Системы автоматизации офиса

Определение.

Системы автоматизации офиса (Office Automation Systems — 0/S) обслуживают информационные потребности на тактическом уровне обеспечения информацией, но в отличие от Систем работы со знаниями имеют дело с почти полностью формализованной информацией. Принимаемые с помощью таких систем решения в большой степени структурированы, и полученные результаты легко прослеживаются.

Основные функции систем автоматизации офиса — дополнять и контролировать работу Систем обработки транзакций операционного уровня, а также поддерживать делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения организации. Пользователями являются менеджеры среднего звена, делопроизводители, секретари, технологи, которым развитый графический интерфейс позволяет успешно работать даже с минимальной подготовкой в области информационных технологий.

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие функции.

Примеры программных продуктов, реализующих системы автоматизации офиса:

• • компания «Lotus» имеет 10-летнюю историю работы на российском рынке с продуктами, реализующими OAS в среде Notes. На их основе многие российские партнеры «Lotus» создали собственные корпоративные приложения в среде Notes, которые автоматизируют сложные процессы делопроизводства и работы с документами;
• • среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты «Босс-Референт» (АйТи), семейство продуктов «Золушка» и «DIS-Assistant» (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), «CompanyMedia» и «OfficeMedia» (ИнтерТраст), «LanDocs» (Ланит) «Optima Workflow» (Онтима).