Культура деловой письменной речи и язык служебного документа

КУЛЬТУРА ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ: ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННОСТЬ

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• • содержание понятий: культура речи, нормы языка, функциональные стили, официально-деловой стиль речи, язык документа, деловой речевой этикет;
• • основные этапы развития деловой письменной речи;
• • особенности национального и интернационального в деловой переписке;

уметь

• • логически верно, аргументированно и ясно строить устную и письменную деловую речь;
• • использовать языковые единицы в соответствии с современными нормами литературного языка;
• • объяснять роль русского языка как государственного языка РФ;
• • определять принадлежность текста к определенной функциональной разновидности языка;

владеть

• навыками свободного, точного и правильного изложения мысли в устной и письменной форме, соблюдая нормы построения текста (логичность, последовательность, связность, соответствие теме и др.).

Только постоянно помня, для кого вы пишете и с какой целью, вы будете знать, как писать и что писать.

Д. Бедный

Основные аспекты культуры деловой речи

Деловая речь в современных условиях стала занимать все более значимое место в обществе, что связано с расширением деловых контактов как внутри страны, так и на международной арене. Возникли новые формы деловой коммуникации, например, в электронной сфере. Наиболее актуальным стал вопрос эффективного делового речевого поведения для решения самых равных производственных проблем на государственной и муниципальной службе.

В последние десятилетия сформировалась новая научная дисциплина — документная лингвистика, которая объединяет лингвистику деловой письменной речи и документоведение. Стимулом для формирования документной лингвистики стало стремление оптимизировать процессы управления в различных областях социальной жизни и в этих целях обратить особое внимание на процессы деловой письменной коммуникации, пытаясь установить единообразие в языковом оформлении документов.

Вопрос унификации деловой речи очень важен, и мы к нему обратимся в следующей главе. Однако по-прежнему в современном делопроизводстве остается центральным вопрос культуры деловой письменной речи. Низкая культура речи специалиста создает нежелательную репутацию не только самому человеку, но и месту, где он работает: министерству, ведомству, любой организации. Государственный служащий по роду своей деятельности должен, прежде всего, хорошо владеть письменной речью, чтобы грамотно составлять и редактировать служебные бумаги и документы. Речевая культура работника государственной службы — важная составляющая в структуре его профессиональной деятельности. Сегодня многие служащие на собственном опыте убедились в необходимости практических навыков грамотной письменной речи, поскольку правильная, соответствующая нормам литературного языка, профессиональная речь придает уверенности специалисту во всех сферах его деятельности.

• Культура речи — это такой выбор и такая организация языковых средств, которые в определенной ситуации общения при соблюдении современных языковых норм и этики общения позволяют обеспечить наибольший эффект в достижении поставленных коммуникативных задач^[1].

В этом определении обращаем внимание на три главных аспекта культуры речи: нормативный, коммуникативный и этический.

Нормативный аспект культуры речи. Главным достоинством речи является ее правильность, т. е. соблюдение языковых норм.

С. И. Ожегов так определял языковую норму: «Нормами языка являются наиболее пригодные для обслуживания общества средства языка, которые существуют, образуются вновь, извлекаются при необходимости из пассивного запаса прошлого»^[2].

Говоря о языковой норме, мы помним о том, что норма характеризуется устойчивостью и стабильностью.

Именно стабильность языковой нормы обеспечивает преемственность национальной культуры, способствует взаимопониманию разных поколений. Лингвисты, отмечая консерватизм литературной нормы, подчеркивают, что это благо для литературного языка, поскольку данный консерватизм служит связующим звеном не только между культурами разных поколений, но и между разными социальными слоями общества.

Известный лингвист А. М. Пешковский так объяснял необходимость консерватизма языковой нормы: «Литература всякого поколения создается всей предшествующей литературой. Если бы Чехов уже не понимал Пушкина, то, вероятно, не было бы и Чехова. Слишком тонкий слой почвы давал бы слишком слабое питание литературным росткам. Консервативность литературного наречия, объединяя века и поколения, создает возможность единой мощной многовековой национальной литературы»^[3].

Однако консерватизм и стабильность языковой нормы не означают ее полной неподвижности с течением времени. Языковая норма динамична и изменчива.

Историческая смена норм литературного языка — объективное явление. Оно не зависит от желания или воли отдельных носителей языка. Развитие общества, изменение социального уклада жизни, возникновение новых идей и традиций, влияние других культур приводят к постоянному обновлению литературного языка и его норм. Изменяются значения слов, изменяется сфера их употребления, их форма и даже звучание.

Обратите внимание Изменение языковой нормы зависит от двух основных причин: от внутренних закономерностей языка и от насущных потребностей общества, связанных с речевой практикой.

Приведем пример, когда языковые изменения возникали из-за внутренних законов развития языка и продолжались в течение ряда столетий. С XVIII в. идет процесс замены буквы «ы»

на букву «а» во множественном числе существительных. Этот процесс продолжается до сих пор. К. И. Чуковский сомневался: «Неужели я доживу до той поры, что будут говорить директора и профессора». Сейчас мы и говорим, и пишем не директоры, а директора, не профессорш, а профессора, поскольку это современная языковая норма. Более того, процесс продолжается. Не так давно словари предписывали употребление в речи формы множественного числа договоры, а современные словари русского языка допускают в устной разговорной речи форму договора, правда, для письменной официальной речи пока остается прежняя форма — договоры.

Определенные тенденции общественного и языкового развития, а также речевая практика способствуют проникновению в нормированный язык новых грамматических форм слов.

Речевая практика сегодня приводит к тому, что мы употребляем формы множественного числа у тех существительных, которые раньше употреблялись преимущественно в единственном числе: гонка вооружений, мирные инициативы, производственные риски, пересчет пеней, перспективы развития и др.

