Передача документов в структурные подразделения

Для этого реализуются несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым, где каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ (рис. 10.2). При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке.

В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рис. 10.3). При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативных методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Рис. 10.2. Образец графика доставки документов.

Рис. 10.3. Образец графления разносной книги.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.