Модули системы Adaytum e.Planning

«Процесс планирования начинается с определения стратегических целей, которые формализуются затем в стратегическом плане развития или аналогичном документе на языке цифр и показателей (сократить издержки на 10%, увеличить объём продаж вдвое, и т. п.). В создании такого плана участвует ограниченное число менеджеров, представляющих высшее руководство.

С другой стороны, повседневная деятельность требует оперативного планирования, продуктом которого является бюджет компании/организации, складывающийся из бюджетов подразделений, отделов и т. д. Бюджет является высокодетализированным документом, в процесс его формирования вовлекаются линейные менеджеры и сотрудники из всех подразделений. На этом этапе возникает проблема согласования бюджета со стратегическим планом компании. Процесс составления бюджета и его согласования является итерационным и иерархическим «снизу вверх», в силу чего именно эта стадия традиционно наиболее трудоёмка.

Третья составляющая цикла планирования — контроль за исполнением, сопоставление плана и факта, анализ отклонений, формирование стандартных фискальных и внутренних специальных отчётов.

Система Adaytum e. Planning разработана с учётом специфики всех трёх составляющих процесса планирования, и состоит из трёх модулей, строго настроенных в соответствии с ролевыми функциями участников:

• — e. Planning Analyst — используется на стратегическом уровне планирования. Представляет инструментарий для построения сценариев и моделей «Что если», финансового анализа, определения процессов и позволяет осуществлять эффективное распределение ролевых шаблонов между участниками процесса оперативного планирования и бюджетирования.
• — e. Planning Contributor — предназначен для осуществления итерационного оперативного планирования между удаленными и подчиненными подразделениями и руководством компании. Представляет собой Интернетшаблоны для сбора информации от сотен и тысяч участников процесса планирования. Не требует дополнительной IT-поддержки и обучения пользователей.
• — e. Planning Reporter — предоставляет пользователям возможности доступа к оперативной информации и её обработки на основе разнообразных, построенных на основании отчетов опций, а также обеспечиает быструю публикацию отчетов через Интернет" [11].

Основные свойства модуля Analyst:

Модульный вычислительный механизм с использованием как простейших арифметических и логических формул, так и встроенных функций, являющихся мощным инструментом для финансового анализа.

Быстрота построения и внесения изменений в модель с отслеживанием истории изменений и их влияния на комплексную модель планирования.

Функция обратного распределения (breackback) позволяет задавать итоговые значения показателей и разбивать их до любой степени детализации, с учетом весов тех или иных параметров (затраты по отделам, доход от каждого вида продуктов и т. д.).

Механизм соединений визуализирует связи между массивами данных, позволяет создавать таблицы соответствия (бухгалтерский план счетов — бюджетный план счетов), а также производить импорт фактических данных из внешних систем через ODBC драйвер.

Отсутствие программирования. Создание и внесение изменений в модель не требуют специальных IT знаний.

Функциональность и гибкость e. Planning Analyst позволяет руководству компании осуществлять полноценное стратегическое планирование «сверху-вниз», предоставляя возможности для создания и исследования новых бизнес-моделей. Система позволяет легко изменять и быстро тестировать различные сценарии развития «Что если» и оценивать возможные результаты решения поставленных бизнес задач.

e.Planning Analyst даёт возможность «заложить» структуру бизнеса в модель, определив при этом ключевые показатели и информацию, необходимые для осуществления планирования, бюджетирования и прогнозирования. Созданная в Analyst модель разделяется на подмодели, строго настроенные под ролевые функции того или иного участника процесса планирования. Подмодели в виде шаблонов модуля Contributor публикуются через Интернет/интранет всем линейным менеджерам и сотрудникам, принимающим участие в процессе планирования.

Аналитический инструментарий позволяет проанализировать без перепрограммирования, как любые — незначительные и радикальные — изменения влияют на бизнес-модель. Analyst помогает согласовывать планы, бюджеты и прогнозы в режиме реального времени, фиксировать запланированные показатели в системе для целостного управления изменениями, значительно упрощая процедуру согласования. Cобирая данные c помощью Contributor от всех участников процесса планирования, модуль Analyst обеспечивает их постоянное обновление. В процессе утверждения индивидуальных бюджетов Analyst импортирует фактические данные из соответствующего внешнего хранилища посредством ODBC импорта.

