Комплектование архива — это его периодическое пополнение документами структурных подразделений данной компании и других источников, к которым относятся подведомственные организации и физические лица.
Комплектование архива включает в себя следующие элементы:
- — определение источников комплектования,
- — определение состава документов, которые подлежат сдаче на хранение в архив,
- — передача дел на архивное хранение.
В большинстве случаев в любой организации комплектование архива производится документами постоянного (бессрочного), временного (сроком более 10 лет) хранения и документами по личному составу. Дела оперативного хранения (сроком до 5 лет) редко передаются в архив. В архив организации на временное хранение могут передаваться и документы личного происхождения. По заявлению владельца документации, они сохраняются в течение определенного срока, а затем передаются в государственный архив на постоянное хранение. Комплектование архива компании также включает в себя передачу в архив документов от ликвидированных подчиненных компаний и организаций-предшественников.
Комплектование архива должно осуществляться по специальному графику. Он составляется архивом, согласовывается с начальниками структурных подразделений организации и утверждается руководителем компании. Каждое дело передается в архив в присутствие ответственного работника архива и руководителя структурного подразделения, к которому это дело относится.
Комплектование архива производится под контролем его ответственного сотрудника. Прежде чем принять дело на хранение в архив, он проверяет правильность формирования дела и соответствие количества дел по описи. Все ошибки в оформлении и формировании дел должны устраняться сотрудниками структурных подразделений. При отсутствии же какого-либо дела, указанного в описи, составляется специальная справка, а в организацию поступает запрос на это дело. А при приеме дел особой ценности, проверяется и количество листов в каждом.
