Из протокола в выписку без изменений переносят реквизиты протокола, дату заседания, номер и место составления документа, гриф согласования. Всю вступительную часть протокола переносят в выписку целиком, только в повестке дня указывают необходимый вопрос с указанием порядкового номера по протоколу. Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот раздел или несколько разделов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня. Из оригинала протокола переносят реквизит «подпись»: инициалы и фамилии председателя и секретаря. Секретарь заверяет выписку личной подписью, печатью и проставляет дату составления выписки. Например: УТВЕРЖДАЮНачальник Управления архивным делом в городе Ставрополе.
Н.С. Калина"20″ февраля 2016 г. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № 3заседания Центральной экспертно-проверочной комиссии20.
02.2016 г. Севастополь.
Председатель ЦЭПКПолавская Е. С. Заместитель председателя ЦЭПКВоронова О. В. Секретарь ЦЭПКБовикова Ю. А. Заместитель секретаря ЦЭПККивцова Е. В. Члены ЦЭПК:
Велская К. И. Зимикова Е.И.Корочкова Н. Ю. Коротунова Е.В.Красноносова И. В. Киселёва И.А.Отсутствующие:
Ярская М. Ю. Полавская Е.С.Повестка дня:
19. О включении в список организаций — источников комплектования Государственного архивного фонда Управления организационной работы.
19. СЛУШАЛИ:
Бовикова Ю.А. представила на рассмотрение ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе заключение о включении в список организаций — источников комплектования Государственного казенного учреждения Архив города Севастополя Управления организационной работы Правительства Ставрополя. В соответствии с заключением, документы, создаваемые в процессе деятельности Управления организационной работы, имеют социально-практическую значимость в общественной, культурной и экономической жизни города Севастополя и могут быть отнесены к документам Архивного фонда. Бовикова Ю. А. предложила:
включить Управление организационной работы Правительства Ставрополя в список организаций — источников комплектования Государственного архивного фонда. ГОЛОСОВАЛИ: единогласно — «за"РЕШИЛИ:
включить Управление организационной работы Правительства Ставрополя в список организаций — источников комплектования Государственного архивного фонда. Председатель ЦЭПК подпись Е. С. Полавская.
Секретарь ЦЭПК подпись Ю. А. Бовикова.
Согласно оригиналу.
Главный специалист, отдела организации архивной работы и комплектования Архивного фонда, Секретарь ЦЭПК Ю.А. Бовикова______________ МП (дата)Учетными документами проведенных заседаний, по результатам которых составлены протоколы являются: журнал регистрации документов, которые поданы на рассмотрение заседания; журнал регистрации решений по результатам заседания. Журнал регистрации документов, поданных на заседание необходим для фиксации поступивших документов, поданных на рассмотрение, а также для суммарного учета количества и видов документов, представленных на рассмотрение. В конце каждого года в журнал вносится итоговая запись о количестве документов, представленных на рассмотрение, с разделением по видам документов. Для регистрации решений, секретарем комиссии ведется журнал регистрации решений. В конце каждого года в журнал вносится итоговая запись о количестве утвержденных/ согласованных документов по видам, количеству организаций, количеству статей, позиций. Например:
ЖУРНАЛ УЧЕТА РЕШЕНИЙ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В ГОРОДЕ СТАВРОПОЛЕ№ п/пДата и №, пункт протокола заседания Название организации, местонахождение.
Название документа, №, год (годы).
Количество статей, позиций.
ФИО эксперта.
ИсполнительРешение комиссии5678.
Список источников и литературы1. Панфилова Т. А. Документоведение и делопроизводство / Т. А. Панфилова, Т. Н. Кондратьева. — Тюмень: Издательство Тюм.
ГУ, 2005. — С. 114.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.
12.2009 г. № 76.
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
