Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия специалиста с документной средой включает стадии, представленные на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Стадии полного цикла взаимодействия специалиста с документной средой.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, г. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т. д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но, в конечном счете, утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля над исполнением документов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие ЭК. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается ЦЭК, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов: изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления; редакционных документов и т. д.

ЭК — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объекты рассмотрения ЭК представлены на рис. 3.22.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного уиравлени я, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Рис. 3.22. Объекты рассмотрения ЭК.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК (рис. 3.23). Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря ЭК.

Рис. 3.23. Состав ЭК.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного храпения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.