Основные положения нотариального делопроизводства

Дипломная работа На тему: «Основные положения нотариального делопроизводства»

Алма-Аты 2011

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
• 1.1 Понятие и сущность нотариальной деятельности
• 1.2 Виды нотариальных действий
• 1.3 Регистрация нотариальных действий
• 2. ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
• 2.1 Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан
• 2.2 Виды и формы нотариальных документов и удостоверительных надписей
• 2.3 Наряды составляемых нотариусом документов и наследственных дел, передача их на хранение
• 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
• 3.1 Внедрение в нотариальную деятельность государственной системы электронного нотариата «ЕНИС»
• 3.2 Использование автоматизированных систем ведения нотариальных реестров
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
• ПРИЛОЖЕНИЯ
• Введение
• Первоисточником слова «нотариус» является средневековое латинское «notarius «- «писец», скорописец, секретарь». Само слово «notarius «восходит к латинскому noto — отмечаю, обозначаю, пишу, а оно в сою очередь, к слову notа — знак, отметка, пометка. [1, c.9]
• Нотариат, как правовой институт, имеет свою историю возникновения и развития, восходящую к временам Республики в Древнем Риме. Уже в тот период у римлян существовал особый институт должностных лиц, именуемых писцами, в функции которых входило оформление письменных распоряжений, даваемых магистратами. В их обязанности входило и ведение судебных журналов и различного рода записей, которые носили публично-правовой характер.
• Нотариат в Республике Казахстан — это законодательно, закрепленная система защиты прав и законных интересов физических и юридических лиц путем совершения нотариальных действий, направленных на удостоверение прав и фактов, а также на осуществление иных задач, предусмотренных законом «О нотариате» от 14.07.1997 г. [2]
• Нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом Республики Казахстан, за исключением случаев, предусмотренных инструкцией о порядке совершения нотариальных действий в Республике Казахстан, когда согласно законодательству РК нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом в пределах его деятельности.
• Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт. [3, c.24]
• Из самой сути Конституции вытекает значительная роль нотариата в развитии гражданско-правовых отношений, которая способствует стабильности и защите прав граждан и юридических лиц. Возложив на себя конституционную обязанность по защите прав и свобод граждан, государство тем самым возлагает на себя другую обязанность создание соответствующих механизмов. В полном объеме функцию такой защиты, выполняли и выполняют нотариусы, удостоверяя гражданско-правовые акты и договоры, свидетельствуя определенные факты и документы. [4]
• Как любая иная работа с документацией, нотариальная деятельность сопряжена с необходимостью ведения делопроизводства, которое отягчено специфическими требованиями, установленными законодательством РК.
• Специфичность требований к организации нотариального делопроизводства заключается в особом подходе к составлению и хранению столь важных документов, как нотариальные документы.

• Актуальность темы

  данной дипломной работы объясняется интересом к нотариальному делопроизводству с его слабой изученностью в специальной литературе, а также в возможности нахождения путей совершенствования нотариального делопроизводства под современные реалии нотариата.

• Актуальность позволила определить цель дипломной работы, которая заключается в исследовании особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.
• Исходя из поставленной цели, были определены и задачи дипломного исследования, среди которых:
• 1. изучение понятия, сущность и видов нотариальной деятельности;
• 2. рассмотрение правил и порядка регистрации нотариальных действий,
• 3. анализ особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан;
• 4. исследование видов и форм нотариальных документов и удостоверительных надписей;
• 5. изучение правил составления нарядов нотариальных документов и порядка передачи их на хранение;
• 6. исследование внедрения в нотариальную деятельность государственной системы электронного нотариата;
• 7. определение возможности и необходимости использования в нотариальной практике автоматизированных систем нотариального делопроизводства;
• 8. подведение итогов и формулирование выводов.
• Объект исследования — нотариальная деятельность в Республике Казахстан.
• Предмет исследования — нотариальное делопроизводство в Республике Казахстан и его особенности.
• Теоретическая значимость данного исследования заключается слабой изученности и слабой освещенности данной тему в специальной литературе.
• Практическая значимость исследования состоит в возможности использования полученных результатов в учебной практике, при подготовке студентов юристов, а также в практическом совершенствовании нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.
• В написании данной работы были использованы труды ведущих отечественных и зарубежных авторов, посвященные вопросам нотариального производства, материалы периодической литературы, а также нормативно-правовые акты Республики Казахстан.

1. Теоретические аспекты нотариальной деятельности

1.1 Понятие и сущность нотариальной деятельности

Возникновение нотариата неразрывно связано с развитием гражданского оборота, необходимостью содействовать его субъектам в совершении сделок и юридическом закреплении приобретаемых прав.

Нотариат возник как институт гражданского права, призванный защищать частную собственность и обеспечивающий бесспорность имущественных прав, охрану прав всех участников гражданского оборота.

Исторически нотариат является составной частью правовой системы любой страны, так как осуществляемые нотариусом функции объективно необходимы и востребованы обществом.

Слово нотариус (notarius) латинского происхождения, переводится как писец, секретарь. Поэтому и возникновение института нотариата чаще всего связывают с правом Древнего Рима. Между тем многие историки юриспруденции обращаются и к памятникам древнего Вавилона. [5, c.37]

В древнем Вавилоне с образованием частной собственности и простейшего гражданского оборота закреплению приобретаемых прав служат свидетели.

