Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, но-мер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, та-бельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в ле-вой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчет-ное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее… Читать ещё >
Содержание
- Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Происходящие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете и отчетности в значительной степени касаются учета расчетов. Это связано как с общим реформированием рос-сийского бухгалтерского учета, так и с отдельными его нормами.
Бухгалтеру необходимо четко представлять себе иерархию документов, регулирующих и регламентирующий бухгалтерский учет расчетов. Ее можно представить в виде четырех уровней.
Первый уровень законодательный — представлен Федеральными законами. Второй уровень нормативный — представлен Положениями по бухгалтерском учету. Третий уровень методиче-ский — представлен методическими разъяснениями и указаниями Минфина России по применению ПБУ. Техническим документом этого уровня является также План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвер-жденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. Четвертый уровень — уровень ор-ганизации — представлен организационно-распорядительной и методической документацией по ор-ганизации и ведению бухгалтерского учета расчетов и подготовке бухгалтерской отчетности непо-средственно в коммерческой организации.
Одним из важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.
Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц ра-ботникам организации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такие сроки организация обязана установить самостоятельно соответствующим приказом.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными команди-ровками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника орга-низации в служебную командировку.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается це-левое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.
Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то опреде-ленные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию под-отчетных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в ус-тановленные сроки.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из команди-ровки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произ-вести окончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.
Т. е., по истечении установленного срока сотрудник организации, получивший де-нежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифи-цированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. № 55) с
приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчет-ным лицам на административно-хозяйственные расходы, составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может составляться на бумажном и машинном носителе информации.
На оборотной стороне данного документа подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1−6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдатель-ных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7−8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (гра-фа 9).