Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СЕКРЕТАРИАТЕ МЧС ГОРОДА УРАЙ

Оглавление Введение Глава I Законодательная база, регламентирующая деятельность и место секретариата в системе управления МЧС

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС

1.2 Место секретариата в системе управления МЧС

1.3 Использование информационно-коммуникационных технологий в организации деятельности секретариата МЧС Глава II Организация работы с документацией в секретариате МЧС

2.1 Регистрация и первичный учет документов

2.2 Работа с входящими и исходящими документами

2.3 Работа с внутренними документами и организация оперативного хранения Заключение Использованные источники Приложение 1

Введение

Документационное обеспечение управленческой деятельности предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Секретариат — структурное подразделение, цель которого — рациональная организация документопотока для эффективности управленческой деятельности и оперативного принятия управленческих решений.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:

* значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

* плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;

* преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;

* недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;

* недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;

* неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

Основы совершенствования документов и документационного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов; документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации; архивоведение, информатика и стандартизация. Все шире используются возможности современных средств организационной и вычислительной техники, систем связи и передачи данных, новейших информационных технологий (в том числе мультимедийных).

Процесс управления характеризуется определенным набором основных типовых документируемых операций:

* сбор и обработка документной информации;

* подготовка, принятие и документирование управленческих решений;

* доведение решений до исполнителей;

* исполнение решений;

* контроль исполнительской дисциплины;

* передачу документной информации по вертикальным и горизонтальным связям;

* хранение, накопление и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется как в рамках традиционной технологии делопроизводства, так и с использованием современных информационных технологий на базе новейшей вычислительной и организационной техники. В связи с чем вопрос об эффективной организации деятельности секретариата МЧС не теряет своей актуальности.

Сама технология делопроизводства, т. е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы заключается в определении рекомендаций по совершенствованию работы секретариата Управления МЧС.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

— рассмотреть теоретическое и нормативное обоснование организации делопроизводства в секретариате ведомственной организации;

— определить практическое значение секретариата в деятельности Управления МЧС;

— рассмотреть организацию работы с документацией в секретариате МЧС;

— разработать рекомендации по совершенствованию работы секретариата МЧС.

Объектом исследования является организационная структура Управления МЧС города Урай, предметом изучения — организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай.

Гипотеза исследования: Основные положения работы с документами направлены на обеспечение максимальной эффективности труда при наименьших затратах путем установления единого подхода к рационализации делопроизводства и информационного обеспечения управления.

Глава I Законодательная база, регламентирующая деятельность и место секретариата в системе управления МЧС

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления — это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

· правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

· правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: МЦФЭР, 2006. -с.35. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т. д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами — типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций например, Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации», Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О некоммерческих организациях» и др.

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки — эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г. № 3520−1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований «Россия», «Российская Федерация» в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т. д.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (от 23 сентября 1992 г. № 3523−1). Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ «О связи». Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации.

Введение

в действие ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Положения ГОСТ Р 6.30−2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154−1 «О стандартизации», отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием Федерального закона «О техническом регулировании» изменилась сама трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12−99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов. Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации». В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51 141−98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327−60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51 511−2001. В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201−89; ГОСТ 34.602−89; ГОСТ 34.003−90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10−2001, ГОСТ Р 34.11−94 и др.). Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. На основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в организации должны быть разработаны нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления (секретариата) Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435.

Организационное обеспечение применения ЕГСД включает в себя:

1. Разработку положений о структурных подразделениях, занимающихся делопроизводством.

2. Разработку должностных инструкций для всех категорий работников делопроизводства.

3. Подготовку и утверждение инструкции по делопроизводству.

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: «Инструкция по делопроизводству», «Регламент», «Правила оформления документов», «Табель унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Альбом унифицированных форм документов». В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками. Основным нормативным документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству Инструкция по делопроизводству Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. В этой инструкции должно быть описано, как будут оформляться документы в организации и минимальные маршруты их движения. Кто занимается регистрацией, куда документы передаются. Инструкция может быть составлена с разной степенью детальности. Если она недостаточно детализирует какие-либо вопросы, то помимо нее дополнительно составляются конкретизирующие инструкции. Все сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этой инструкцией.

Например, каждый в организации должен знать, что нельзя принимать корреспонденцию, минуя отдел секретариата: вся входящая документация должна быть зарегистрирована.

