Первый этап работы с текстом документа

На первом этапе редактор осуществляет чтение текста в целом и устанавливает, насколько логично и понятно для адресата изложено содержание документа, исправляет логические и смысловые ошибки.

Психолингвисты установили, что первоначальное смысловое восприятие текста единообразно и закономерно у всех читающих. Слова объединяются в сознании читающего, образуя определенные смысловые связи. Только при первоначальном чтении текста возможно обнаружить основные смысловые ошибки, влияющие на адекватное понимание содержания документа. Если возникла остановка, то это означает, что в тексте есть ошибка, которую необходимо исправить, иначе и адресат не сможет чего-то понять в содержании документа.

Повторное чтение текста (окончательное восприятие) обычно приводит к тому, что читающий в конце концов находит правильный смысл, угадывает замысел автора. Но такое затрудненное понимание в результате окончательного восприятия текста не может служить основанием для того, чтобы признать все предложения текста правильными с точки зрения логики, смысла и стиля.

Важно запомнить

Существует первоначальное и окончательное восприятие текста. Все ошибки смыслового и логического плана обычно легко выявляются при первоначальном чтении текста, когда он воспринимается как совсем новый и незнакомый.

Однако составитель документа, являясь и редактором текста одновременно, не может воспринимать собственный текст как новый, что приводит к определенным трудностям поиска смысловых ошибок. Ему кажется, что текст написан именно так, как с его точки зрения правильно его написать, следовательно, он не видит возможности иного понимания текста. А лингвистами доказано, что умение увидеть создаваемый текст с позиции другого человека — основа редакторского и стилистического мастерства. Для того чтобы составителю и редактору в одном лице «организовать» первоначальное восприятие текста документа, необходимо на некоторое время отложить написанный текст, затем прочитать текст снова, воспринимая его как незнакомый.

При этом необходимо обратить внимание на характер чтения текста: пофразное чтение должно быть плавным и непрерывным. Там, где не будет плавного чтения с пониманием, необходимо искать смысловую или логическую погрешность. Поэтому редактор осуществляет плавное скольжение глазами по строкам документа.

Если же при непрерывном и плавном чтении возникла непроизвольная остановка, то это означает, что в тексте есть смысловая ошибка, которую необходимо исправить. Пропущенная смысловая или логическая ошибка может привести к тому, что адресат неправильно истолкует фразу, а затем и неверно поймет содержание всего служебного документа.

Обратите внимание

Если первичное чтение фраз текста прерывисто и затруднено, то это означает, что в данном месте есть какая-то ошибка, которая должна быть найдена и исправлена редактором.

Второй этап работы с текстом документа. Главной задачей второго этапа работы с текстом является проверка фактического материала, используемого при создании и редактировании документа. На этом этапе редактор документа должен внимательнейшим образом проверить и перепроверить следующее:

• • опирался ли при создании и оформлении нового документа автор-составитель на последние государственные стандарты РФ по написанию организационно-распорядительной документации;
• • использовал ли автор-составитель первоисточник при составлении текста нового документа;
• • имеются ли выходные данные тех документов, на которые опирался автор-составитель при написании нового документа;
• • включен ли в составленный документ только новый и достоверный цифровой и фактический материал из документа первоисточника;
• • уточнены ли при составлении текста все цифровые и фактические сведения, касающиеся адресата и адресанта (фамилии, имена, отчества, названия и адреса организаций, географические обозначения и т. д.);
• • опирался ли составитель текста документа на последние ортологические (нормативные) словари и справочники по современному русскому языку, что является крайне необходимым при решении сложных языковых вопросов, касающихся культуры деловой письменной речи.

Третий этап работы с текстом документа. На третьем этапе осуществляется собственно редактирование документа, проводится тщательная языковая и стилистическая правка каждого предложения документа.

Для успешного исправления всех видов ошибок в предложении необходимо владеть двумя техническими приемами:

• • сопоставление каждой исправленной фразы с первоначальным вариантом;
• • сопоставление каждой исправленной фразы с предшествующей и последующей фразами.

Первое сопоставление должно осуществляться с точки зрения изменения, появления или утраты в исправленной фразе какихлибо смысловых оттенков, сведений, фактов по сравнению с первоначальной фразой.

Второе сопоставление необходимо, поскольку каждая фраза — это элемент композиции целостного текста, тесно связанный с другими элементами. Фразу нельзя рассматривать изолированно, вне композиционных связей, иначе можно разрушить весь текст.

