Введение. 
Структура документации системы менеджмента качества

Документирование СМК — это процесс, направленный на определение состава и структуры документации для дальнейшего функционирования и улучшения системы менеджмента качества организации. Система менеджмента качества организации и документация СМК являются неотъемлемыми частями друг друга. Очевидно, что эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. Документирование системы качества придает системе качества официальный статус и должно:

предъявлять перечень четких требований к персоналу;

облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;

распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник беспрепятственно мог воспользоваться им в справочных целях;

одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;

способствовать эффективным изменениям руководства (система качества обязана быть гибкой; изменения должны вноситься в нее без затруднений). Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно были проинформированы заинтересованные сотрудники;

обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;

облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

Важно, чтобы документация системы качества отражала реальную работу компании. Бюрократически составленные процедуры, рабочие инструкции и т. п. вызовут лишь нежелание их использовать, так как могут быть оторваны от ежедневной реальности. Система качества должна быть тщательно спланированной, а ее документация — эффективно разработанной, простой, ясной и легко управляемой Основное назначение документации СМК — предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте. [7].