Введение.
Особенности проведения экспертизы ценности документов
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается… Читать ещё >
Введение. Особенности проведения экспертизы ценности документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, а точнее — постоянно.
Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.
В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- 1) подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
- 2) подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);
- 3) подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
- 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.
Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
- 1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов.
- 2) Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
- 3) Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии.
- 4) Определить порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие в нем.