Основы делопроизводства. 
Профессиональные навыки юриста

По общему правилу, документы изготавливают на бланках.

Требования в отношении бланков документов и порядка оформления документов как на бланках, так и без них, предусмотрены Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30—2003 от 03.03.2003 № 65-ст. Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), используемые в деятельности как органов государственной власти п местного самоуправления, так и иных организаций независимо от формы собственности организационно-правовой формы.

Установлены два основных формата бланков документов: Л4 и Л5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.

Бланки документов, как и документы без бланков, должны изготавливаться на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. В связи с этим гербовые бланки изготавливают только специализированные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты, и только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных положениями Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Бланки документов проектируют в соответствии с Приложением, А к ГОСТ Р 6.30—2003 с учетом установленных границ зон расположения реквизитов. Установлены два варианта расположения реквизитов в бланках — угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица предусмотрены следующие виды бланков документов:

• — общий бланк;
• — бланк письма;
• — бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

По общему правилу, документы изготавливаются с помощью печатных устройств. Документы, исходящие от граждан, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки).

При изготовлении документов па двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего ноля листа арабскими цифрами без дефисов, точки или сокращения «стр.».

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. На оборотной стороне листа правое поле документа должно составлять нс менее 20 мм.

Реквизитами на языке делопроизводства именуются обязательные элементы оформления официального документа (и. 39 ГОСТ Р 7.0.8—2013).

ГОСТ Р 6.30—2003 регламентирует порядок оформления 30 возможных реквизитов документов:

• 01 — Государственный герб РФ;
• 02 — герб субъекта РФ;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Обязательность для документа того или иного реквизита диктуется видом документа; при этом ни один вид документа не оформляется полным набором из 30 реквизитов. Одни реквизиты являются стандартными и включаются в бланк документа; другие — оформляются непосредственным исполнителем документа в процессе составления документа; третьи — проставляются уполномоченными лицами на окончательных этапах оформления документа.

Полнота и качество оформления реквизитов позволяют оценить юридическую силу документа. Безусловно, далеко не каждое неправильное оформление реквизитов может сказаться на юридической силе документа: на практике нередко пренебрегают установленными правилами делопроизводства. Суд может принять в качестве доказательства письмо, независимо от того, проставлены ли на нем коды организации и заголовок, указан ли в нем почтовый адрес организации, адресовано ли оно «г-ну ген. д-ру», а дата документа при этом обозначена римскими цифрами. Однако если, например, гриф ограничения к доступу (секретно) будет проставлен на оборотной стороне документа и в кавычках, есть все основания спорить о распространении на данный документ режима секретности.

Ниже приводятся требования, предусмотренные ГОСТ Р 6.30—2003, к оформлению наиболее распространенных реквизитов:

Государственный герб РФ и Герб субъекта РФ помещают на бланках документов согласно требованиям Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» или правовых актов субъектов РФ, соответственно.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Под наименованием организации в скобках помещают сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации, так же как и полное, приводят в виде, в котором оно закреплено в учредительных документах организации, а не проставляют произвольно.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Оформление почтового адреса должно соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.