Свидетель был основным лицом, оказывающим нотариальные услуги, пока не сложился обычай совершать сделки в письменной форме. В памяти свидетелей закреплялось содержание обязательств по сделке, которое при необходимости воспроизводилось. С появлением письменной формы сделок свидетель привлекается не для подтверждения их содержания, а лишь для факта совершения сделки.

Сделки совершались в письменной форме на специальных глиняных табличках.

Изложение существа сделки на табличке обеспечивало долговременное хранение юридических документов. Однако забота о долговременности вызвала к жизни ещё более гарантированную форму — таблички с конвертом: табличка с тестом посыпалась глиняной пылью и заключалась в глиняную оболочку, на которой ещё раз повторялся текст и ставилась печать. [3, c.22]

Целью таких двойных документов было избежать подделок. Если текст на конверте внушал сомнение, то конверт удалялся вынималась табличка, содержание которой могло совпадать или не совпадать с конвертом.

Но в более позднее время таблички с конвертами не встречаются, что объясняется другим более совершенным способом защиты от подделки — изготовлением двух идентичных документов, из которых каждая сторона получала по одному. Этот способ обеспечения сохранности документов применяется и в настоящее время в нотариальной практике.

Таблички хранились у их владельцев в сосудах, кувшинах, других хранилищах, образуя семейные архивы, по которым можно проследить участие в гражданском обороте целых семей. Вместе с тем частные документы хранились и в храмовых архивах, куда они помещались по просьбе их владельца с целью лучшей сохранности.

Потребность в закреплении гражданских прав обеспечивалась также строжайшим формализмом, сочетавшимся с исключительной и юридической сжатостью. Схема договора была следующая: объект, имена сторон, их права и обязанности, свидетели, печать, дата.

Каждый совершавший сделку не знал, конечно, схему документа, сложившиеся формулировки, тем более, что большинство населения было неграмотным. Табличку заполнял писец, он же обладал необходимыми знаниями правильного оформления.

Во времена республики в Древнем Риме у римлян существовал институт должностных лиц, именуемых писцами, в функции которых входило оформление письменных распоряжений, издаваемых магистратами, судебных формул, выносимых преторами, ведение судебных журналов и различного рода записей, носивших публично-правовой характер. [6, c.40]

Наряду с институтом должностных писцов существовала категория частных писцов, которые состояли в качестве домашних секретарей у богатых римлян, вели деловую переписку и оформляли различного рода юридические сделки для них. Лиц, выполнявших эти функции, «называли нотариусами» — от слова notta, означающего стенографический знак.

Развитие гражданского оборота вызвало появления института табеллионов, который считается родоначальником современного нотариата.

Табеллионы считались лицами свободной профессии, но государство осуществляло контроль за их деятельностью. Табеллионы занимались составлением юридических актов и судебных бумаг для любого лица за вознаграждение. Государство устанавливало размер получаемого ими вознаграждения. [5, c.38]

Дальнейшее развитие институт нотариата получил через нотариат итальянских морских городов, основной функцией которого было закрепление прав кредиторов по отношению к должникам, вытекавших из кредитных сделок по морской торговле, через королевских и сеньориальных нотариусов средневековой Франции, когда должность нотариуса становится пожизненной, наследственной и превращается в объект купли-продажи.

В странах западной Европы развитие нотариата имело свою специфику, что было обусловлено многими причинами, связанными с различными путями исторического развития той или иной страны и той правовой системой, которая там господствовала. [6, c.67]

Так, для развития нотариата во Франции было характерно отделение спорной (судебной) юрисдикции от бесспорной, каковой являлась нотариальная форма защиты права. Нотариусы — это государственные чиновники, и этим определялось направление и содержание их деятельности. Нотариусы имели во Франции свою собственную корпоративную организацию, которая возглавлялась Советом.

Функции Совета состояли в том, чтобы защищать интересы членов корпорации — нотариусов — и регулировать их отношения с клиентурой. Надзор за деятельностью нотариусов в тоже время осуществляли и судебные органы. [6, c.72]

В функции нотариусов во Франции входило удостоверение сделок, различного рода актов, документов, имеющих публичный характер (например, опись имущества, брачный контракт, акт усыновления и т. д.). Акты, совершаемые нотариусами, носили правовой характер, приравнивались к судебным решениям и подлежали обязательному исполнению.

Денежные требования, основанные на нотариальных актах, удовлетворялись без вынесения судебного решения.

В Германии до 1939 года нотариальные действия совершались как нотариальными органами, так и судами, то есть судьями как должностными лицами судебных органов.

Функции нотариусов сводились к совершению и свидетельствованию верности гражданско-правовых сделок, свидетельствованию подписью и учинению вексельных протестов. Нотариусы находились в подчинении судебных органов, чем была ограничена сфера их деятельности. Они считались государственными чиновниками и находились на государственной службе. [7, c.120]

В Англии нотариальные действия наравне с нотариусами могли также совершать судебные и административные органы. Для этой системы было характерно частое совмещение деятельности нотариуса с деятельностью адвоката (стряпчего).

