Выводы. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Организация архивного хранения кадровых документов. Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут ответственность за сохранность своих архивных документов, особенно документов по личному составу, в течение установленных законодательными и нормативными правовыми актами сроков хранения.

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют ее документальный фонд; они подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), долговременного срока хранения (свыше 10 лет), постоянного (вечного) храпения. Документы, которые содержат различную информацию о работниках (персональные данные, сведения об образовании и т. д.), называются документами по личному составу; срок их хранения в организации — 75 лет.

Экспертиза ценности документов представляет собой деятельность по изучению документов, в процессе которой на основании установленных критериев выявляется ценность документов в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Контроль над соблюдением законодательства в сфере архивного дела возложен на Федеральное архивное агентство. В последнее время были приняты законы, ужесточающие ответственность за нарушение законодательства об архивном деле; сегодня виновные могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности.

Государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства в Российской Федерации. Трудовое законодательство определяет способы защиты трудовых прав и свобод работников. Особое место среди них занимает государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Федеральная инспекция труда — это единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, и его территориальных органов. Руководство деятельностью федеральной инспекции труда осуществляет главный государственный инспектор труда Российской Федерации, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством РФ. Деятельность федеральной инспекции труда строится на основе принципов уважения, соблюдения и защиты прав и свобод человека и гражданина, законности, объективности, независимости и гласности. Решения государственных инспекторов труда могут быть обжалованы соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд. Решения главного государственного инспектора труда Российской Федерации могут быть обжалованы в суд.

За нарушение норм трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, организации, должностные лица и индивидуальные предприниматели привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Закон устанавливает порядок проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей органами государственной власти. Проверки могут быть: а) плановыми и внеплановыми; б) документарными и выездными. Сроки проведения проверок не могут превышать 20 рабочих дней. Общий срок проверок не может превышать 50 ч для малого предприятия и 15 ч для микропредприятия в год.

Аудит кадровых документов. Кадровый аудит — это деятельность, но проверке наличия в организации всех обязательных кадровых документов, а также оценке соответствия кадровой документации требованиям действующего трудового законодательства и внутренним требованиям компании. Аудит кадровых документов рекомендуется проводить регулярно, потому что любая дополнительная проверка или ревизия документов значительно снижает риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками и претензий со стороны инспекции труда. В настоящее время услуга по проведению кадрового аудита востребована на рынке, о чем свидетельствует тот факт, что ее широко предлагают аудиторские и консалтинговые компании. Государственная инспекция труда при проверке может запросить любую информацию, так как законодательно список документов по кадрам не определен.

Кадровый аудит может быть комплексным, что предполагает проверку всех кадровых документов в полном объеме; обзорным, предусматривающим выборочную проверку, что дает возможность составить общее представление о состоянии дел в кадровом делопроизводстве и учете, определить проблемные зоны и т. п.; целевым, что означает проверку документов кадрового учета в отношении определенного количества работников организации, которых выбирает руководство.

Для проведения аудита можно пригласить специалиста-профессионала или обратиться в независимую компанию. Однако можно создать собственную комиссию организации из работников, которые хорошо знают трудовое законодательство и владеют навыками оформления кадровой документации. Проведение кадрового аудита условно можно разделить на этапы:

1) определение целей и задач; 2) выбор вида кадрового аудита исходя из поставленных целей и задач; 3) определение перечня проверяемых документов; 4) проведение проверки документов; 5) оформления отчета.

Отчет по кадровому аудиту должен включать: список обязательных кадровых документов, которые по разным причинам отсутствуют в организации; список документов, оформленных с нарушением трудового законодательства; список нарушений в кадровом учете, в порядке совершения и оформления трудовых процедур; рекомендации по исправлению выявленных при проверке нарушений и предложения по совершенствованию кадрового учета организации.

В ходе кадрового аудита должны быть проверены и оценены все документы по личному составу. Особое внимание в ходе проверок уделяется вопросам охраны труда и обеспечения техники безопасности. Работодатель обязан иметь инструкции по безопасности труда, которые должны быть доведены до сведения работников. Работники организации должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись.

Для того чтобы не приходилось в авральном порядке проводить кадровый аудит, рекомендуется разработать и внедрить в организации методику проведения внутреннего кадрового аудита. Тогда организация сможет самостоятельно осуществлять контроль над процедурой оформления кадровых документов и соблюдением законодательства.