В положении о кассовых операциях N 373-П говорится о порядке ведения кассовой книги. Форма кассовой книги и указания по ее применению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Согласно п. 2 данного постановления форма кассовой книги применяется всеми учреждениями, за исключением кредитных организаций. В то же время, поскольку государственные (муниципальные) учреждения осуществляют обычно несколько видов деятельности, финансовое обеспечение которых производится из разных источников, Минфин утвердил для применения кассовую книгу (форма 504 514), в отдельных графах которой предусмотрено движение денежных средств по бюджету и внебюджету. В остальном формы кассовых книг идентичны. Поэтому ниже, рассматривая порядок ведения кассовой книги, мы будем говорить о книге по форме 504 514, а не 310 004.
Учет денежных средств в кассе учреждения осуществляется в кассовой книге. Записи в ней делаются по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 положения N 373-П). Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.
Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня не позднее следующего рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день юридическому лицу. В случае, когда кассовая книга оформляется на бумажном носителе, обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде согласно законодательству РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.