1.2 Место секретариата в системе управления МЧС

Главное управление МЧС России по ЯНАО подчиняется Приволжско-Уральскому региональному центру по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, а также Губернатору ЯНАО. В состав Главного Управления МЧС входят несколько управлений, отделов и служб, являясь структурными подразделениями Главного Управления (рис.1).

Документационным обеспечением управления занимается отдел секретариата, осуществляющий свою деятельность на основании Положения о секретариате (приложение 1), а также в соответствии с принятыми в этой сфере нормативными актами. Важная задача в организации секретариата — это разработка Положения о секретариате и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем секретариата самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о секретариате и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о подразделении — документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации. Делопроизводство заключается в составлении, оформлении документов и учетных дел, их обработке, хранении, систематизации, регистрации и контроле за их своевременным исполнением. В документах отражается и учитывается вся деятельность Управления МЧС города Урай. Структура секретариата Управления МЧС города Урай выглядит следующим образом (рис.2)

Обязанности работников секретариата регламентируются их должностными обязанностями. Секретариат выполняет следующие функции Порядок работы секретариата//Промышленность и безопасность. — № 7 (12). — 2009. -С.3−4:

1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Управления.

2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Управления и отправляемых от его имени.

3. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства Управления.

4. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Управления.

5. Готовит по поручению руководства Управления проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

6. По поручению руководства осуществляет редактирование документов.

7. Обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства Управления.

8. В необходимых случаях обеспечивает перевод документов с русского языка на английский и с английского языка на русский.

9. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

10. Организует рациональный документооборот и контроль за движением документов в организации.

11. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Управления в оформлении документов.

12. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

13. Организует планирование рабочего дня Начальника Управления и его заместителей.

14. Осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников Управления.

15. Составляет проекты планов работы Управления.

16. Готовит материалы к заседаниям, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

17. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний.

18. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства Управления.

19. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Управления.

20. Проводит оформление протоколов заседаний руководства и коллегий Управления, их рассылку.

21. Осуществляет контроль за выполнением решений начальника Управления.

22. Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Управления.

23. Особенности организации деятельности секретаря-референта и секретаря заместителя начальника Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004. -с. 308. Секретарь заместителя Начальника Управления МЧС Секретарь работающий в составе структурного подразделения Управления, обладает специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

В компетенцию секретаря заместителя руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри организации, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой организации и ее сотрудникам.

Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т. п.).

Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· опыт работы в аналогичной должности от года

· исполнительность, ответственность, обучаемость

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.

2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.

3. Составление рабочего графика руководителя.

4. Обзор и подготовка информации для руководителя.

5. Составление аналитических записок и справок для шефа.

6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Секретарь-референт/руководитель секретариата МЧС

Секретарь-референт — это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб организации (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Секретарь-референт вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы организации). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т. п.

Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

· ответственность, энергичность

· опыт работы в аналогичной должности от двух лет Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности Управления (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).

3. Внедрение новых форм организации работы.

4. Представительские полномочия (в госорганах и т. п.).

5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.

Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.

1.3 Использование информационно-коммуникационных технологий в организации деятельности секретариата МЧС

Структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10 000 документов в год, секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющее работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий необходимо переводить на электронный документооборот. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть.

Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного Интернет-доступа к данным системы электронного документирования деятельности (ЭДД).

Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений Положение о системе межведомственного электронного документооборота. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754.

Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

Если организация имеет постоянно доступный канал в сеть Интернет, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

Такое решение позволяет:

· ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

· уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

· повысить эффективность контроля за исполнением документов;

· организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

· уменьшить время на поиск нужных документов;

· уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

· ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

· снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

· обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Такое решение может быть реализовано на базе операционной системы Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакета Microsoft Office для работы с текстами документов и таблицами и многопользовательской системы ЭДД «Дело-Предприятие» разработки партнера Microsoft — компании «Электронные офисные системы» или аналогичных решений других партнеров.

Для коллективной работы над документами, доставки документов в электронной форме исполнителям и обмена электронной почтой могут быть использованы как средства Microsoft Outlook, так и Microsoft Exchange Server 2003 (EN).

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.

Рисунок 3. Многопользовательское решение электронного документооборота.

Главная задача информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в области защиты населения и территорий и предупреждении ЧС — эффективно служить интересам общества, предупреждая чрезвычайные ситуации и оперативно решая возникающие проблемы.

