Унифицированные системы документации

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

• 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• 2. Унифицированная система банковской документации;
• 3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• 4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• 5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• 6. УСД по труду; УСД Пенсионного фонда РФ; УСД внешнеторговой документации.

На каждую УСД разработан государственные стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• 1. Федеральных органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
• 2. Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

• 1. Состав реквизитов;
• 2. Требования к оформлению реквизитов;
• 3. Требования к бланкам и оформлению документов;
• 4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течении длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.