Электронный документооборот в федеральных органах исполнительной власти

Порядок осуществления электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти установлен Постановлением об утверждении правил делопроизводства.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ^[1].

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Правилами предусмотрено, что:

• • прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства;
• • при получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи;
• • при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
• • исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти;
• • при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде;
• • электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе;
• • после истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

• [1] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.