Нотариусы совершали различного рода гражданско-правовые акты, принимали на хранение подлинные документы, удостоверяли различного рода даты и события, имевшее правовое значение для их клиентов. [8, c.5]

История развития нотариата в Республике Казахстан берет свое начало в 1994 году, когда была утверждена Государственная программа правовой реформы в Казахстане, которая включала в себя реформирование юридической сферы общества, создание новых правовых институтов. [9, c.57]

14 июля 1997 году был принят Закон «О нотариате», который закрепил две параллельные структуры нотариата — государственный и частный. Коренная перестройка нотариата — не дань времени, а объективная потребность общества. Именно это обусловило необходимость принятия нового Закона и введения института частного нотариата, при этом ни в коем случае, не отказываясь и не принижая роль государственного нотариата.

Главной задачей Закона «О нотариате», принятого в 1997 году, стало создание наряду с государственными нотариальными конторами частные.

Закон предоставил нотариусам при совершении нотариальных действий равные права и одинаковые обязанности независимо от того, работают ли они в государственной нотариальной конторе или занимаются частной практикой. Посещение нотариуса сейчас отнимает минимум времени, так как почти все нотариальные конторы расположены в местах, удобные для посещения и технически хорошо оснащены. [10, c.7]

Престиж профессии нотариуса значительно вырос. В советской юридической науке нотариат трактовался как система государственных органов и должностных лиц, на которые возложено совершение нотариальных действий. [11, c.28]

Главным определяющим признаком выделялось единство специальных субъектов, объединенных общностью задач. Теперь после принятия Закона «О нотариате» и преобладании числа частных нотариальных контор понятие статуса нотариуса требует уточнения. Это сложное правовое образование. Его предназначение — охрана прав участников гражданского оборота при заключении ими различных сделок, наследовании имущества, свидетельствовании копий документов и в иных, установленных законом случаях.

Он играет вспомогательную роль по отношению к действиям граждан и юридических лиц, направленных на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. По выполняемым задачам нотариат неразрывно связан с регулированием имущественных отношений, т. е. гражданским законодательством. Именно в структуру последнего включены нормы об обязательной нотариальной форме.

Роль нотариата по отношению к гражданско-правовым сделкам состоит в содействии их совершению, а также закреплении их в надлежащей юридической форме, вследствие чего имеется гарантия их законности и высокой степени достоверности. В случае утраты документа, в которых эти сделки выражены, они могут быть восстановлены, что не может быть в случаях простой письменной форме и регистрации.

В декабре 1997 года Министерством юстиции проведена аттестация государственных нотариусов республики. Аттестация стала проверкой не только профессиональных знаний, но и ориентировала интеллект и психологию аттестуемых на рыночное мышление.

25 апреля 1998 года — были выданы первые лицензии на право занятия нотариальной деятельностью, количество которых едва достигало 198 человек по республике. [12, c.9]

С января по август 1998 года Министерством юстиции разработано более 30 нормативных правовых актов по вопросам нотариата. Методическое руководство и контроль со стороны Министерства, позволил в сжатые сроки ориентировать нотариусов на качественно высокий уровень предоставления нотариальных услуг гражданам и юридическим лицам республики. [13, c.32]

В сентябре 1998 года — в г. Павлодар проведен первый Республиканский семинар для нотариусов.

18 февраля 2000 года — проведен первый учредительный съезд представителей территориальных палат, по итогам которого была образована Республиканская нотариальная палата. [10, c.9]

В целях повышения профессионального уровня нотариусов республики с декабря 2000 года — проведены региональные семинары по вопросам наследственного права на базе управлений юстиции Атырауской, Акмолинской и Жамбылской областей.

2001 год — принятие важного документа в истории становления института частного нотариата — Кодекса чести нотариуса.

В августе 2001 года — приступил к реализации проект ТАСИС «Правовая реформа в Казахстане: реформирование нотариальной системы».

В сентябре 2001 года — Республиканская нотариальная палата приняла участие на Международной конференции Союза Латинского нотариата в г. Афинах, в качестве наблюдателя. [14, c.32]

Май 2002 года — Министерством юстиции и Республиканская нотариальная палата приняла участие в Международном симпозиуме «Социальная роль нотариата в странах Восточной Европы, Российской Федерации и СНГ».

Июнь 2002 года — Министерством юстиции совместно с Республиканской нотариальной палатой разработан и внесен законопроект «О внесении изменений и дополнений в Закон «О нотариате», направленный на дальнейшее развитие системы нотариата в стране. [15, c.31−32]

2009 год — введена в эксплуатацию Единая нотариальная информационная система (ЕНИС).

Современный нотариат — система государственных органов и должностных лиц, на которых возложено удостоверение бесспорных прав и фактов, свидетельствование документов, выписок из них, придание документам исполнительной силы и выполнение других нотариальных действий в целях обеспечения защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц.

Термин «нотариат» многозначен, его можно рассматривать как:

1) систему органов и должностных лиц, наделенных в соответствии с законом правом совершения нотариальных действий;

2) отрасль законодательства как совокупность правовых норм, регулирующих общественные отношения в области нотариата;

3) учебная дисциплина, предметом которой является изучение вопросов нотариального производства и деятельности его участников в нотариальной сфере. [16, c.55]

Нотариату как системе органов присущи следующие характерные черты:

1) назначение нотариата заключается в обеспечении граждан и юридических лиц квалифицированной юридической помощью;

2) нотариальная деятельность носит правовой характер, и результатом ее выступают правовые последствия (например, нотариально удостоверенные документы обладают юридической силой);

3) предметом нотариальной деятельности выступают бесспорные гражданские права и юридические факты. Если в ходе нотариального производства возникает спор о праве, то нотариальное производство должно быть приостановлено до разрешения спора;

4) сущность деятельности нотариуса заключается в юридическом закреплении гражданских прав и обязанностей в целях предупреждения в дальнейшем их возможного нарушения.

