Специфика учета в системе контроллинга

Практика ведения бизнеса показала, что система учета в контроллинге является одним из самых эффективных инструментов управления, помогающего руководителям принимать рациональные решения как при составлении перспективных планов развития, так и в процессе оперативного руководства. Учет издержек производства и обращения способствует достижению результативных управленческих решений при их подготовке и принятии.

Учет в системе контроллинга способствует четко ориентированной инвестиционной политике, направленной на расширение традиционной деятельности либо на ее диверсификацию в интересах обеспечения финансовой стабильности и гарантированной эффективности производства. При этом исходной информацией являются объемы планируемых загрузок производственных мощностей и нормализованного (стандартизированного) потребления ресурсов в производстве^[1].

Базовым источником информации для формирования управленческой отчетности могут быть первичные записи (агрегированные показатели) бухгалтерского учета, отражающие все фактически совершенные хозяйственные операции и произошедшие хозяйственные события.

В системе контроллинга формируется внутренняя информация в рамках информационного, управленческого, бухгалтерского, финансового, статистического учета. Для определеиия реального положения хозяйствующего субъекта проводится сбор, обработка и анализ первичной информации.

Обработанные данные анализируют для определения эффективности функционирования внутренних подразделений и предприятия в целом.

Д.тя регулярного обеспечения внутренних пользователей плановыми и фактическими показателями, а также аналитической информацией управленческую отчетность составляют:

• • немедленно непосредственно для оценки всех обстоятельств, влияющих на принятие решения (в идеальном случае — ежедневно);
• • к началу отчетного периода (отчеты с плановыми показателями);
• • в течение отчетного периода (оперативные сводки);
• • по окончании отчетного периода (отчеты, содержащие фактические данные и результаты анализа деятельности хозяйствующего субъекта за отчетный период);
• • до начала соответствующего отчетного периода (среднесрочные и долгосрочные прогнозы).

По завершении отчетного периода выявляются отклонения фактических показателей от плановых и определяются причины их возникновения. Учетная политика представляет собой многогранный процесс взаимодействия с основными подразделениями компании в целях подготовки эффективных управленческих решений и налоговой отчетности.

Сердцевину системы учета составляют различные информационные потоки, при получении которых формируются конструктивные рекомендации по дальнейшему развитию компании. От исполнителей учетной службы требуется профессионализм и знание требований Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). Составление финансовой отчетности предполагает соблюдение основополагающих правил, которые определяют общий подход к подготовке и представлению финансовых отчетов.

Информационный учет в системе контроллинга строится по внутренним правилам фирмы, но с учетом государственной политики в отношении хозяйствующих субъектов. Специфика информационного учета системы контроллинга заключена в том, что он занимается не бизнесом в целом, а его компонентами по внутренним структурным подразделениям. Этот творческий процесс выполняет комплексную функцию обеспечения информацией в режиме реального времени по первому запросу внутренних структурных подразделений (пользователей) для получения результатов в будущем.

Данные информационного учета для контроллинга составляют внутреннюю информацию, как правило являются коммерческой тайной и подлежат оглашению только при определенных обстоятельствах. Это в первую очередь информация о затратах на производство по конкретным подразделениям, о видах производимой продукции, о результатах деятельности центров затрат, центрам ответственности, прибыли, инвестиций и т. п.

Производитель информации (работник планово-экономической службы, контролер) обязан использовать данные информационного учета, если иное не предусмотрено нормативными документами по ведению данного направления и не является препятствием временного норматива.

В связи с этим целесообразно рассмотреть правила международных стандартов в формировании финансово-статистической отчетности. Согласно международным требованиям ИСО 9004 6.5 к созданию банка информационных данных необходимо:

• • определить свои потребности в информации;
• • определить и получить доступ к внутренним и внешним источникам информации;
• • преобразовать информацию в знания, используемые в организации;
• • использовать данные, информацию и знания для постановки и реализации целей и стратегии;
• • обеспечивать соответствующую безопасность и конфиденциальность;
• • проводить оценку выгод, получаемых за счет использования информации, с целью улучшения менеджмента информации и знаний.

Наряду с этими требованиями надо соблюдать принципы непрерывности деятельности и начисления.

Принцип непрерывности деятельности предполагает, что предприятие действует, и будет продолжать действовать в обозримом будущем (по крайней мере, в течение одного года). Отсюда следует, что предприятие не имеет ни намерения, ни необходимости ликвидировать или сокращать масштабы своей деятельности. Поэтому активы предприятия отражаются по первоначальной стоимости без учета ликвидационных расходов.

Принцип начисления исходит из того, что доходы и расходы предприятия отражаются по мере их возникновения, а не по мере фактического получения или выплаты денежных средств или их эквивалентов. Таким образом, этот принцип предполагает: признание результата операции по мере ее совершения; отражение операций в отчетности того периода, в котором они были осуществлены; формирование информации об обязательствах к оплате и обязательствах к получению, а не только о фактически произведенных и полученных платежах.

