Коммуникативный аспект культуры деловой речи

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем может служить предметом прямой правовой оценки, что и предопределяет характер содержания и оформления текстов документов.

Как уже отмечалось, для регламентации оформления документов разработана система государственных стандартов. Текст, оформленный с отступлением от стандартов, не является документом с юридической точки зрения. Каждый документ предполагает определенный набор реквизитов — стандартно выраженных элементов описания ситуации: наименование адресата, дата, подпись, печать организации и т. п. В соответствующих стандартах приводятся перечни реквизитов для каждого жанра документов (см. Приложение I). Совокупность реквизитов, расположенных в определенном порядке, называется формуляром документа.

Таким образом, для того чтобы определить, какой формуляр следует использовать при составлении документа, нужно исходить из конкретной коммуникативной ситуации: если необходимо о чем-то попросить организацию, то нужен формуляр заявления, при устройстве на работу — формуляр договора, в случае необходимости предъявления претензии к действиям должностных или частных лиц — формуляр жалобы (или рекламации). Иными словами, в каждом конкретном случае выбирается формуляр определенного жанра документа. Технология создания документа в общем случае предусматривает следующие этапы.

I. Определение основных параметров ситуации, на которые необходимо повлиять при помощи речевого действия — документа. Ситуация, как установлено ранее, задается набором ролей участников, их возможных действий, мотивов, характеристик и обстоятельств этих действий. Документ — это речевой акт, цель которого — изменить ситуацию (или закрепить ее). Изменения могут касаться либо набора участников, либо их ролей, либо набора и статуса характеристик обстоятельств и действий. Возможные различия в этих изменениях и задают многообразие жанров деловой документации (см. [Культура русской речи 2002]).

• 2. Выбор жанра документа.
• 3. Определение формуляра документа.

После того как выбран жанр документа (заявление, автобиография, рекламация, протокол и т. п.), прежде всего следует постараться найти образец требуемого жанра в существующих справочниках. Это сэкономит время и силы для более творческих занятий.

Образец текста требуемого жанра берется из справочников, разработанных в конкретной организации и включающих примеры составления наиболее часто используемых документов. В случае отсутствия таких справочников в вашей организации стоит обратиться к общедоступным пособиям (см., например, [Демин 2003], [Ларин, Сокова 2003], [Рахманин 1999] и литературе из списка в конце п. 4.1). Если удалось найти образцы, требующие минимальной правки (только изменения имен собственных, дат, сумм и т. п.), то алгоритм работы над документом будет состоять всего из четырех шагов. Это 1) оценка ситуации (например, необходимость сделать заказ на продукцию); 2) определение жанра документа (письмо-заказ); 3) нахождение по оглавлению справочника раздела, в котором приводится формуляр такого письма и, как правило, примеры и рекомендуемые формулировки; 4) внесение минимальной редакторской правки.

Только в случае отсутствия нужного образца придется составлять документ самостоятельно. Для этого потребуются сведения о нормах деловой речи, а к алгоритму работы с текстом документа прибавятся еще шаги: определение требуемой текстовой нормы и выбор языковых средств.