Документы, оформляемые заказчиком при осуществлении закупок

РефератПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Документация об осуществлении закупки должна быть разработана и утверждена только при проведении конкурса (конкурсная документация), при проведении аукциона (документация об аукционе) и при проведении запроса предложений (документации о проведении запроса предложений). Необходимость разработки документация связаны с тем, что при проведении конкурсов, аукционов и запросов предложений до участников… Читать ещё >

Документы, оформляемые заказчиком при осуществлении закупок (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Общие сведения о документах заказчика в сфере закупок. В процессе осуществления закупочной деятельности заказчиком оформляются множество документов. Такие документы перечислены в табл. 3.4.

Таблица 3.4

Документы закупочной деятельности заказчика и формы их хранения

Тип документа.	Размещение в ЕИС.
Решение о создании комиссии по осуществлению закупок, определении ее состава и порядка работы, назначении председателя комиссии.
План закупок.	V.
План-график.	V.
Форма обоснования закупок при формировании и утверждении плана закупок Форма обоснования закупок при формировании и утверждении плана-графика.	V. (в виде приложений к планам закупок и планам-графикам).
Форма обоснования начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком.	V. (в составе документации закупки или извещения о проведении запроса котировок (запроса предложений)).
Протоколы первого и второго этапов обязательного общественного обсуждения закупок.	V.
Извещение об осуществлении закупки Приглашения принять участие в закрытых способах закупок.	V.
Документация закупки.	V. (кроме закрытых способов закупок).
Проект контракта.	V. (в составе извещения (документации)).
Техническое задание.	V. (в составе извещения (документации)).
Протоколы закупки.	V.
Отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).	V.
Отчет об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения.	V.
Отчет об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций.	V.
Реестры закупок, осуществленных без заключения государственных или муниципальных ко трактов (ст. 73 БК РФ).	—.

Все указанные в табл. 3.3 документы можно разделить на две группы: документы, относящиеся к конкретной закупке (например, извещение об осуществлении закупки), и документы, относящиеся в целом к закупочной деятельности заказчика (например, планы закупок и планы-графики).

Документы, относящиеся к конкретной закупке, формируются в отдельное номенклатурное дело. Закон о закупках устанавливает сроки хранения такого дела только в отношении документов, образуемых в результате проведения конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона о закупках). Срок хранения таких документов закупки составляет три года. Например, как следует из ч. 15 ст. 53, протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее трех лет.

Практически все документы, перечисленные в табл. 3.3, изначально формируются на бумажном носителе. Только извещение об осуществлении закупки может формироваться исключительно в электронном виде посредством единой информационной системы. При этом в номенклатурное дело закупки может вкладываться распечатанная форма такого извещения с сайта. Однако практика делопроизводства зависит от действующих у конкретного заказчика подходов к документообороту.

Большинство документов создаются как на бумажных носителях, так и размещаются в единой информационной системе. При этом отдельные документы могут размещаться в виде скан-копий или документов текстового редактора MS Word. В отношении отдельных документов существует требование об их размещении в единой информационной системе в структурированном виде, т. е. посредством заполнения специальных полей в форме единой информационной системы.

В табл. 3.5 приводится выписка из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Таблица 3.5

Нормативные сроки хранения отдельных документов в сфере закупок на бумажных носителях.

Наименование документа.	Сроки хранения.
Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации.	5 лет.
Документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов.	10 лет.

Наименование документа.	Сроки хранения.
Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации.	5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянно.
Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купли-продаже земельных участков, зданий и другого имущества Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества.	Постоянно.
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг.	5 лет.
Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен.	5 лет.
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта.	5 лет.
Реестры государственных, муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов.	Постоянно.
Отчеты, но государственным, муниципальным заказам (контрактам).	Постоянно.
Договоры подряда с юридическими лицами.	5 лет после истечения срока действия договора.

Контрактной службе заказчика (иному подразделению заказчика, ответственному за осуществление закупок) следует предусмотреть соответствующие единицы хранения в номенклатуре дел организации (подразделения).

Кроме бумажных документов, в процессе закупочной деятельности заказчика образуется множество электронных документов (записей) заказчика, сделанных в единой информационной системе.

Документы заказчика, подготавливаемые для осуществления конкретной закупки. Для того чтобы осуществить закупку, в зависимости от способа закупки заказчик должен подготовить или только извещение об осуществлении закупки, или извещение об осуществлении закупки и документацию о закупке.

Извещение об осуществлении закупки должно содержать:

• наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика, специализированной организации;
• краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальная (максимальная) цена контракта, источник финансирования;
• идентификационный код закупки (с 1 января 2017 г.);
• ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Законом о закупках;
• используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
• срок, место и порядок подачи заявок участников закупки;
• размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке, а также условия банковской гарантии (если такой способ обеспечения заявок применим в соответствии с Законом о закупках);
• размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению (если установление требования обеспечения исполнения контракта предусмотрено), а также информация о банковском сопровождении контракта.

Кроме информации, указанной выше, до сведения участников закупки должны быть доведены следующие документы:

• техническое задание или технические требования к товарам, работам, услугам, которые должны быть поставлены (выполнены или оказаны) но результатам закупки;
• проект контракта, заключаемого с победителем закупки;
• форма заявки на участие в закупке и формы прилагаемых к ней документов, которые участники закупки должны заполнить для подачи заявки (заказчики не могут предусматривать обязательные для использования участниками формы заявок при проведении аукционов).

Такие документы оформляются в виде приложений к извещению об осуществлении закупки, а если должна быть разработана документация закупки — то в виде приложений к указанной документации.

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой