Основы тайм-менеджмента. 
Психология управления

«Тайм-менеджмент» в буквальном переводе с английского означает «управление временем». Но управлять временем нельзя, так как эго независимая от субъекта категория, его нельзя остановить или заставить двигаться в нужном направлении. Человек может только рационально и продуктивно использовать время. Под продуктивностью подразумевается не процесс, а результат, и основной секрет личной эффективности заключается в правильном планировании и распределении времени. Поэтому наиболее точным определением тайм-менеджмента, отражающим все его стороны, является эффективное планирование времени для достижения поставленных целей, грамотное распределение временных ресурсов, расстановка приоритетов в решении задач и контроль выполнения запланированного.

Уместно разграничить два вида тайм-менеджмента — системный и простой. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет классифицировать его как жизненную философию, его также называют «лайф-менеджментом». Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методов, которые помогают воплощению этих глобальных целей.

В основе тайм-менеджмента лежат четыре принципа. Первый принцип заключается в правильном целеполагании, т. е. цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь конечный срок реализации. Второй принцип — это умение расставить приоритеты. Третий принцип утверждает необходимость владения инструментами планирования и выбора этих инструментов адекватно реализуемой задаче. Реализация четвертого принципа зависит от уровня сформированное™ навыков тайм-менеджмента, которые в свою очередь проявляются в развитом чувстве времени и высокой производительности.

Существуют «законы» рабочего времени, которые делают работу малопроизводительной:

• • каждая новая задача появляется раньше, чем решена предыдущая;
• • реальная ситуация будет отличается от планируемой;
• • распространенный вывод при завершении работы: надо было планировать иначе;
• • рабочего времени всегда недостаточно для идеального выполнения работы;
• • сегодня необходимо делать то, что не планировалось вчера;
• • непредсказуемость указаний руководства делает планирование работы бессмысленным.

Нивелировать эти «законы» призваны этапы тайм-менеджмента, которые отражают принципы, перечисленные нами выше.

Этап 1. Постановка целей. На этом этапе необходимо соотнести цель с реально существующими условиями и имеющимися ресурсами, сформулировать цель максимально конкретно, определить срок достижения. Обозначенную стратегическую цель следует разделить на задачи, расставить приоритетность их решения и зафиксировать четкие сроки реализации каждой из них.

Этап 2. Планирование и расстановка приоритетов. Правило шести «II»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планирование должно строиться от долгосрочного периода к краткосрочному, от целей жизни до плана на день.

Этап 3. Реализация. Определяется порядок достижения цели и предпринимаются конкретные действия в соответствии с намеченным планом.

Этап 4. Контроль достижения цели и выполнения плана. На этом этапе в случае неполного достижения цели возможна корректировка действий и изменение тактики решения задач.

Важно запомнить

На реализацию всех необходимых дел времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.

Реализации перечисленных этапов способствуют методы таймменеджмента.

Основным методом тайм-менеджмента считается работа со списком запланированных дел, которая существенно увеличивает производительность труда. В течение дня следует записывать задачи, которые необходимо выполнить завтра, таким образом к вечеру будет готов план следующего дня. С составленным списком нужно продолжать работать в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, можно ставить «+» или обводить ее в кружок. Зачеркивать не рекомендуется, так как чувство удовлетворенности деятельностью будет сильнее, если видеть плюсы своей работы, а не вычеркнутые моменты своей жизни. Это существенным образом влияет на самоощущение после эффективно пережитого рабочего дня.

Метод тайм-менеджмента, который носит имя одного из американских президентов и называется принципом (окном) Эйзенхауэра, заключается в разделении всех дел на 4 группы (рис. 4.3). По сути этот метод расставляет приоритеты задач. Каждому делу присваивается формулировка приоритетности, и поставленная задача решается соответствующим образом.

Рис. 4.3. Четыре группы дел в соответствии с принципом Эйзенхауэра.

