Общие понятия о структуре документов СМК

Документирование СМК позволяет осуществлять:

• — описание СМК организации и процессов, добавляющих прежде всего ценность продукции;
• — обеспечение информацией взаимодействующих подразделений с целью лучшего понимания взаимосвязей между ними;
• — доведение до персонала информации об обязательствах руководства в области качества;
• — содействие осознанию работниками их места в организации, что позволяет им почувствовать важность своей работы;
• — взаимопонимание между персоналом и руководством;
• — обеспечение базы для выполнения поставленных целей;
• — порядок проведения работ для выполнения установленных требований;
• — обеспечение объективных свидетельств выполнения установленных требований;
• — организационное обеспечение обучения вновь нанимаемых работников и необходимой переподготовки всего персонала через запланированные интервалы времени;
• — детализированное описание процессов, как требуется исполнением процесса, культурой производства и как диктуют рынок и заказчик;
• — обеспечение последовательности выполнения операций на основе документов по процессам;
• — обеспечение основы для постоянного улучшения деятельности организации;
• — повышение доверия к организации со стороны потребителей на основе документированных процедур СМК;
• — предоставление заинтересованным сторонам информации о возможностях организации;
• — обеспечение ясной для поставщиков структуры требований;
• — создание основы для проведения аудитов СМК;
• — обеспечение условий для постоянного оценивания и поддержки результативности СМК в соответствии с установленными требованиями;
• — изменение документов СМК в зависимости от изменения бизнеса;
• — исключение посторонней деятельности организации.

Требования к документации СМК обусловливаются необходимостью передачи целей деятельности на нижние уровни организации, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов. Ценность документации СМК неоспорима в достижении следующих целей:

• — добиться качества продукции и улучшить его;
• — обеспечить воспроизводимость (в смысле повторяемости) результатов на выходе процессов;
• — предоставить необходимое обучение;
• — оценить результативность процессов и СМК.

Руководящие указания по разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения результативности СМК и соответствующей потребностям организации, содержатся в ГОСТ Р ИСО/ТО 10 013−2007 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества». Классификацию документов СМК выбирает организация в соответствии со своими потребностями. Степень документирования СМК может различаться в зависимости от следующих факторов:

• — размеров и видов деятельности организации;
• — сложности процессов и видов их взаимодействия;
• — компетентности персонала.

Высшим документом в структуре документации СМК является «Политика в области качества». Несмотря на то, что этот документ обычно достаточно краткий, он является определяющим в области качества и по нему судят об отношении руководства организации к качеству выпускаемой продукции или выполняемых услуг. Все документы СМК не должны противоречить «Политике в области качества», а любое несоответствие в документах или действиях персонала с ней недопустимо. В случае каких-либо расхождений сертификат соответствия на СМК не может быть выдан. «Политика в области качества» должна содержать обязательства соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность СМК.

Следующим документом по иерархии является «Руководство по качеству» (РК). Оно разрабатывается на основе «Политики в области качества» и образует первый уровень документации СМК.

РК должно содержать название, область применения, содержание, сведения о рассмотрении, утверждении, статусе и дате пересмотра документа.

РК должно включать в себя политику и цели в области качества или ссылки на них. Показатели результативности выполнения целей могут быть включены в другие документы СМК организации. В руководстве должна быть приведена структура организации. Ответственность, полномочия и взаимодействия могут быть приведены в организационных схемах, картах процессов или в рабочих инструкциях. Эти документы могут быть включены в состав РК или на них сделаны ссылки. РК должно содержать описание СМК и ее применения в организации, описание процессов и их взаимодействия, документированные процедуры или ссылки на них, а также полный перечень ссылочных документов.

Во второй уровень документов СМК входят цели в области качества и документированные процедуры управления на уровне предприятия, нормативные документы внешнего происхождения, положения об организации и подразделениях.

Структура и формат документированных процедур (на бумажном или электронном носителе) должны быть представлены организацией в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания или в иной приемлемой форме в зависимости от потребностей организации. Документированная процедура должна содержать название, цель разработки и использования процедуры, область применения, ответственность и полномочия, описание видов деятельности, требования к записям. Документированные процедуры обычно описывают деятельность, включающую в себя несколько функций, и могут содержать ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения отдельных работ. Примером таких процедур могут служить шесть обязательных документированных процедур, которые требуются по ГОСТ Р ИСО? 9001−2008:

• — управление документацией;
• — управление записями;
• — управление несоответствующей продукцией;
• — проведение внутреннего аудита;
• — проведение корректирующих действий;
• — проведение предупреждающих действий.

Почему в стандарте эти процедуры выделены как обязательные? Дело в том, что процессы деятельности организации можно разделить по области распространения на процессы общесистемные и специальные. Общесистемные процессы охватывают деятельность всех без исключения подразделений организации и их тех сотрудников, которые участвуют в СМК. Так, каждый сотрудник организации в своей деятельности пользуется в той или иной степени различными документами, ведет соответствующие записи, на всех производственных участках возникают случаи несоответствия, которыми нужно управлять, весь персонал вовлечен в процесс улучшения посредством корректирующих или предупреждающих действий, деятельность всех подразделений должна подвергаться периодическим внутренним проверкам. Во избежание недопонимания и неточностей для исполнителей общесистемных видов деятельности следует установить единый стандарт и всем сотрудникам придерживаться его.

Специальные же процессы, такие как управление закупками, производство продукции, обслуживание оборудования и т. п., требуют привлечения знаний функциональных специалистов и поэтому распространяются на деятельность отдельных подразделений организации. Для каждого специального процесса формат и уровень детализации документированной процедуры должны отвечать потребностям исполнителей и зависеть от сложности выполняемой работы, применяемых методов, уровня подготовки, квалификации и мастерства исполнителей.

Третий уровень составляют цели в области качества и процедурные документы, применяемые на уровне функциональных исполнителей. Эта категория документов обычно объединяется под обобщенным названием «рабочие инструкции», представляющие собой подробное описание порядка выполнения поставленных заданий и ведения записей. К рабочим инструкциям могут быть отнесены, например, пояснительные записки, технологические карты процесса, планы, модели, технические записки и чертежи, технические условия. В случае необходимости в них могут быть включены критерии приемки, инструкции по эксплуатации оборудования, нормы расходов сырья, плакаты, видеоматериалы и т. д. Рабочие инструкции должны содержать сведения об используемых материалах, оборудовании и документации. Документирование рабочих инструкций не обязательно. Особое место среди документов третьего уровня занимают должностные инструкции, которые разрабатываются для руководителей и специалистов. В должностных инструкциях указываются те процессы СМК, в которых принимает участие конкретный работник в соответствии с «Положением о подразделении», а также конкретизируется его ответственность.

Четвертый уровень — это документы, подтверждающие соответствие требованиям продукции, процессов производства и системы менеджмента качества, иначе говоря, все записи, которые ведутся в организации, и применяемые для этих целей формы. Примерами записей могут быть протоколы совещаний, на которых рассматривались проблемы обеспечения качества; акты результатов испытаний продукции, подтверждающих ее качество и т. п. Для записей данных, характеризующих соответствие требованиям СМК, разрабатываются и ведутся специальные формы. Каждой форме присваивается название, номер, обозначение, указывается уровень и дата пересмотра. Если формы приводятся в приложениях к руководству, документированным процедурам и/или рабочим инструкциям, на них даются ссылки.