Контрольная по документоведению

1. Признаки документа. Понятия: «оригинал», «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат»

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т. е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа — это физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных документов, начиная с 19 века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т. п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата — это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

— точные (время создания документа указывается точно);

— приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т. п.);

— вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т. д.).

Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т. е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т. е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным.

Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала — копиями.

Термин «копия» происходит от латинского «copia» — множество и связан с размножением документов, повторением документа любого вида.

Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

— оригинал или подлинники;

— копия или отпуск;

— заверенные копии;

— выписки;

— дубликаты.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты. Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением информации подлинника полностью. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия и т. д.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник. Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка — это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола и т. п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Особый вид копий — дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т. е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).