Понятия «документ», «управленческий документ»
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех… Читать ещё >
Понятия «документ», «управленческий документ» (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования — создание документа.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ» :
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом. Качество и эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяются качеством разработки и исполнения служебных документов. Умения, навыки составления и анализа служебных документов, а для руководителей организаций, их структурных подразделений еще и необходимым условием их профессиональной, т. е. управленческой дееспособности. В большинстве случаев составлению документов сотрудники организаций (в том числе будущие аналитики и руководители) обучаются исключительно опытным путем по образцам формулярам документации. В отношении простых и типовых документов это достаточно эффективный способ, и поэтому всевозможные инструкции, а также учебные издания по делопроизводству содержат образцы-формуляры документов.
В процессах образования, сбора, выдачи и потребления информации большое значение имеет понятие документирования. ГОСТ Р 51 141 определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В данном определении акцентируется только технологический аспект процедур документирования, поэтому в более широком смысле под документированием можно понимать выделение какой-либо смысловой части информации (данных) и общей информационной массы, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (идентифицирующие реквизиты, статус, юридическая сила) и обязательной фиксацией по установленным правилам на материальном носителе.