Система автоматизации документационного обеспечения управления

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

• § обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• § создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• § создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• § обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• § исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

В области контроля исполнения:

• — обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• — обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• -обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

• § единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• § объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• § использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;
• § обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. Андреева В. И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2009 С.182

Таким образом чтобы усовершенствовать документационное обеспечение управление, необходимо внедрение программной системы автоматизации ДОУ, которая должна создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации.