Средства внутриорганизационных коммуникаций. 
Каналы распространения информации внутри фирмы

В любой организации, даже самой небольшой, неизбежно реально существуют и продуктивно используются как минимум два коммуникативных канала — официальные и неофициальные средства общения. Это коммуникации — устные (информационные сообщения, совещания, «летучки», «пятиминутки» и т. д.) и письменные (заметки, записки, инструкции, задания, приказы, распоряжения и т. д.).

В более крупных организациях в качестве каналов коммуникации используют:

• • внутрикорпоративные печатные средства распространения информации — газеты;
• • информационные листки новостей;
• • информационно-справочные публикации для менеджеров (или управленческие публикации);
• • ежегодные отчеты организации;
• • стенгазеты и доски объявлений и наглядной агитации;
• • внутрикорпоративные системы оповещения (радио, телевидение, видео и пр.);
• • Интернет (электронная почта);
• • собрания, конференции и встречи трудового коллектива с руководителями;
• • слухи и т. д.

Все эти виды внутренних коммуникаций (их наличие или отсутствие) являются показателем культуры внутриорганизационных отношений и формируют образ организации в глазах ее сотрудников.

Рассмотрим подробнее наиболее часто используемые в большинстве отечественных организаций внутрикорпоративные каналы коммуникаций — корпоративные газеты, доска наглядной агитации и объявлений, личные встречи главы фирмы с сотрудниками, собрания, записки благодарности и ежегодные отчеты.

Листки новостей — данный вид информационных материалов может быть выполнен в виде тематических форматных сборников или отдельных самостоятельных листовок. Выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может, например, окрашиваться в свой собственный цвет. Распространение листков по подписке позволяет сотрудникам отдела по связям с общественностью выяснить рейтинг того или иного вида информации у сотрудников; актуальность поднятых вопросов; заинтересованность сотрудников, упомянутых в информации, содержащейся в листках, и пр. Листки могут также распространяться по принципу «прочитал — передай другому» или адресно руководителям структурных подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, где сотрудники могут их свободно получать. Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные и заранее известные (определенные в приказном порядке) сроки и в заданном объеме. Для сотрудников, упомянутых в подобных информационных бюллетенях, это должно быть дополнительным мотивационным событием. Они должны его ждать с нетерпением. Листок должен служить важным средством управленческой коммуникации и одновременно — мощным орудием в руках подразделения, регулирующего взаимоотношения между сослуживцами компании. Для повышения эффективности воздействия важно также постараться предусмотреть механизм обратной связи, чтобы он обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позицию руководства фирмы, по и мнения других сотрудников.

Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор информационных фактов, событий, поводов и пр. должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения — реструктуризацию, поглощения, изменения в структуре и иерархии менеджмента, перестановки в руководстве компании и т. д. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, так же как и показывать различные типы людей, занятых в организации.

Управленческие публикации

Менеджеры среднего звена фирмы должны быть хорошо информированы о том, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров — один из путей обеспечения этого требования. Многие компании часто публикуют бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компаний или других событий выпускаются специальные бюллетени.

Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих работ-пиков. Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться в топ-менеджменте для создания и поддержки корпоративного духа.

Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для персонала, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен нести и мотивационную функцию, подспудно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма сотрудников.

Годовой отчет для работников фирмы может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года в компании. Типичный ежегодный отчет для персонала включает:

• 1) обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность сотрудникам за их помощь в достижении результатов;
• 2) описание компании, простое графическое объяснение того, что организация представляет собой, и где расположены ее отделения, филиалы;
• 3) организационная политика. Объяснение текущих задач, по поводу решения которых управленческий аппарат имеет серьезные намерения и в решении которых он ищет поддержки своих сотрудников;
• 4) отчет об использовании фондов. Часто прикладывается график, описывающий, как компания использовала каждый рубль или доллар, который она привлекла;
• 5) финансовое положение компании с описанием активов, задолженностей компании и собственности акционеров в динамике;
• 6) освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества;
• 7) освещение аспектов финансовой политики компании в вопросах оплаты труда штатных работников компании — общее описание зарплат, пособий-льгот и других форм поощрения;
• 8) материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут комментарии специалистов о работе и зарисовки, эссе и т. д.

Введение

внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов должно подвергнуться предварительному мониторингу с проработкой специалистами PR следующих вопросов:

• • Зачем нам этот видеофильм?
• • Чего мы стремимся достичь этим видеофильмом?
• • В чем идея видеофильма?
• • Чего мы хотим добиться от зрителей, посмотревших этот видеофильм?
• • Насколько хорош сценарий?
• • Достаточно ли высоко качество нашего вещания?
• • Достаточно ли профессионально выполнен наш видеоролик по сравнению с обычным телевидением?
• • Насколько профессиональна команда создателей нашего фильма?
• • Где наши зрители увидят видео?
• • Какими средствами коммуникации мы сможем поддержать видео?

Внутрикорпоративные газеты

Обычно внутреннюю газету определяют как некоммерческое издание, выпускаемое организацией для поддержания контакта с сотрудниками и с заинтересованной широкой общественностью за пределами организации. Так называемые многотиражки настолько сильно различаются друг от друга — размерами, стилем, шрифтами и пр., что их легче классифицировать по составу читателей. Они издаются для внутреннего пользования, для распространения за пределами организации или для этих двух групп читателей одновременно. Иногда.

15 некоторых организациях считают целесообразным издавать два вида фирменных печатных изданий для отдельного распространения среди сотрудников, для внутреннего пользования и, отдельно, для внешней среды компании. «Главной задачей многотиражки для внутреннего пользования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики организации, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации. Но если газета будет заниматься только этим, она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы. Поэтому в газете должны быть статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать деятельность сотрудников» .