В настоящее время направления, в которых используются ИКТ, можно условно разделить на 4 группы:

· первая — различные АИС (автоматизированные информационные системы) с применением в клиентской части web-технологии (тонкий клиент);

· вторая — геоинформационная система (ГИС) РСЧС;

· третья — организация каналов связи (передачи данных), электронной почты, VoIP, внутренней корпоративной сети;

· четвертая — автоматизация деятельности финансовых подразделений Информационно-коммуникационные технологии как ресурс управления регионом//Сборник аналитических материалов. — Тула, 2008. — С.25 — 29.

К ИКТ первой группы относятся такие системы, как информационносправочная система Главного управления (ИСС); информационно-аналитический комплекс по вопросам гражданской обороны и защиты населения (ИАК-ГО-1); «Главная управляющая программа АИУС РСЧС» (ГУП АИУС РСЧС).

ИСС содержит оперативную информацию, различные справочные данные, обеспечивает доступ к центральной базе данных автоматизированной информационно-управляющей системы областной подсистемы РСЧС. С ИСС работают все структурные подразделения Главного управления МЧС.

ИАК-ГО-1 предназначен для всестороннего информационного обеспечения деятельности Главного управления в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, возникающих в мирное и военное время. Использование данного комплекса позволяет в автоматическом режиме решать задачи оперативного прогнозирования возможной обстановки в условиях ЧС, осуществлять сбор и передачу фото-, аудио-, видеои текстовую информацию, решать навигационные задачи, формировать проекты оперативных документов.

ГУП АИУС РСЧС предназначена для интегрирования на базе web-технологии отдельных функциональных задач и информационных ресурсов комплекса АИУС РСЧС в единую систему с применением разграничения прав доступа пользователей к ресурсам системы и обеспечения единого интерфейса и дизайна системы.

Геоинформационная система (ГИС) РСЧС — это автоматизированная система, предназначенная для хранения, поиска, анализа и обработки пространственно-временных данных, основой интеграции которых служит географическая информация.

С ее помощью выполняются следующие задачи:

· сбор информации различного характера;

· отображение полученных данных в виде картографических покрытий;

· выбор (поиск) нужного участка территории и формирование картографического изображения на экране ПЭВМ в требуемом масштабе;

· подготовка данных для осуществления анализа и подготовки управленческих решений; выдача оперативной информации об обстановке в ЧС; планирование действий аварийно-спасательных сил в ЧС;

· моделирование последствий аварий на объектах экономики повышенного риска;

· осуществление комплексного мониторинга и прогнозирования чрезвычайных ситуаций.

Используются различные сетевые технологии (VPN, LAN), позволяющие создать цифровые каналов связи. Они обеспечивают: совместное использование ресурсов подразделениями Главного управления, ускоряют обмен информацией; доступ к информационно-справочной системе управления и возможность ее своевременного обновления; использование сетевых и информационных ресурсов ЛВС администрации, нормативно-правовой базы «КонсультантПлюс»; прием-передачу служебной информации в режиме «электронная почта» с использованием серверов электронной почты Главного управления; работу цифровой телефонной и селекторной связи (VoIP). Для электронного обмена финансовых документов используются программы СЭД и УРМ.

В перспективе планируется:

· расширение сети цифровой и селекторной связи (VoIP);

· переработка, внедрение новой информации по ГИС;

· внедрение пилотных проектов по моделированию зданий на химически опасных объектах и оперативного космического мониторинга через удаленное рабочее место.

Глава II Организация работы с документацией в секретариате МЧС

2.1 Регистрация и первичный учет документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления.

Практическое претворение этих требований осуществляется посредством схем рационального движения документов в учреждении. Схемы документооборота разрабатываются исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях ЕГСД, с учетом реальных условий деятельности учреждения.

При построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес структурных подразделений. В схемах указываются этапы прохождения документов и должностные лица, участвующие в работе с ними, а также различные операции с документами. Может быть указано ориентировочное время выполнения отдельных таких операций Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. -с.13.

Совершенствованию организации документооборота способствует предварительное рассмотрение и распределение документов. Предварительное рассмотрение документов до того, как они докладываются руководству, заключается в анализе содержания всех поступающих документов и определении подразделений или должностных лиц, которым следует их направить. С этой целью рекомендуется разработать перечень документов с характеристикой их содержания и указанием соответствующих подразделений, в которых они должны рассматриваться. Предварительное рассмотрение повышает оперативность работы с документами, разгружает руководителя от рассмотрения документов, по которым могут быть приняты решения на нижестоящих уровнях управленческого аппарата, обеспечивает наиболее равномерное распределение обязанностей между работниками учреждения Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001.

