Контроль исполнения служебных документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному, качественному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Основными задачами контрольной деятельности является — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины. В малых организациях вопрос контроля исполнения документов не стоит так остро. Он становится актуальным для более крупных предприятий. Перечислим сложности, возникающие в работе в случае отсутствия на предприятии должного контроля исполнения. Документы часто теряются, не выполняются в срок или вообще не выполняются, текущая работа исполнителей с документами как правило не поддается никакому контролю и при возникновении каких-либо вопросов, практически невозможно восстановить историю работы с документами. Если обозначенные выше отдельные «сложности» на предприятии переросли в одну большую проблему, то стоит задуматься о целесообразности организации контроля за исполнением служебных документов.

Контролю подлежат исполнение всех зарегистрированных на предприятии документов. Он включает в себя несколько этапов: постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководителя. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших с даты поступления. Конечная дата исполнения, решение о переносе срока указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока производится только по указанию руководителя, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется также руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. На предприятии должен быть осуществлен не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль. Напоминать исполнителям не только о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в самом исполнительном документе и специально отведенном журнале. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться, анализироваться и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате; точные и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях и сроков исполнения установленных на предприятии; высокое качество подготовки документов.