Архитектура базы данных в Microsoft Access

Microsoft Access — это функционально полная реляционная система управления базами данных. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Основные компоненты Microsoft Access: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель SQL-запросов; построитель отчётов, выводимых на печать.

В Microsoft Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Microsoft Access может содержать следующие типы объектов таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. Система управления базами данных также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. Система управления базами данных включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Окно Microsoft Access, представлено на рисунке 2.1.

Microsoft Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна база данных Microsoft Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица — это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Microsoft Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Microsoft Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах — в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Microsoft Access относится к системе управления базой данных, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с базами данных: создание, редактирование и обработка данных. Этот пакет работает в ОС Windows на автономных персональных компьютерах или в локальной сети. Посредством MS Microsoft Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные базы данных (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.

Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки. Среда Microsoft Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния. Система управления базой данных работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность.

К основным объектам Microsoft Access относится: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы — главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов — это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы — поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы.

Запросы — результаты обращения пользователя к базам данных с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде.

Формы — вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных.

Отчеты — документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах.

Microsoft Access содержит огромное количество функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчётах и запросах.

Макросы позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач и представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Microsoft Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем [21].

Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения чтобы:

• — формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню;
• — при открытии приложения пользователь видел на экране не окно базы данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов

Язык VBA реализует объктно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически всё. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DDL) операционной системы Windows.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающих на экране варианты видимых команд.