Система управления базами данных MS Access

MS Access представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных.

Прежде чем начинать практическую работу с MS Access, полезно получить общее представление об этой программе, попытаться понять взаимосвязь основных компонентов MS Access, с тем чтобы ориентироваться внутри СУБД.

Архитектура MS Access

В MS Access называют объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страница доступа к данным, макросы и модули.

Таблица — объект, который определяется пользователем и используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, студентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий, адресов студентов), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, данные о студенте, но фамилии Иванов). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

Запрос — объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для определения запроса можно использовать бланк QBE (Query By Example, запрос по образцу) или написать инструкцию на языке SQL. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Форма — объект, предназначенный в основном для ввода и редактирования данных. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.

Отчет — объект, предназначенный для вычисления итогов и печати выбранных данных.

В таблицах хранятся данные, которые можно извлекать с помощью запросов. Используя формы, можно выводить данные на экран или изменять их. Формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения нужных вычислений и форматирования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью VBA.

События^[1], происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или процедуры VBA.

С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения; открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах; выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Импорт данных

Хотя можно использовать MS Access как замкнутую систему, одним из основных преимуществ данного продукта (что ясно из самого сто названия: Access — «доступ») является возможность работы с самыми разнообразными данными других баз, электронных таблиц или текстовых файлов.

Работая с собственной БД, можно импортировать или связывать данные, хранящиеся в других БД MS Access, в файлах dBASE и в любых других БД, поддерживающих стандарт ODBC. Можно также экспортировать данные из таблиц Access в БД, электронные таблицы или текстовые файлы.

В MS Access для чтения, вставки, обновления и удаления данных используется язык SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). Этот язык был создан в 1970;х гг. в компании IBM для реляционных БД и в дальнейшем утвержден в качестве их официального стандарта.

В идеале любой программный продукт, который использует язык SQL, должен уметь общаться с любой понимающей тот же язык программой. По по разным причинам появились различные диалекты или расширения языка SQL, отличающиеся от официального стандарта.

В 1990;х гг. был разработан интерфейс Common Language Interface (CLI, стандартный интерфейс языка) для всех основных диалектов языка SQL. Формализованный интерфейс получил название ODBC.

Импорт объектов MS Access

Чтобы импортировать объект из другой БД Access, выполните следующие действия.

Откройте базу данных Access, в которую вы хотите импортировать объект.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт (рис. 10.3) выберите один из доступных источников данных.

Далее следуйте инструкциям в диалоговых окнах.

Рис. 10.3. Вкладка Внешние данные/группа Импорт.

• [1] Событие — любое изменение состояния объекта MS Access.