Информационное обеспечение менеджмента

Информационное обеспечение управленческой деятельности

Информационное обеспечение менеджмента осуществляется предоставлением необходимой информации в требуемое место на основе установленных процедур с заданной периодичностью. Как отмечалось в параграфе 16.1, в любой организации имеются данные, информация и знания, сохраняемые на материальных носителях и в знаниях сотрудников. Информационные ресурсы организации, сохраняемые на материальных носителях, относят к формализованным, сохраняемые в знаниях сотрудников — к неформализованным (рис. 17.1). Часть формализованной информации оформляется в виде документов (планы, заявки, приказы, отчеты и т. п.) либо имеет недокументированный вид (звуковая информация, программы для ЭВМ, фото-, кино-, видеоинформация и т. п.).

В широком смысле под документом понимают материальный носитель с информацией, зафиксированной на нем в любой форме-в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, — который имеет реквизиты, позволяющие его идентифиции.

Рис. 17.1. Информационные ресурсы организации.

решать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. В практике управления термин «документ» определяется не так широко. В этом случае под документом понимается информационное сообщение в бумажной или электронной форме, оформленное, но определенным правилам и заверенное в установленном порядке, подтверждающее какой-либо факт или право на что-то, используемое для управления.

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защитой от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Под процедурой понимается обусловленная последовательность действий с документами. Менеджер использует и недокументируемого информацию, для чего устанавливаются соответствующие процедуры. В информационном обеспечении менеджмента документы различают:

• o по наименованию:
  • — письма;
  • — инструкции;
  • — телеграммы, телефонограммы;
  • — заявления;
  • — приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;
  • — предписания;
  • — записки, акты, расписки;
  • — характеристики;
  • — справки;
  • — удостоверения и т. п.;
• o по типу материального носителя:
• — бумажные (письменные, графические и т. д.);
• — электронные документы.

В процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации, основными из которых являются: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации, но основной деятельности и т. п. Система распорядительной документации (часть системы управленческой документации), например, состоит из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение), а система обеспечивающей документации — из документации по бухгалтерскому учету и отчетности.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено как для реализации внешних связей, так и для использования в сугубо внутренней ее деятельности во всех разнообразных аспектах.

Таким образом, информационное обеспечение менеджмента осуществляется в рамках информационной системы организации (информационного контура) путем использования недокументированной и документированной информации, а также па основе неформализованных информационных ресурсов (личностных знаний сотрудников) с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации (рис. 17.2).

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности.

Нормативно-методическая база информационного обеспечения менеджмента — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база менеджмента включает:

• o законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• o указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;
• o правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Рис. 17.2. Информационное обеспечение управления.

• o правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• o правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;
• o государственные стандарты на документацию;
• o унифицированные системы документации;
• o общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• o государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
• o нормативные документы по организации архивного хранения документов.