Очень показательным является воздействие речевой практики на традиционную норму в области орфографии. Раньше, в советскую эпоху, слова, относящиеся к религиозной сфере, писались со строчной буквы, а сейчас мы их пишем с прописной буквы: Бог, Богородица, Рождество, Пасха, Библия.

Для письменной деловой речи также существенным оказывается правописание строчной и прописной буквы в написании названий руководящих государственных должностей. И здесь наблюдаются колебания и несоответствия. В словарях и справочниках по орфографии слова: мэр, губернатор, глава продолжают писать со строчной буквы, а в служебных документах и деловых письмах эти слова пишут с прописной буквы.

В Федеральном законе от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» в соответствии с Конституцией РФ определен статус русского языка как государственного на всей территории России. В ст. 3 Закона определены сферы использования русского языка как государственного: «Государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию: в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства».

В п. 6 ст. 1 Закона справедливо подчеркивается: «При использовании русского языка как государственного языка Российской Федерации не допускается использование слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского литературного языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке».

Итак, знание норм современного литературного языка — это основное требование культуры речи, важнейшее условие ее профессиональной эффективности.

• Культура деловой речи — умение правильно, точно и грамотно излагать свои мысли в деловой ситуации с целью обеспечения наибольшего эффекта в достижении поставленных коммуникативных задач.

Коммуникативный аспект культуры речи. Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множество речевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, профессией и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место занимает сфера общения, в которой оказывается человек: что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой.

Наша речь меняется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим. Еще Цицерон писал о том, что в речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно. Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каждая из которых предназначена для общения в определенной сфере деятельности человека.

Разновидности литературного языка, связанные с функционированием языка в той или иной ситуации, называются стилями речи (от греч. stylos — палочка для письма). Стилистикой называется наука о языке и речи, изучающая языковые средства всех уровней с точки зрения наиболее целесообразного и общественно принятого их использования в зависимости от цели и обстоятельств общения.

В настоящее время принято разграничивать следующие разновидности языка:

• • язык художественной литературы;
• • устная разговорная речь;
• • три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функциональной направленностью речи. Например, в языке литературы — создание художественных образов; ведущей функцией устной речи является непосредственное речевое общение; основная функция публицистики — политическое воздействие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией, а официально-деловой стиль речи существует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует, прежде всего, в письменной речи. Устная форма официально-деловой речи — выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. — имеет черты и «вкрапления» из всех других стилей и не может в полной мере называться официально-деловым стилем речи.

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом.

Официально-деловой стиль характеризуется высокой регламентированностью, т. е. используются определенный запас языковых средств и определенные способы их употребления.

Обратите внимание Официально-деловой стиль отличается строгостью изложения, отсутствием образности и двусмысленности, безличностью и ограниченностью круга обсуждаемых тем.

Языковые традиции делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию и речевому оформлению служебного документа как части официально-делового стиля речи. Прежде всего, язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. А также язык документа, как и весь официально-деловой стиль речи, должен строго соблюдать этические нормы языка.

Этический аспект культуры речи. Этический аспект культуры речи предполагает, во-первых, знание правил речевого этикета и умение ими пользоваться и, во-вторых, владение этическими нормами общения.

• Речевой этикет — совокупность правил речевого поведения в различных ситуациях общения, реализующихся в системе устойчивых формул.

Деловая письменная речь за свою многовековую историю накопила большое количество этикетных формул. Определенные речевые формулы используются в стандартных ситуациях общения: обращение, извинение, приглашение, просьба, благодарность, согласие, отказ, рекомендация и многие другие. Готовые деловые этикетные формулы, соответствующие определенной ситуации, можно найти в разных учебных пособиях по делопроизводству и затем ими воспользоваться. Значительно сложнее обстоит дело с речевой этикой, обеспечивающей истинную вежливость и политкорректность письменной деловой речи.

• Речевая этика — это совокупность правил речевого поведения, основанных на нормах морали, национально-культурных традициях.

Строгий запрет на сквернословие, грубость, фамильярность, категоричность, резкость, бестактность — вот те этические нормы, которые невозможно заставить выучить. Проявления невежливого, оскорбительного отношения к своему деловому партнеру недопустимо в деловой жизни и деловой речи.

Если признаком бескультурья оказывается употребление в речи профессионалов нелитературных форм языка — диалекта и просторечия, то значительно более болезненным оказывается употребление жаргона.

Жаргонизмы огрубляют (вульгаризируют) и обедняют современную русскую речь. Однако даже в документы проникают слова жаргонного происхождения: зачистка вместо освобождение территории от бандитов, беспредел вместо беззаконие, отмывание денег вместо легализация средств. Поиск эквивалентной замены данным словам — лингвистическая задача для каждого специалиста, уважающего свой родной язык.

Крупный языковед XX в. Г. О. Винокур прогнозировал, что высокая культура языка должна привести к такому положению, когда неоправданных новообразований язык принимать не будет, сформируется коллективное лингвистическое сознание.

Официально-деловой стиль речи — это разновидность современного русского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно: в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Л язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

• [1] Ширяев Е. II. Что такое культура речи // Мы сохраним тебя, русская речь.М.: Наука, 1995. С. 9−10.
• [2] Ожегов С. И. Очередные вопросы культуры речи // Лексикология. Лексикография. Культура речи. М.: 1974. С. 259—260.
• [3] Пешковский Л. М. Объективная и нормативная точка зрения на язык // Цит. по: Звегинцев В. Л. История языкознания XIX веков в очерках и извлечениях: в 2 ч. Ч. 2. М.: Учпедгиз, 1960. С. 236−237.