Для расстановки приоритетов поставленных задач можно использовать метод АБВГД. Каждой задаче в списке дел присваивается приоритет ее выполнения и нумеруется соответствующей буквой. Например, задача «А» обозначает самое важное и срочное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения и так далее, но смыслу. Суть этого метода заключается в том, чтобы не браться за задачу «Б», пока не выполнена «А», а за «В» — пока не решена задача «Б» и т. д. Буква «Д» значит «Долой!», т. е.

дело, которому присвоена буква «Д», не выполняется. Этот метод рационализирует и жестко регламентирует действия субъекта, поэтому он подходит для соответствующих условий деятельности и определенных личностных характеристик исполнителя.

Метод Брайана Трейси необходим для дел, вызывающих дискомфорт у субъекта деятельности. Брайан Трейси сравнивает самое неприятное и важное дело, которое следует сделать, с лягушкой. Необходимо выписать на отдельный лист весь список «лягушек» и «съедать» каждое утро по одной. Это будет означать, что самое неприятное дело выполнено, впереди только приятные. С таким восприятием ситуации важные и неприятные дела будут легче реализовываться.

Важный метод, способствующий реализации плана, — отказ от задач, не входящих в число избранных приоритетов. Умение говорить «нет» людям очень важно для менеджера. Необходимо проявлять тактичность и отказывать так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу.

Один из самых эффективных методов тайм-менеджмента — систематизация документооборота. Все документы должны быть систематизированы и разложены по соответствующим папкам с надписями. Правило результативных людей — на письменном столе должно лежать только то, что находится в работе в настоящий момент.

Еще одним методом тайм-менеджмента является работа с календарем. Суть этого метода заключается в том, что на протяжении двух месяцев каждый вечер необходимо зачеркивать или закрашивать прошедший день. Если день получился продуктивным, то это число в календаре закрашивается вашим любимым цветом, если день был вялый и не сделано то, что запланировано, то ставится красный крестик. Таким образом, получается отчет о личной продуктивности и результативности за два месяца.

При выборе инструментария тайм-менеджмента следует учитывать личные особенности, которые подробно были рассмотрены в параграфе 3.2. В частности речь идет о соотношении рационального и иррационального в психике человека. Согласно теории К. Г. Юнга^[1], рационал опирается на логику, на четкую структурированность воспринимаемой информации. Основное его качество — это дисциплина, умение работать по жесткому плану. Рационалы — люди последовательные, организованные и целеустремленные. Иррационал ориентируется на чувственное восприятие действительности и предпочитает действовать в ситуации выбора альтернатив, вне плана. Иррационалы — это люди спонтанные, импульсивные, импровизирующие и гибкие в нестандартных ситуациях.

Почти все перечисленные выше системы тайм-менеджмента могут быть рекомендованы рационалам, а для иррационалов эти методы неестественны и не приведут к искомому результату. Существуют особенности осуществления деятельности иррационалами и соответствующие им методы таймменеджмента.

• • Иррационалы часто не доводят начатое дело до конца, поэтому им целесообразно сразу решать нескольких задач — они прекрасно работают в условиях многозадачности.
• • Однообразие и монотонный труд неприемлемы для иррационалов, поэтому им можно спонтанно переключаться с одного вида деятельности на другой в течение дня много раз, таким образом увеличивая производительность труда.
• • Продуктивность деятельности у иррационалов зависит от настроения, поэтому целесообразно иметь список задач, требующих перспективного решения, и в зависимости от настроения выбирать приоритетность их осуществления.

Знание своих индивидуальных особенностей помогает выработать собственные уникальные приемы самоорганизации, свой особый ритм деятельности. Применение методов тайм-менеджмента с учетом субъективных особенностей приведет к повышению производительности труда, оптимизации трудозатрат и эффективности деятельности в целом.

• [1] Юнг К. Г. Психологические типы. М.: Университетская книга; ACT, 1998.