Введение. 
Управление делопроизводством в России

Актуальность темы

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования — оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по треблении информации. В современном обществе информация стала полно ценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политиче ской жизни общества. Качество информации определяет качество управле ния, поскольку информация пронизывает все ор ганы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т. д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Объект исследования — Муниципальное учреждение досугово-профилактический центр «Семья» (далее — МУ ДПЦ «Семья»).

Предмет — система управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья». документ носитель электронный управление Цель исследования — разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении Поставленная цель предполагает последовательное решение следующих задач.

• 1. Изучение особенностей документооборота;
• 2. Сравнительный анализ систем электронного документооборота;
• 3. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья». ;
• 4. Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении ДПЦ «Семья».

Теоретические исследования проблем делопроизводства, документооборота, основ информационной культуры и информационного менеджмента в своих трудах заложили: Басаков М. И., Гулин В. Н., Кузнецов И. И., Рогожин М. Ю., Сологуб О. П. и д.р. В своей работе по совершенствованию электронного документооборота мы опирались на фундаментальные труды и научные статьи: Никитина А. В., Кошелевой И. С., Кривошеенко Ю. В., Пахчаняна А. Б. и Шавы О.М.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех основных глав, заключения и библиографического списка.

В первой главе рассмотрены теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота.

Вторая глава посвящена анализу посредством обзора и сравнения различных систем автоматизации документооборота, здесь же обозначены основные проблемы при внедрении систем электронного документооборота.

В третьей главе содержится анализ существующей системы документооборота в МУ ДПЦ «Семья», разработаны направления ее совершенствования через внедрение СЭД «ДЕЛО», рассчитан экономический эффект от рекомендуемых мероприятий.

Практическая значимость работы состоит в том, что разработанная автором системы управления электронным документооборотом в МУ ДПЦ «Семья» может использоваться в любом муниципальном учреждении.

При написании работы использовались следующие методы исследований: анализ документов, наблюдение, опрос, изучение источников и литературы, сравнительный, диалектический и статистический методы.