Основные этапы экспертизы распорядительных документов аудируемого лица

Нормативно-методическое обеспечение организации — это совокупность документов организационно-методического, организационно-распорядительного, нормативно-технического, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и методики, используемые при решении уставных задач.

Такого рода документы утверждаются в установленном порядке общим собранием как высшим органом управления в организации согласно уставу и (или) уполномоченным руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективной подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом и бизнес-процессами.

Комплекс нормативно-методического обеспечения определяется:

• 1) кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
• 2) порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• 3) объемом и характером внешних связей организации.

В случае, когда объем требуемых документов для управления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями, т. е. об оперативности документооборота. Для этого производится классификация самих документов по различным признакам и их упорядочение.

Аудитору необходимо учитывать, что документы в организации могут классифицироваться по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, унификация, содержание и др.

По роду деятельности документация классифицируется следующим образом: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация и т. д.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, аудио-, фото-, видеодокументы.

По наименованию выделяют приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила и т. д.

По видам документы бывают типовыми, примерными, индивидуальными и т. д.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Основные требования к организационно-распорядительным документам установлены в ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Организационно-правовые документы определяют статус организации, порядок осуществления ее деятельности.

Одна из основных функций в организации — формирование системы и процесса управления, которая включает в себя:

• — создание организации, в том числе выбор ее организационно-правовой формы;
• — установление ее структуры;
• — определение штатной численности и состава должностей;
• — регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
• — формирование совещательных органов управления;
• — лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• — установление режима работы и системы безопасности;
• — организацию груда работников и его оценку;
• — реорганизацию;
• — ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Аудитору необходимо учитывать, что большая часть нормативно-методических документов организации делится на два основных блока: положения об органах и подразделениях и положения о бизнес-процессах.

Нормативные документы, регулирующие бизнес-процессы, в силу специфики объекта регулирования имеют больше отличий друг от друга. Процессные документы оперируют такими понятиями, как время (конкретные даты и продолжительность процессов), ресурсы и практические результаты.

В последнее время во многих организациях реализуется практика более полного и комплексного описания и закрепления в регулирующих документах организации порядка работы вплоть до пошаговых бизнес-процессов. Такой подход является в высшей степени технологичным, значительно снижает возможное количество ошибок и, что немаловажно, уменьшает зависимость компании от отдельных сотрудников. Если отсутствуют качественные документы о бизнес-процессе, ценность сотрудника для организации неномерно высока.

Аудитору необходимо предусмотреть следующие основные этапы экспертизы распорядительных документов аудируемого лица:

• — экспертизу устава, учредительного договора, положения об организации;
• — протоколов, решений, выписок очередных (годовых) и внеочередных собраний организации;
• — бизнес-плана, бюджетов, смет, инвестиционных проектов, проектносметной документации и т. п.;

регламентов организации (распорядительных, технологических, технических, экономических и т. п.);

• — учетных политик организации (снабженческой, продаж, ценовой, экономической, инвестиционной, кадровой и т. п.);
• — положений (о структурных подразделениях, об оплате труда, о премировании);
• — штатного расписания;
• — должностных инструкций работников;
• — приказов (поручений, заданий, решений) руководителя организации;
• — юридической силы распорядительных документов (официальность, достоверность, объективность).

Распорядительные документы аудируемого лица утверждаются собственниками или их уполномоченными лицами (вышестоящей организацией), советом директоров (наблюдательным советом, попечительным и т.н.), руководителем организации или ее структурного подразделения. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Аудитору необходимо учитывать, что контроль за исполнением распорядительных документов является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий собственников, руководства организации или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

• 1) контроль за исполнением документов, но существу поставленных в них вопросов;
• 2) контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Контроль за сроками исполнения документов — это важнейшая функция службы документационного обеспечения управления, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Задачами контроля исполнения являются:

• • постановка документа на контроль;
• • предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
• • снятие их с контроля;
• • направление исполненного документа в дело;
• • учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
• • информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависит от размера организации, деятельности службы документационного обеспечения управления, объема документооборота. В достаточно крупных организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структурные подразделения или группы, которые входят в состав службы документационного обеспечения (инспекции по контролю, бюро контроля, группы контроля и т. п.), или специально назначенные для этого сотрудники службы (например, инспектор, но контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. В соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления на контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т. е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа. Поручения, содержащиеся в документах или устных распоряжениях руководителя, могут быть сложными, включающими в себя разные задания с разными сроками их выполнения. В этом случае контроль ведется отдельно за каждым заданием или пунктом.