Преобразование текста в таблицу

Вам может встретиться фрагмент, который вроде бы и таблица, но в то же время и не таблица. Если включить опцию Отобразить все знаки (Главная / Абзац / Включить), то картинка может иметь следующий вид (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Исходный материал для таблицы.

Чтобы сделать из этого настоящую таблицу, необходимо подготовить фрагмент к преобразованию: убрать знаки пробелов, убрать лишние знаки табуляции и, наоборот, добавить их, где необходимо. Фрагмент нужно привести к следующему виду (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Материал, готовый для преобразования в таблицу.

Полученный фрагмент еще меньше напоминает таблицу, чем исходный, но именно он нам даст необходимый результат. И чтобы его получить, необходимо выделить фрагмент и выполнить команду Вставка / Таблица / Преобразовать в таблицу. На экране появится окно Преобразовать в таблицу (рис. 3.28).

В нашем случае необходимо задать Число столбцов, равное 3, и разделитель — знак табуляции. Вы увидите, что мы правильно с ним поработали. В результате получим (рис. 3.29).

Таблица в итоге неплоха, но мы при этом вынуждены были проделать очень большую работу вручную. А представьте, что таблица не в три строки, а хотя бы в тридцать… Вывод один: нужно стремиться к получению информации из хороших источников, которые будут сообщать нужную вам информацию в нужной вам форме.

Итак, нужны источники информации, обеспечивающие качественной информацией в приемлемой для вас форме.

Рис. 3.28. Окно Преобразовать в таблицу

Рис. 3.29. Полученная таблица

Если приглядеться к Списку литературы (рис. 3.30), то бросается в глаза отсутствие единообразия в его оформлении: где-то фамилия и название книги, где-то фамилия и имя, где-то фамилия и инициалы.

Рис. 3.30. Рабочая таблица Список литературы

Предположим, нам необходимо создать таблицу со столбцами: Автор и Название. Наша задача — разделить строку на два столбца: на столбец автора и столбец названия. Без ручной работы здесь не обойтись: можно вырезать из строки фамилию и копировать ее в столбец Автор. Но если у вас сотня записей, то это будет совершенно безумная работа. Итак, что мы сейчас сделаем. В Excel есть функция, которая по определенному признаку может разделить строку текста на столбцы. В качестве признака наиболее часто используются знаки табуляции пробела. Но в нашем случае правильным будет очень грубо отделить вручную названия книг от их авторов (рис. 3.31).

Рис. 331. Выделение столбца Авторы в таблице Далее используем Мастер (рис. 3.32).

Рис. 3.32. Работа с Мастером распределения текста по столбцам.

Разделили авторов и названия небрежно, но результат получился правильный, т. е. тот, который нам нужен: лишние пробелы в столбце названий книг, а мы их вводили нещадно, были подавлены (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Результат структурирования плохой таблицы Со списком, конечно, еще необходимо поработать, поскольку где-то инициалы, где-то имя, где-то ни инициалов, ни имени. Но полезный результат все же есть.

Еще раз подчеркнем, использование опции Текст по столбцам потребует некоторой ручной работы, но не сплошной.

Попробуем отфильтровать книги Питерса. Для этого разместим курсор в теле таблицы и выполним команду Данные / Фильтр. В первой строке появятся характерные признаки раскрывающихся списков (рис. 3.34).

Рис. 3.34. Фильтрация списка

Мы получили интересный результат (рис. 3.35).

Рис. 3.35. Интерпретация списка системой

Помимо книги Питерса мы видим книгу Пфеффера. Первая строка программой интерпретируется как заголовок. Поэтому будет правильным взять за правило любой список начинать с заголовков столбцов.

Если посмотреть на таблицу (рис. 3.36), то можно заметить что-то неладное.

Рис. 3.36. Предупреждение системы.

В столбце Впечатления есть отмеченные ячейки. Если выделить такую ячейку, то появится восклицательный знак. Л если раскрыть меню, связанное с ним, то можно сделать предположение, что действительно, цифры выровнены, но левому краю ячейки, что говорит о том, что они сохранены как текст. Попытки поменять формат через контекстное меню или используя опцию Формат по образцу, могут не дать результата, а переформатировать ячейки, но одной в высшей степени затруднительно. Подумайте, как можно решить задачу?