Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагает использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин.
• Термин — это слово или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного понятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности, а понятие — это логически оформленная общая мысль о предмете[1].
В языке документа имеет большое значение использование специальной лексики, или терминологии.
Термины и специальные слова, активно используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.
Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи.
Специальные канцелярские слова, которые употребляются только в языке документа, укрепились в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля речи. Это такие слова, как: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т. п. Некоторые из этих слов постепенно устаревают и заменяются современными эквивалентами: сего года (текущего года), уведомлять (сообщать), незамедлительно (срочно), на предмет рассмотрения (для рассмотрения) и др.
- [1] Ожегов С. И. Словарь русского языка. Под ред. чл.-корр. AII СССР НЛО. Шведовой. М.: Русский язык, 1986. С. 690, 485.