Прейдем к описанию тем, освещаемых во внутрифирменных газетах. Е. А. Блажнов предлагает следующий рейтинг тем.

• 1. Цели, задачи и принципы корпорации. Приказы и распоряжения руководства. Информация и слухи о высшем руководстве.
• 2. Структурные перестройки (реорганизация) аппарата управления.
• 3. Модернизация оборудования.
• 4. Переход на выпуск новой продукции.
• 5. Финансовые успехи (прибыль, убытки).
• 6. Вакансии, увольнения, назначения.
• 7. Рост зарплаты.
• 8. Изменение внутреннего распорядка. Условия труда.
• 9. Сокращение штатов.
• 10. Переподготовка кадров.
• 11. Льготы сотрудникам.
• 12. Премии, доплаты.
• 13. Участия в профессиональных конкурсах, награды в связи с этим.
• 14. Условия отдыха, спортивная команда.
• 15. Внешние условия, влияющие на результаты корпоративной деятельности (новые законодательные акты, предкризисная обстановка, рыночная конъюнктура и др.).
• 16. Успехи и неудачи конкурента.
• 17. Благотворительная деятельность.
• 18. Успех/неудачи торговой и престижной рекламы.
• 19. Престиж корпорации б зеркале общественного мнения.
• 20. Поиск новой работы.
• 21. История корпорации.
• 22. PR-программа оптимизации корпоративных отношений.
• 23. Редакционные статьи (текущие вопросы корпоративной политики).
• 24. Интервью с руководителями.
• 25. Заявления для печати руководства.
• 26. Отчеты с пресс-конференций.
• 27. Фотоочерки (создание имиджа руководителя).
• 28. «Спрашивали — отвечаем» .
• 29. Престижная реклама корпорации в данной газете.
• 30. Колонка обозревателя (колумниста).

Доска наглядной агитации и объявлений

Этот вид коммуникативной связи придает приказам, распоряжениям и другим видам управленческой документации оттенок неформального обращения. Ведь на той же самой доске, рядом с последним приказом, может разместиться объявление спортивной секции по шахматам или бальным танцам. Доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для непосредственного информирования. С другой стороны, ответственные объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия сотрудников разного уровня. Достоинство доски объявлений заключается в оперативности воздействия па мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения. Дух корпоративного единства особенно поддерживают поздравления от имени руководства, соболезнования, объявления о благотворительных акциях и т. д.

Личные встречи главы фирмы с сотрудниками — данный канал коммуникации высоко ценится служащими среди всех источников получения управленческой информации, что и подтверждает большинство исследований. Чем выше должность, тем авторитетнее суждение. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений.

Записки благодарности — форма нематериального поощрения сотрудников компании, которая в последнее время все чаще используется в менеджменте, поскольку ее публичность является отличным дополнительным мотивирующим фактором. Сотрудник, удостоенный публичной благодарности от руководителя компании, испытывает чувство собственной важности и иллюзию собственной незаменимости, а также повышенную значимость собственной роли для «судеб» всех остальных сотрудников. К отрицательному качеству данной формы управленческой коммуникации относится тот факт, что в случае частого и регулярного применения утрачивается ее смысловое функциональное содержание. Сотрудники перестают расценивать эту форму поощрения как эквивалент своего затраченного труда.

Собрания и брифинги

Отношение наших сограждан к общественно значимым мероприятиям, таким как собрания и пр., в большинстве своем, на сегодняшний день оставляет желать лучшего. Это объясняется тем, что очень часто такие собрания проводились формально, превращаясь в фарс, и поэтому теряли свою функциональную значимость. Кроме этого, для успешности социально значимых общественных мероприятий необходимым является условие актуальности информационного повода (события) для масс. Мероприятие должно быть инициировано «снизу», а исполнено «сверху». Только в этом случае есть гарантия успеха. Постепенно под воздействием внешних объективных социальных причин (многопартийный политический уклад страны, комерциализационные процессы в экономике, демократизация в социально-управленческой среде, конкуренция и пр.) отношение у наших граждан к общественным мероприятиям меняется. Подчеркнуто неформальный характер, отсутствие условия «обязаловки» и т. д. способствуют тому, что у людей вновь возрастает доверие к утраченным нашим традиционным формам социально значимых событий.

Собрания, конференции, встречи избирателей, брифинги и пр. могут проводиться в организациях по различным социально значимым поводам и с различной регулярностью. Для того чтобы не выпускать структуру из-под управления и держать общую ситуацию под неусыпным контролем, не допуская анархии в процессе коммуникативного взаимодействия, общественные социально значимые мероприятия должны быть четко спланированы и организованы специалистами по связям с общественностью фирмы, с привлечением различных заинтересованных структур организации. Это прежде всего могут быть подразделения по управлению персоналом и кадровая служба. Задачей подразделения по связям с общественностью является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджера и других сотрудников фирмы. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем ознакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих.

По мнению С. Воклейна, председателя правления фирмы «Болдуин локомотив Уоркс», «рядовым человеком легко руководить, если вы пользуетесь у него уважением и покажете ему, что уважаете его за какую-либо способность» .

Ежегодные отчеты

Как отмечает И. Алешина, ежегодные бизнес-отчеты для сотрудников в пашей стране являются относительно новым и менее распространенным средством донесения организационной информации, в то время как зарубежные фирмы давно их используют. «Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться внутри организации как единые годовые отчеты… Ежегодный, или годовой, отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма» .