Первичный учёт — первоначальная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и др. документов в статистическом, бухгалтерском и оперативно-техническом учёте. Организацию и контроль Первичного учёта на предприятиях, в организациях и учреждениях проводят министерства и ведомства. Обязательными формами первичного учета, независимо от ведомственной принадлежности, являются: формы учета личного состава работающих, основных средств, сырья и материалов, капитального строительства, автомобильного транспорта.

С помощью Первичного учёта и при соблюдении установленных для надлежащего его ведения правил достигается своевременное и правильное оформление учётных документов. От качества Первичного учёта зависят результаты анализа данных учёта и отчётности, своевременность принятых мер по развитию производственной деятельности и сохранность государственной и общественной собственности Волков Т. В. Большая Советская Энциклопедия. — М.: Просвещение, 1999. — С.482.

В схеме прохождения документов этап предварительного рассмотрения должен предшествовать этапу регистрации документов, что позволит обеспечить разовое заполнение всех граф регистрационной карточки (в том числе граф «исполнитель» и «резолюция»).

Повышению оперативности исполнения документов способствует параллельность их прохождения. В этом случае с исполняемого документа снимается необходимое количество копий (по числу исполнителей), которые одновременно направляются на исполнение. Копии при этом изготовляются канцелярией после возвращения документа с резолюцией от руководителя. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, а заверенные копии — соисполнителям. На подлиннике документа проставляется пометка о том, кому разосланы копии. Исполненные копии передаются ответственному исполнителю.

Для лучшей организации курьерской связи внутри учреждения разрабатываются маршруты и графики доставки документов. При их подготовке учитывается общее число структурных подразделений и служб (пунктов доставки), топографии учреждения (расположение структурных подразделений, протяженность линий маршрута, число этажей, расположение рабочих мест), объем документооборота в структурных подразделениях.

Маршруты курьерской связи включают следующие элементы: перечисление конкретных структурных подразделений, обслуживаемых курьерской связью, протяженность маршрутов, время нахождения курьера на маршрутах, указание отправного и конечного пунктов маршрута.

В графике доставки документов указывается время прохождения курьером пунктов маршрута. График включает: номер маршрута, время его начала и окончания, название структурных подразделений, время прихода курьера в каждое из них.

Для доставки документов целесообразно использовать маршрутные папки или специальную курьерскую сумку, созданную объединением «Ленэлектронмаш», которая позволяет производить сортировку документов по корреспондентскому признаку в процессе обхода.

Совершенствование делопроизводства невозможно без учета объема документооборота. На основе данных об объеме документооборота организуется работа делопроизводственных участков, делаются расчеты численности делопроизводственного персонала и необходимых технических средств. Подсчет входящих и исходящих документов осуществляется в пункте их поступления и отправления (в экспедиции). При этом рекомендуется использовать данные регистрационных штампов, если в оттиск штампа входит порядковый номер поступления, а также данные регистрационных бланков («шахматок»). Объем исходящей корреспонденции может учитываться на основании показаний маркировальной машины, при наличии в ней узла подсчета отправлений.

Внутренние документы подсчитываются, как правило, в подготовивших их структурных подразделениях или в подразделениях, где эти документы регистрируются или учитываются (например, в канцелярии). Учет организуется таким образом, чтобы каждый документ учитывался в учреждении один раз. Для определения общего количества документов в экспедиции или канцелярии ежедневно или ежемесячно суммируются данные, поступающие из структурных подразделений по различным группам документов.

Если документооборот учреждения сложный (включает много документопотоков), объем документооборота определяется путем составления в структурных подразделениях ежедневных сводок и обобщения этих данных в экспедиции Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ//Секретарь-референт. — 2008. — № 6. — С.24−29.

Основной принцип регистрации документов — однократность. Однократная запись сведений о документах обеспечивает:

а) повседневный учет и контроль исполнения документов, четкое построение справочного аппарата, своевременно обеспечивающего поиск документов в процессе его исполнения, правильную группировку документов в дела и последующее использование их в оперативно-справочных и научных целях;

б) применение прогрессивных технических средств, экономию рабочего времени и сокращение затрат в работе с документами;

в) практическое внедрение унифицированной регистрационной карточки в учреждениях.

Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате) Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001. Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

· во-первых, этот документ является оправдательным, т. е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

· во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимает-ся состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

— наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

— наименование организации — автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

— дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

— указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

— содержание хозяйственной операции,

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

— личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений.

Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. — М., 2003.

В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. N 17. утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).