Определяющим правовую природу современной нотариальной деятельности признаком нужно считать юрисдикционную, правоохранительную функцию. [7, c.104]

С одной стороны, она является продолжением, детализацией функций Министерства юстиции по организации юридических услуг и правовой помощи. Подчеркивается, что реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет Министерство юстиции Республики Казахстан.

С другой стороны, нотариат и суд осуществляют единую функцию предварительного и последующего контроля за законностью в гражданском обороте.

Поэтому их деятельность тесно соприкасается: суд рассматривает жалобы на нотариальные действия или отказ в их совершении, нотариальные акты оспариваются в порядке искового производства в суде или арбитражном суде, при совершении некоторых действий нотариальный орган, как и суд, руководствуется нормами ГПК РК, принудительное взыскание по исполнительной надписи осуществляется по правилам исполнительного производства и др.

В отличие от суда, который рассматривает в гражданском процессе споры о праве, нотариат выполняет функции, направленные на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в будущем.

Таким образом, деятельность нотариата имеет предупредительный характер.

Нотариально удостоверенный договор облегчает заинтересованной стороне доказывание своего права, поскольку содержание договора, подлинность подписей участников сделки, время и место ее совершения и другие обстоятельства, официально зафиксированные нотариусом, являются очевидными и достоверными.

Предмет нотариальной деятельности — дела, в которых отсутствует спор о праве гражданском. Если в ходе выполнения нотариальных действий такой спор возникает, то он должен быть рассмотрен в суде, а само нотариальное действие в этом случае приостанавливается.

Нотариат есть законодательно закрепленная система органов, выполняющих нотариальные действия, направленные на юридическое закрепление интересов физических и юридических лиц, путем удостоверения бесспорных гражданских прав и юридических фактов.

Задача нотариата — защита субъективных прав граждан и организаций. Нотариус, в отличие от суда, не исследует и не выясняет спорных обстоятельств.

Предмет нотариальной деятельности — бесспорные дела. Нотариус строит свои выводы только на основании фактов, наличии которых можно убедиться непосредственно или на основании документов, указанных в законе.

Согласно закону, нотариальные действия от имени государства совершают нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах или занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений в соответствии с их компетенцией.

В отличие от нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, нотариус, занимающийся частной практикой, несет личную имущественную ответственность по решению суда и в случае причинения ущерба нотариальными действиями, совершенными в противоречии с действующим законодательством. [11, c.96]

Такая ответственность вполне закономерна, поскольку источник финансирования деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, — денежные средства, полученные им за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера. После уплаты налогов и других обязательных платежей они поступают в собственность нотариуса.

Итак, одна из основных функций нотариата — охрана прав участников гражданско-правовых отношений.

Охрана прав осуществляется посредством совершения нотариусом заранее предусмотренных законом нотариальных действий. Законодательством о нотариате предусматривается 18 видов нотариальных действий. Их количество и перечень не являются исчерпывающими. Законодательными актами Республики Казахстан могут быть предусмотрены и другие нотариальные действия. Нотариальные действия классифицируются по их целенаправленности:

— нотариальные действия, направленные на удостоверение бесспорного права;

— нотариальные действия, направленные на удостоверение бесспорных фактов;

— нотариальные действия по приданию долговым и платежным документам исполнительной силы;

— охранительные нотариальные действия. К ним обычно относят: принятие мер к охране наследственного имущества, наложение запрета отчуждения и принятие документов на хранение. [4]

Данная классификация в известной мере носит условный характер, так как все без исключения нотариальные действия в широком смысле являются правоохранительными.

Нотариальные действия, составляющие в совокупности предметную компетенцию нотариата, эффективно обеспечивают охрану и защиту бесспорных прав и интересов в том случае, если эти действия применяются в соответствии с заранее установленными законом правилами их совершения. Между участниками нотариального производства возникают взаимные права и обязанности, составляющие содержание нотариальных процедурных или, более правильно, процессуальных правоотношений. Права и обязанности участников этих правоотношений, с одной стороны, гарантируют защиту прав и охраняемых законом интересов граждан и организаций при совершении нотариальных действий, а с другой — обеспечивают реализацию нотариальной функции. [6, c.72]

Нотариальные органы осуществляют свои функции путем совершения определенных, точно обозначенных в законе нотариальных действий. Их перечень приводится в гл. 6. Закона «О нотариате». Но согласно ч.2 предусмотрены и иные нотариальные действия, совершаемые нотариусами.

По компетенции нотариальных органов нотариальные действия условно делят:

— по содержанию;

— по целям;

— на предметную;

— на территориальную.

К компетенции нотариальных органов по содержанию относят:

1.удостоверение бесспорных фактов;

2.удостоверение бесспорного права.

К компетенции нотариальных органов по целям относятся:

1. придание документам исполнительно силы;

2. охранительные нотариальные действии.

Согласно ст. 35. Закона «О нотариате» ими могут совершаться лишь следующие нотариальные действия:

1. Удостоверение завещания

2. Удостоверение доверенности.

