Информационное обеспечение анализа

Анализ производственно-хозяйственной деятельности АТО невозможен без четко организованного информационного обеспечения, которое представляет собой систему данных и способов их обработки, позволяющих изучать реальное состояние организации, оценивать влияние факторов, определяющих показатели ее деятельности, и выявлять возможность осуществления управляющих воздействий. Схема информационной базы анализа производственно-хозяйственной деятельности АТО (группировка первичной информации по источникам возникновения) представлена на рис. 1.1.

Производственная деятельность АТО складывается из основных и вспомогательных процессов, а каждый из них содержит ряд операций, выполняемых параллельно и (или) последовательно. Отразить все стороны работы организации можно лишь в том случае, если каждая хозяйственная операция спланирована и зарегистрирована. Это достигается составлением плановых и учетных первичных документов, которые наряду с различными неучетными материалами используются при проведении анализа.

Планово-нормативная документация включает в себя стратегические бизнес-планы, текущие планы и обязательства, а также оперативные задания по АТО или ее подразделениям.

Достоверность данных учета зависит от качества и своевременности составления первичных документов. Документация позволяет организовать постоянный контроль выполнения коллективами и отдельными исполнителями плановых заданий и обязательств. При помощи учетных документов устанавливается ответственность исполнителей за порученную им работу и материально ответственных лиц — за переданные им хозяйственные ценности.

К материалам, не подлежащим учету, относятся фотографии рабочего дня и хронометражные наблюдения, сообщения в средствах массовой информации, решения общих собраний и производственных заседаний, устная информация и т. д. Значение неучетной информации состоит в том, что она позволяет получить оперативный сигнал по каналам обратной связи о напряженных участках работы, недостатках деятельности органи;

Рис. 1.1. Схема информационной базы анализа производственно-хозяйственной деятельности АТО.

зации или отдельного подразделения. Эта информация служит основой для оперативного диагностирования производственно-хозяйственной деятельности и принятия срочных корректировочных мер.

Информация, используемая в анализе, по отношению к объекту исследования может быть внутренней или внешней, а по отношению к предмету анализа — основной и вспомогательной. По характеру поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. Регулярная информация позволяет проводить наблюдение и формулировать выводы на протяжении установленного промежутка времени. Она в свою очередь распадается на постоянную и переменную, а также перспективную, текущую и оперативную. Вышеприведенные термины не требуют подробных пояснений, так как их содержание раскрывается названием.

Экономическая информация должна объективно, достоверно и достаточно полно отражать производственно-хозяйственные процессы, происходящие в АТО. Существует негласное правило, согласно которому информации должно быть столько, сколько необходимо для принятия рационального решения, не больше и не меньше: ее избыток так же вреден, как и недостаток. Затраты на сбор, обработку и хранение информации должны быть значительно меньше положительного эффекта, обусловленого ее использованем.

Анализ производственно-хозяйственной деятельности АТО и их подразделений невозможен без системы технико-экономических показателей, которые позволяют судить о результатах работ. Эту систему следует составить таким образом, чтобы создавать мотивацию и поддерживать постоянную заинтересованность организаций и трудовых коллективов в увеличении объемов перевозок грузов, улучшении обслуживания пассажиров, повышении эффективности деятельности в каждой организации и отрасли в целом.

Технико-экономические показатели, применяемые в анализе производственно-хозяйственной деятельности, можно разбить на следующие группы:

• • первичные и вторичные;
• • количественные и качественные;
• • размерные и безразмерные;
• • абсолютные (объемные) и относительные (удельные).

Первичные показатели, являющиеся исходными для проведения анализа, дают представление о состоянии АТО. Вторичные показатели — это данные, подвергнутые обработке, предназначенные для оценки анализируемого объекта и принятия на их основе управленческого решения.

Количественные показатели отражают измеряемую сторону явления и используются для выражения абсолютных и относительных величин, таких, как объем грузовых перевозок в целом по АТО и по отдельным компонентам (клиенты, виды груза), а также перевозок пассажиров, грузооборот, платный пробег, число отработанных авточасов и т. д. Качественные показатели характеризуют какой-либо объект, процесс, явление или продукт с точки зрения их соответствия определенным требованиям или ограничениям, а также степени их использования.

Размерные показатели выражают численное значение в каких-либо единицах измерения: тоннах, пассажирокилометрах, часах, рублях и т. д. Эти показатели могут быть натуральными или стоимостными в соответствии с измерителями, положенными в их основу. Безразмерные показатели не имеют единиц измерения и обычно являются коэффициентами (коэффициенты выпуска автомобилей на линию, использования рабочего времени и т. д.).

Абсолютные (объемные) показатели позволяют описать анализируемый объект или отдельное свойство в простых единицах измерения (прибыль, объем перевозок, пробег и др.), тогда как относительные (удельные) являются вторичными — производными от соответствующих абсолютных. К ним относятся скорость, часовая выработка, себестоимость и т. д.

Для обеспечения объективности и достоверности аналитической информации осуществляют ее отбор, проверку и обработку.

При отборе информации учитывают цель, задачи, характер и периодичность анализа.

Материалы, отобранные для анализа производственно-хозяйственной деятельности, подвергают трем видам проверки: технической, на доброкачественность и встречной.

Техническая проверка заключается в установлении соответствия анализируемой информации оформительским и исполнительским требованиям и стандартам.

Проверка доброкачественности материалов должна показать, насколько объективно они отражают производственную деятельность в анализируемом периоде. Этот вид проверки имеет исключительно важное значение не только с точки зрения обеспечения правильных выводов по результатам анализа, но и для борьбы с искажениями в учете и отчетности. Проверка используемых при анализе материалов должна касаться как правильности отчетных и плановых данных, так и методологии их исчисления, влияющей на содержание и величину показателей.

Встречная проверка позволяет убедиться в том, что данные, используемые на различных уровнях анализа, совпадают. Так, например, показатели отчетности организации по платежам в бюджет и финансированию из бюджета должны совпадать с соответствующими показателями финансовых органов.

После проверки приступают к предварительной обработке информации и представлению ее в удобном для формулирования выводов и принятия решений виде.

Следует отметить важную роль компьютеров в обработке информации при проведении анализа производственно-хозяйственной деятельности. Их применение существенно повышает качество анализа. В настоящее время компьютер превратился в атрибут рабочего места специалиста в системе управления организацией.

Задачи анализа могут быть включены в информационно-вычислительную систему АТО тремя способами: децентрализованным (рассредоточены по различным функциональным блокам), централизованным (объединены в один блок) и комбинированным (расположены вместе с задачами другого функционального блока). Выбор того или иного способа обусловливается особенностями системы управления, информационной базы и схемы подключения вычислительных средств.

Рассматривая автоматизированное рабочее место аналитика как элемент информационно-вычислительной системы АТО, сформулируем основные требования к нему: возможность адаптации к изменяющимся условиям, выполнения не только ретроспективного или перспективного, но и оперативного (в темпе поступления информации) анализа, а также обращения к нормативно-справочным данным в любое время; необходимость своевременной корректировки программно-математического обеспечения; простота пользования информационной системой на практике.