразделений и процессов выполняют процедуру в рамках своих полномочий.

Документированная процедура содержит правила оформления документов:

• размеры листа (А4, АЗ, А1) и схемы складывания листов формата АЗ и А1;

• • шрифты текста и междустрочный интервал;
• • размещение логотипов организации;
• • оформление колонтитулов.

Таблица пересмотра документа помещается в конце текста на последнем листе. В первой строке таблицы указываются дата ввода в действие, номер версии варианта и автор документа [2.1, с. 90].

Ответственным за управление документацией и данными является представитель высшего руководства (например, заместитель директора по СМБТиОЗ).