Анализируя материал таким образом, редактор постепенно продвигается от фразы к фразе, от начала текста к его концу. В ходе этого поступательного движения он ликвидирует все языковые ошибки и устраняет стилистические недочеты.

Лингвистический анализ документов, используемых служащими в повседневной практике, показывает, что существуют наиболее типичные ошибки языка документов, возникающие из-за особенностей и некоторых трудностей официально-делового стиля речи.

Все ошибки условно можно разделить на шесть видов: логикосмысловые ошибки, лексические ошибки, морфологические ошибки, синтаксические ошибки, ошибки, связанные с нарушением делового этикета, ошибки правописания. Внутри каждого вида они могут быть нормативно-стилистическими, возникающими из-за незнания литературных норм официально-делового стиля речи, и собственно стилистическими, возникающими в результате проникновения в документ языковых средств из других стилей.

В параграфе 9.2 подробно излагаются основные виды и типы языковых и стилистических ошибок, встречающихся в служебных документах.

Техника правки документа. В зависимости от того, какие изменения вносятся в текст документа при редактировании, различают следующие виды правки.

• 1. Правка-обработка. Это наиболее распространенный вид правки при редактировании документа. При обработке текста документа, сохраняя в целом авторский вариант, редактор улучшает текст: заменяет неудачные слова и обороты, добивается точности формулировок, логичности в построении текста, соответствия текста официальному стилю речи, исправляет языковые погрешности. Обрабатывать таким образом можно как собственный текст, так и текст другого автора.
• 2. Правка-переделка. Этот вид правки используется в том случае, если составитель документа плохо владеет официально-деловым стилем речи, не умеет составлять документы. Тогда работник государственной службы (отдела кадров, паспортного стола, справочного отдела и др.) обязан помочь гражданину правильно составить документ или переделать написанное и тем самым выступить в роли соавтора.
• 3. Правка-сокращение. Для служебного документа особенно важен его объем. Не случайно в инструкциях по делопроизводству специально оговаривается, что служебные документы должны быть краткими. Например, текст официального письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Поэтому устранение длиннот и малосущественного материала необходимо при составлении документа. При редактировании служебных документов правка-сокращение применяется: в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками, однотипными примерами, цифрами; для упрощения сложных синтаксических конструкций.
• 4. Правка-вычитка. Вычитка — это сличение перепечатанного или набранного на компьютере текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом. Как правило, при правкевычитке только вписываются пропущенные при перепечатке буквы, исправляются ошибки, неверные написания. Если в процессе вычитки обнаружены и более существенные недочеты, текст следует исправить, после чего снова перепечатать.

При правке-вычитке все изменения делаются непосредственно в тексте чернилами. Не допускается переделка или подрисовка неясно отпечатавшихся знаков (нужный знак вписывается над зачеркнутым).

При размножении текста машинописным путем вычитывают все экземпляры, так как точное соответствие всех экземпляров оригиналу обязательно. В особых случаях соответствие копий оригиналу удостоверяется официально.

При вычитке и редактировании документов следует пользоваться общепринятыми корректурными знаками.

Корректурные знаки

Начертание.	Назначение.	Пример
L	Удалить букву.	Знак перечеркивает буквы.
Hv.	Выкинуть две или несколько букв: слово, группу слов, строку.	Удаляем нсф^олько букв, лишнее слово.
^v.	Удалить несколько строк, абзац, главу.	Если корректор использует.
		общепринятые знаки, то__—;
		и работа внесения исправле- ^ ний будет ускорена.
I	Вставить пробел.	Вместо.
/	Вставить слово или фразу.	Все v имеют формы галочки — отличительная черта знака вставки На нолях указывают: «V знаки».
	Перенести слово (часть текста) в другую сторону или на другое место в пределах строки.	Россия —^Щ1ша держава!
	Заменить строчную (маленькую) букву прописной (заглавной) или прописную строчной (знак ставят в первом случае — под буквой, во втором — над буквой).	На основании Указа Президента РФ от 21.09.2009 № 1065 Министры…
Г/Н	Заменить одпу/две или несколько букв другими.	Пример корр|"|>УРиых знаков На нолях: |"и; Н ект
	Поменять местами стоящие рядом буквы или слова.	Текст краткого протокола. cocTOHT^qjwxIr^acTei!
z	Начать текст с нового абзаца.	…документом. ~Z_ Подытоживая… На полях: ~Z_

Подводя итог изложенному в данном параграфе, хотелось бы еще раз отметить, что культура деловой письменной речи, культура написания и редактирования деловых бумаг и служебных документов — это сложный и важный аспект общей речевой культуры любого служащего.