3. Свидетельствование верности копий, документов и выписок из них, за определенными исключениями.

4. Свидетельствование подлинности подписи на заявлениях. [2]

Законодательными актами РК на указанных должностных лиц может быть возложено совершение и иных нотариальных действий.

Территориальная компетенция нотариальных органов для некоторых нотариальных действий предлагает их совершение на определенной территории. Их место точно определено законом и исключает возможность их производства в любом другом месте:

Организация и порядок нотариальной деятельности, как государственных, так и частных нотариусов регулируются:

1. Законом Республики Казахстан «О нотариате» от 14.07.1997 г. № 155−1.

2. Инструкцией «О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Республики Казахстан.». Утверждена Приказом Министерства юстиции Республики Казахстан от 10.12.1998 г. № 655. [17]

3. Инструкцией «По нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан». Утверждена приказом Министерства юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года № 83. [18]

4. Инструкцией «О порядке учета депозитных операций нотариусами Республики Казахстан». Утверждена Министерством юстиции от 09 января 1998 № 4. [19]

5. Правилами прохождения аттестации лицами, претендующими на право занятия адвокатской либо нотариальной деятельностью. Утверждены постановлением Правительством Республики Казахстан от 25 сентября 2001 года № 1235. [20]

6. Формой государственной лицензии на право занятия нотариальной деятельностью. Утверждена постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 декабря 1998 года № 1325. [21]

7. Правилами Лицензирования адвокатской деятельностью и деятельностью нотариусов. Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 27 февраля 2002 года № 254. [22]

Таким образом, можно отметить, что нотариальная деятельность в Республике Казахстан, имеет под собой целый пласт нормативно-правовых актов, так или иначе, ее регулирующих.

1.2 Виды нотариальных действий

Виды нотариальных действий, совершаемых нотариусами и уполномоченными должностными лицами, закреплены в ст.ст. 34−37 Закона РК «О нотариате».

Нотариусы, занимающиеся частной практикой, совершают следующие нотариальные действия (ст. 34 Закона РК «О нотариате» от 14.07.1997 г.):

1) удостоверяет сделки;

2) удостоверяет учредительные документы хозяйственных товариществ;

3) назначает доверительного управляющего наследством;

4) выдает свидетельства о праве на наследство;

5) выдает свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов и иных лиц, имеющих имущество на праве общей совместной собственности;

6) налагает и снимает запрещения отчуждения имущества;

7) свидетельствует верность копий документов и выписок из них;

8) свидетельствует подлинность подписи на документах;

9) свидетельствует верность перевода документов с одного языка на другой;

10) удостоверяет факт нахождения гражданина в живых;

11) удостоверяет факт нахождения гражданина в определенном месте;

12) удостоверяет время предъявления документов;

13) передает заявление физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;

14) принимает в депозит деньги;

16) совершает протесты векселей;

17) принимает на хранение документы и ценные бумаги;

18) совершает морские протесты;

19) обеспечивает доказательства. [2]

2. Законодательными актами Республики Казахстан могут быть предусмотрены иные нотариальные действия, совершаемые нотариусом.

В соответствии с Законом РК «О нотариате», частные и государственные нотариусы имеют равные права и обязанности при осуществлении нотариальной деятельности. Оформленные ими документы имеют одинаковую юридическую силу.

Нотариальные действия могут совершаться не только нотариусами, но и должностными лицами аппаратов акимов городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов, уполномоченные на совершение нотариальных действий, а для граждан Республики Казахстан за границей — консульскими учреждениями. Компетенция органов исполнительной власти значительно уже. Они не могут совершать большинство нотариальных действий.

В соответствии со ст. 37 Закона РК «О нотариате» должностные лица аппаратов акимов городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов, уполномоченные на совершение нотариальных действий вправе совершать следующие нотариальные действия:

1) удостоверяет завещания;

2) удостоверяет доверенности;

3) свидетельствует верность копий документов и верность выписок из них;

4) свидетельствует подлинность подписи на заявлениях;

Однако приведенный перечень не носит исчерпывающий характер. Законодательными актами Республики Казахстан, на указанных должностных лиц может быть возложено совершение и иных нотариальных действий.

Согласно части 2 ст. 35 Закона РК «О нотариате» обязательным условием реализации должностным лицом исполнительной власти своего права на совершение нотариальных действий является отсутствие в данном населенном пункте нотариуса.

В соответствии со ст. 36 Закона РК «О нотариате» компетенция должностных лиц консульских учреждений РК по совершению нотариальных действий имеет некоторые отличия от компетенции нотариусов и допускает следующие виды нотариальной деятельности:

1) удостоверяет сделки, кроме договоров об отчуждении недвижимого имущества, находящегося на территории Республики Казахстан;

3) выдает свидетельства о праве на наследство;

4) выдает свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов и иных лиц, имеющих имущество на праве общей совместной собственности;

5) свидетельствует верность копий документов и выписок из них;

6) свидетельствует подлинность подписи на документах;

7) свидетельствует верность перевода документов с одного языка на другой;

8) удостоверяет факт нахождения гражданина в живых;

9) удостоверяет факт нахождения гражданина в определенном месте;

10) удостоверяет время предъявления документов;

11) передает заявление физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;

12) принимает в депозит деньги;

15) совершает морские протесты;

16) обеспечивает доказательства. [23, c.57]

Особенности нотариальных действий, совершаемых должностными лицами консульств, регламентируются Консульским уставом.