Реализация этого принципа обеспечивает признание доходов и расходов по мере возникновения экономических выгод и потребления ресурсов. Финансовые отчеты, подготовленные на основе принципа начисления, информируют пользователей не только о прошлых сделках, включая оплату и поступление денежных средств, но и о будущих обязательствах заплатить денежные средства и будущих поступлениях денежных ресурсов. Принцип начисления дает возможность прогнозировать влияние совершенных операций на финансовое положение.

Существуют также критерии качества информации, содержащейся в финансовых отчетах, которые призваны делать информацию полезной для пользователей. Это прозрачность, значимость, достоверность и сопоставимость.

Контроллинг является механизмом объединения данных из разных учетных систем, упорядочивания и предоставления их менеджменту.

Как известно, комплексный подход к построению системы управления предполагает, что она должна отвечать целям стратегического, тактического и оперативного уровней управления. Управленческую отчетность также целесообразно классифицировать по уровням управления. Отчетность одного уровня отличается от отчетности другого уровня степенью детализации. Чем выше уровень управления, тем более агрегированная отчетность используется.

К стратегическому уровню управленческой отчетности относится итоговая отчетность о результатах деятельности, например — отчетность о ключевых показателях (индикаторах) деятельности каждого хозяйствующего субъекта группы или отчетность по системе сбалансированных показателей (ССП), которая основана на преобразовании миссии и стратегических целей компании в конкретные задачи, соответствующие уровням компетенции и функциональным обязанностям работников. Агрегированные отчеты по бизнеспроцессам и функциональным направлениям (НИОКР, персонал, маркетинг, качество и т. д.) применяются для принятия управленческих решений па тактическом и стратегическом уровнях управления.

К тактическому уровню можно отнести отчетность о финансовом положении, результатах деятельности (более детализированных, чем для стратегического уровня) и изменении финансового положения и в целом рыночной устойчивости.

Для оперативного уровня управления используются детализированные отчеты по бизнес-процессам (по продажам, закупкам и т. д.). Сердцевиной системы учета является управленческий учет.

Управленческий учет обеспечивает большую по сравнению с другими видами учетов гибкость, позволяет субъективно распределять затраты предприятия, детализируя их по подразделениям и показывает, что реально происходит на предприятии. Для компаний малого бизнеса на практике служба управленческого учета может успешно исполнять функции отдела контроллинга. Данная служба тесно взаимодействует с бухгалтерией, поскольку работают они с одними и теми же данными.

Стандартный (минимальный) набор управленческих отчетов, который может быть использован в качестве основы системы управленческой отчетности, включает основные фактические данные в натуральном и стоимостном (денежном) выражении: отчет о продажах; отчет о запасах готовой продукции; отчет по незавершенному производству; отчет о произведенной продукции; отчет о запасах материалов и комплектующих; отчет о закупках; отчет о бар терных сделках; отчет о дебиторской задолженности; отчет о кредиторской задолженности; сводный отчет; отчет о движении денежных средств.

С помощью различных методов управленческого (финансового) анализа оценивается экономическая эффективность, делаются заключения о работе предприятия в целом. Планово-экономическое подразделение как служба контроллинга составляет агрегированные отчеты по итогам периода. На основе отчетов внутренних подразделений рассчитывается фактическая рентабельность, эффективность работы корпоративной организации в целом.

Дополнением к управленческой отчетности для промышленного предприятия может быть:

• • планирование и учет коммерческих расходов на конкретный заказ, как прямых непроизводственных расходов;
• • планирование и учет прямых затрат по заказу на единицу номенклатуры продукции;
• • расчет затрат и покупной стоимости товарно-материальных ценностей в стоимостном выражении в разрезе групп товарно-материальных ценностей (ТМЦ), кроме дорогостоящих покупных комплектующих изделий (ПКИ). ПКИ необходимо планировать и учитывать в натуральном и стоимостном выражении по единицам номенклатуры ТМЦ;
• • контроль над степенью готовности продукции на основании экспертно-статистической оценки готовности продукции в натуральном выражении по методике оценки условно-готовой продукции.

Таким образом, при создании системы корпоративного учета важно определить и зафиксировать следующее: цель и основные направления развития системы учета и отчетности в объединении; используемый подход к построению системы учета и отчетности; виды управленческой отчетности; методология ведения учета; план счетов; методика консолидации в рамках корпорации; содержание информационной системы; реализацию подхода к организации учета в системе контроллинга; требования к техническим характеристикам учетной системы; подготовка и повышение квалификации кадров.

Важным фактором, обеспечивающим единство системы учета, является первичный учет как источник данных для их последующей систематизации и обобщения в рамках используемых программных продуктов в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета в целях достижения миссии рыночного участия компании.

• [1] Врублевский Н. И. Управленческий контроль за издержками производства // Бухгалтерия и банки. 2005. № 4, 5.