Например, консул наделяется правом без особой доверенности представлять в учреждениях, в том числе нотариальных, государство пребывания, граждан Казахстана, отсутствующих или не имеющих возможности защищать свои интересы по каким-либо причинам.

Характер и содержание нотариальной функции консульских учреждений во многом зависят от норм консульских конвенций, заключаемых с различными иностранными государствами. [6, c.127]

Нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом на всей территории Казахстана, кроме действий, требующих территориальной привязки.

Так принятие мер к охране наследственного имущества; выдача свидетельства о праве на наследство, о праве собственности на долю в общей совместной собственности; удостоверения договоров об утверждении отчуждения и законности; удостоверение договоров о строительстве жилого дома могут совершаться только нотариусом по месту открытия наследства, нахождения имущества.

Нотариальное делопроизводство ведется на том языке, на котором в соответствии с действующим законодательством ведется судопроизводство. [2]

Если гражданин не владеет языком, на котором ведется нотариальной делопроизводство, текст нотариального удостоверяемого документа должен быть ему переведен нотариусом, владеющим этим языком, о чем на документе делается отметка.

Нотариальные действия, как правило, совершаются в помещении нотариальной конторы или местного исполнительного органа. Но они могут быть совершены и вне указанных помещений, по месту жительства или заинтересованно лица в силу его болезни или инвалидности (препятствующих явке в нотариальную контору или местную администрацию). В этом случае место совершения нотариальных действий отмечается в удостоверительной подписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий.

При совершении нотариального действия нотариус (должностное лицо) устанавливает личность обратившегося за совершением таких действий по паспорту, удостоверению личности, военном билету, удостоверению лица без гражданства — в зависимости от статуса обратившегося лица. [24, c.104]

Личность иностранного гражданина устанавливается по действующему национальному документу, удостоверяющему выдавшей ее стране.

В целях обеспечения быстроты и оперативности нотариальные действия должны совершатся в день предъявления нотариусу надлежащих документов и платы Государственной пошлины или тарифа.

Совершение нотариальных действий может быть отложено, если необходимо:

— истребовать дополнительные сведения от физических и юридических лиц.

— направить документы на экспертизу.

Срок, на который откладывается совершение нотариального действия, не должно превышать тридцати дней. При этом нотариус обязан вынести постановление (ч.1.2 ст. 41 Закона РК «О нотариате».) [2]

Нотариальные действия совершаются на основании и в точном соответствии с законодательством.

По просьбе заинтересованных лиц нотариус производит обеспечение доказательств в случае возникновения дела суде или другом компетентном органе, если имеются основания полагать, что впоследствии их представление станет невозможным или затруднительным (ч.1 ст. 98 Закона РК «О нотариате»). [2]

Обеспечение доказательств по делам, которые в момент обращения заинтересованных лиц в нотариальную контору находятся в производстве суда или другого компетентного органа, не производится.

Если для ведения дел в органах иностранных государств требуются необходимые доказательства, они обеспечиваются нотариусом независимо от того, что в момент обращения заинтересованного лица дело уже находится в производстве органов иностранных государств. (ст. 103 Закона РК «О нотариате»). [2]

Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо (будущий истец, предполагаемый ответчик) подает нотариусу, в районе деятельности которого должны быть совершены процессуальные действия по обеспечению доказательств, заявление.

В порядке обеспечения доказательств нотариусы допрашивают свидетелей, осматривают письменные и вещественные доказательства, назначают экспертизу.

Все процессуальные действия по обеспечению доказательств выполнятся в соответствии с правилами гражданского процессуального законодательства, нотариус извещает другую сторону и заинтересованных лиц, однако их не явка не препятствует выполнению этих действий. [26, c.119]

Обеспечение доказательств без извещения другой стороны и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательств или тогда, когда нельзя определить, кто впоследствии будет участвовать в доле.

В случае неявки свидетеля или эксперта по вызову нотариуса впоследствии сообщают об этом в суд по месту их жительств для принятия мер, предусмотренных нормами Гражданского процессуального законодательства. [26, c.122]

Нотариус их предупреждает от ответственности за дачу заведомо ложного показания или заключения и за отказ или уклонение от дачи показания или заключения в соответствии с нормами уголовного законодательства.

О допросе свидетеля в порядке обеспечения доказательств нотариус составляет протокол, в котором указывает:

— год, месяц, число и место допроса, фамилия, инициалы производившего его нотариуса;

— фамилия, имя, отчество лиц, участвующих в допросе, их год рождения, место жительства;

— фамилия, имя, отчество свидетеля, его год рождения, место жительства;

— Указание о предупреждении от ответственности за дачу заведомо ложных показаний и отказ от дачи показаний;

— содержание показаний свидетеля (заданные ему вопросы и ответы на них);

— протокол подписывается свидетелем, участвующими в допросе лицами и нотариусом;

О производстве осмотра письменных и вещественных доказательств составляется протокол, в котором отмечается:

— год, месяц, число и место производства осмотра; фамилия и инициалы производящего его нотариуса; фамилии, имена и отчества заинтересованных лиц, участвующих в осмотре, и год рождения и место жительства; обстоятельства, выявленных при осмотре;

— протокол подписывается участвующими при осмотре лицами и нотариусом;

— о назначении нотариусом экспертизы выносится в постановлении, в котором указывается;

— год, месяц, число и место составления этого документа; фамилия и инициалы нотариуса, вынесшего постановление;

— фамилия, имя и отчество лица, по просьбе которого назначается экспертиза, место жительства.

Вопросы, по которым требуется заключение эксперта:

— наименование экспертного учреждения, которому поручается экспертиза;

— если она поручается конкретному лицу, указывается его фамилия, имя, отчество, место жительства, место работы и должность. [27]

Постановление подписывается нотариусом. О производстве экспертизы составляется акт, подписываемый экспертом и участвующими в экспертизе лицами.

Заключение

подписывается экспертом.

По окончании производства по обеспечению доказательств заинтересованному лицу выдается по одному экземпляру каждого документа, составленного в порядке обеспечения доказательств.

От обратившегося с просьбой о производстве обеспечения доказательств, нотариус требует внести на свой расчетный счет деньги на оплату вознаграждения свидетелям и экспертам и другие расходы.

Отказ в совершении нотариальных действий возможен если:

1. Совершение такого действия противоречит закону.

2. Действие подлежит совершению другим нотариусом.

3. С просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий полномочий.

4. Сделка не соответствует требованиям закона.

5. Сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его Уставе или Положении.

6.Документы, представленные для совершения нотариальных действий, не соответствует требованиям Закона.

Отказами в совершении нотариального действия нотариус обязан:

— разъяснить порядок обжалования его действий.

— выдает заявителю мотивированное постановление.

Заинтересованные лица, считающие неправильными действия нотариуса или отказ в их совершении, вправе обратиться с жалобой в суд.

1.3 Регистрация нотариальных действий

В соответствии со статьей 49 Закона РК «О нотариате» все нотариальные действия регистрируются в реестрах. [2]

Реестр — это специальная книга для записи в ней составляемых при совершении нотариальных действий документов. Все нотариальные действия (кроме двух — о них пойдет речь ниже) регистрируются в одном реестре: «реестре для регистрации нотариальных действий» в хронологической последовательности.

Одно нотариальное действие — «наложение и снятие запрещения отчуждения имущества» — регистрируется отдельно в «реестре для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами». [28, c.143]

Еще одно нотариальное действие — «принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг» — в реестр не записывается, а регистрируется в книге учета депозитных операций и в книге лицевых счетов депонентов.

Форма и содержание реестра устанавливается Министерство юстиции Республики Казахстан (статья 50 Закона Республики Казахстан «О нотариате»).

Инструкция Министерства юстиции (ред. от 10.08.2005) «Инструкция по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан» от 16.07.1998 N 83 указано, что нотариальные реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью и подписью, в государственных нотариальных конторах — работником территориального органа юстиции, в реестре нотариуса, занимающегося частной практикой — нотариальной палатой.

Такие требования к оформлению реестровых книг призваны обеспечить невозможность замены в них отдельных листов.

Также Инструкция гласит, что: «каждый нотариус имеет свой индивидуальный реестр для регистрации нотариальных действий, которому присваивается самостоятельный индекс».

Реестровой книге, в которой производится первая запись с начала нового календарного года, присваивается номер 1.

После того как реестровая книга под номером 1 будет полностью заполнена, нотариус заводит новую реестровую книгу и присваивает ей уже номер 2 и т. д. до конца года.

При этом оставлять недописанными страницы или часть их в реестрах нельзя. В последней за календарный год реестровой книге, если она окажется не до конца заполненной, нотариус обязан прочеркнуть оставшиеся незаполненными строчки после последней записи и все последующие страницы.

Регистрировать нотариальные действия, совершаемые уже в новом календарном году, в этой реестровой книге не допускается.

На нотариально удостоверенном документе проставляется индекс реестра и номер, соответствующий порядковому номеру в реестре (например, 1−1, 1−2, 1−3). Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года.

Нотариальное действие записывается нотариусом в реестр после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом. [6, c.182]

Подчистки в реестре не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре не допускаются. В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка за подписью нотариуса и подшивается в конце реестра.

В общий реестр регистрации нотариальных действий записываются все действия, совершаемые нотариусами (приложение А).

Для всех нотариусов Республики Казахстан установлен единообразный порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий и реестров для регистрации запрещений отчуждения имущества.

Реестровая книга состоит из 7 граф, которые заполняются следующим образом:

— в графе 1 — указывается порядковый номер зарегистрированного нотариального действия;

— в графе 2 — указывается порядковый номер и дата совершения нотариального действия;

— в графе 3 — указывается фамилия, имя, отчество и место жительства граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указывается фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указывается фамилия, имя, отчество и место жительства граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно подписаться, а также переводчиков. В тех случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа (например, договор, завещание и другие) остается в делах государственной нотариальной конторы или у частного нотариуса, адреса сторон не указываются;

— в графе 4 — указываются реквизиты удостоверения личности или паспорта граждан, обратившихся за совершением нотариального действия (серия, номер, дата выдачи паспорта, данные о том, кем он выдан, либо название иного документа, по которому установлена личность каждого обратившегося, и основные данные этого документа); дата рождения обратившегося указывается в тех случаях, когда для совершения нотариального действия необходимо проверить его дееспособность. В этой же графе указываются реквизиты документов, на основании которых проверена правоспособность юридических лиц;

— в графе 5 — при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копий, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки, например: «завещание», «договор купли-продажи», а также записываются сведения о выданных свидетельствах, например: «свидетельство о праве собственности», «свидетельство о праве на наследство». При удостоверении доверенности указывается вид доверенности. При одновременной выдаче нескольких исполнительных надписей на документах единообразной формы, указывается лишь их общее количество со ссылкой на оставляемый в нотариальной конторе список должников, для взыскания задолженности. Так, в отношении нотариальных действий, после совершения которых в архиве нотариуса остаются экземпляры изготовленных нотариальных документов, достаточно указать лишь названия этих документов, например, «завещание» или «договор дарения» и т. д. Если же после совершения нотариального действия экземпляр изготовленного нотариального документа у нотариуса не остается, в этой графе необходимо подробно изложить основные данные такого документа;

— в графе 6 указывается сумма взысканной госпошлины государственным нотариусом или сумма, оплаченная частному нотариусу за совершение нотариальных действий, при взыскании суммы по платежному поручению указывается номер и дата его выдачи. В случае освобождения гражданина от уплаты госпошлины или от уплаты суммы частному нотариусу, указывается «от уплаты освобожден на основании…» (указывается основание освобождения);

— в графе 7 — подпись лица, обратившегося за совершением нотариального действия. [17]

Запрещения, налагаемые нотариусами на отчуждение недвижимости по извещениям банков, предприятий, организаций по выдаче ссуд, записываются в специальный реестр запрещений, который состоит из 9 граф (приложение Б).

При заполнении граф 1−9 реестра для регистрации запрещения отчуждения имущества нотариус руководствуется указаниями по заполнению граф 1−6 реестра для регистрации нотариальных действий:

— в графе 1 — номер нотариального действия;

— в графе 2 — наименование юридического лица, выдавшего ссуду (банка, организаций и т. д). Дата извещения. Наименование органа, наложившего арест. Дата определения (постановления) об аресте и др.;

— в графе 3 — дата получения извещения или определения (постановления) об аресте. Дата удостоверения договора о залоге и др.;

— в графе 4 — дата наложения запрещения;

— в графе 5 — фамилия, имя, отчество лица, получившего ссуду или заложившего имущество, на которое наложен арест. Местонахождение имущества;

— в графе 6 — дата направления сообщения в регистрирующий орган; в графе 7 — дата и номер извещения о погашении ссуды. Дата прекращения договора о залоге. Дата постановления о снятии ареста;

— в графе 8 — дата направления сообщения регистрирующему органу о снятии запрещения;

— в графе 9 — размер взысканной государственной пошлины (оплаты по тарифу) или отметка об освобождении от оплаты. [17]

Порядковые номера, под которыми нотариальные действия регистрируются в реестре, присваиваются от № 1 с начала календарного года в нарастающей последовательности до конца календарного года.

Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, обязательно воспроизводится в изготовленном нотариусом документе — нотариальном свидетельстве либо в удостоверительной надписи на сделке или свидетельствуемом документе.

При этом в нотариальном документе указывается и номер реестра (реестровой книги), например, так: «зарегистрировано в реестре под № 4−1492», где «4» обозначает номер реестровой книги, а «1492» — порядковый номер нотариального действия.

Записи в реестре регистрации нотариальных действий могут производить как сами нотариусы, так и их помощники, консультанты, секретари и другие сотрудники нотариальной конторы.

Записи должны быть аккуратные и разборчивые, а исправления сделаны так, чтобы было возможно прочитать первоначальный текст. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты.

Всякое исправление должно быть оговорено и подписано лично нотариусом.

Если в реестре пропущены номера или разные нотариальные действия записаны под одним и тем же номером, нотариус также сам производит в реестре соответствующую запись и скрепляет ее своей подписью. [29, c.54]

Кроме того, нотариус составляет акт и приобщает его к реестру, в котором допущены ошибки в нумерации нотариальных действий. Подчистки и записи карандашом в реестрах не допускаются. Регистрация в реестре — завершающий этап совершения нотариального действия. Именно при регистрации оплачивается совершаемое нотариальное действие. Согласно ст. 40 Закона РК «О нотариате» действие признается совершенным после уплаты государственной пошлины или суммы согласно тарифу. [2]

По письменным заявлениям лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариусы обязаны выдавать выписки из реестра.

Выписку из реестра может истребовать от нотариуса, занимающегося частной практикой, и нотариальная палата. Выписка должна воспроизводить полный текст, содержащийся во всех графах реестровой книги. При выдаче выписки из реестра лицу, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие, нотариус свидетельствует верность ее путем совершения удостоверительной надписи. [29, c.66]

Таким образом, институт нотариата осуществляет свою обязанность по обеспечению охраны и защиты имущественных и иных прав граждан. В своей деятельности нотариус выполняет ряд важнейших операций: удостоверяет сделки, фиксируя их в документарной письменной форме, проводит правовую экспертизу всех условий и последствий сделки, дает гарантии, которые никакой другой юридический институт не дает.

Нотариус придает гражданско-правовым отношениям стабильный, бесконфликтный и легитимный характер. Для граждан обеспечивает доступность в получении государственной правовой помощи. Как известно, нотариат не является административным барьером, препоной, лишней инстанцией для экономики и бизнеса — здесь он выступает правореализационным и правообеспечительным механизмом.