Основные свойства модуля Contributor:

Использование Web-технологии позволяет решить проблему консолидирования данных от удаленных пользователей.

Оптимизированные вычисления. Механизм вычислений загружается вместе с шаблоном на рабочую станцию конечного пользователя. Все вычисления производятся локально. На сервер передаются только измененные данные, что минимизирует трафик.

Многоплатформенность: используемые платформы: XML/SQL Server/Oracle.

Система управления документооборотом позволяет не только собирать данные от удаленных пользователей, но и отслеживать статус выполнения работ по верстке бюджета на местах, а также четко определяет ответственность за принятые решения, вплоть до персональной, и регламентирует момент принятия решений.

Модуль e. Planning Contributor обеспечивает итерационный процесс оперативного планирования «снизу-вверх» между удалёнными и подчинёнными подразделениями компании, контрагентами и руководством. e. Planning Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения и IT-поддержки.

Используемая в Adaytum e. Planning архитектура распределённых вычислений, в сочетании с новейшими интернет-технологиями передачи данных, обеспечивает высокую скорость обработки и передачи информации между участниками процесса и позволяет значительно сократить сроки согласования и консолидации бюджетных данных, освобождая время на анализ данных и принятие управленческих решений.

Через интернет/интранет, используя интерфейс Web-браузера, Contributor открывает настроенный в соответствии с ролевой функцией пользователя шаблон бюджета для ввода бюджетных данных и определяет тип данных и направление потока данных. Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их центру затрат, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода. Им не приходится сталкиваться с незнакомой терминологией, сложными вычислениями и логикой: вычислительный механизм Contributor выполняет функцию перевода привычных для каждого участника процесса терминов (например, натуральных показателей) в финансовые данные. Функция пересчёта исходного распределения (breakback) позволяет каждому пользователю проанализировать, как влияет на конечный результат вводимая им информация.

«После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, Contributor предлагает два варианта дальнейших действий: сохранить информацию в системе или передать на рассмотрение вышестоящему менеджеру. Сохраненные данные получают статус «в процессе» и остаются доступными для последующего редактирования.

Переданным на рассмотрение данным присваивается статус «блокировано», они доступны для просмотра, но не могут быть отредактированы.

Менеджеры используют Contributor для просмотра и оценки бюджетных прогнозов и представления отчетов вышестоящему руководству. Менеджеры высшего уровня могут просмотреть статус всех шаблонов, за которые они несут ответственность, принять их или отклонить, потребовав внесения изменений. В случае внесения дополнительных изменений нижестоящий менеджер/сотрудник получает соответствующее сообщение по электронной почте, при этом статус изменяется с «блокировано» на «в процессе». В случае утверждения шаблона вышестоящим менеджером он становится доступным для менеджера следующего уровня" [11].

После того, как процесс утверждения документа завершён, данные консолидируются для анализа. Данные из заполненных шаблонов экспортируются на SQL или Oracle сервер. Финансовый аналитик, работающий с приложением Analyst, имеет возможность обновлять финансовую модель путем импорта как фактических, так и плановых данных из SQL или Oracle. Проведя анализ и необходимые коррективы бюджета, финансовый аналитик может, используя модуль Contributor, деконсолидировать агрегированные данные до того уровня детализации, который был задан при создании модели. Таким образом приводятся в соответствие показатели при планировании «сверху вниз» и «снизу вверх», анализ отклонений фактических и планируемых показателей происходит в реальном режиме времени, а сам процесс планирования и бюджетирования становится действительно динамическим.

Основные свойства модуля Reporter:

— Открытая архитектура, обепечивающая интеграцию с другими системами;

Star-schema & MS OLAP;

• — Web-технологии, обеспечивающие быстрый доступ к хранилищам данных и публикацию отчётов через Интернет;
• — Лёгкость создания любых форматов отчётов;
• — Любые форматы данных;
• — Стандартные, диктуемые фискальными органами, и специальные (с особыми разрезами аналитик) отчеты;
• — Единое Хранилище отчетов;
• — Обеспечение высокой степени защиты данных посредством многоуровневого авторизованного доступа к информации.

На этапе создания и распределения отчетности используется модуль e. Planning Reporter, совмещающий удобный для пользователя интерфейс браузера с мощными аналитическими возможностями. Модуль e. Planning Reporter разработан на основе хорошо известного и мощного генератора отчетности Business Objects и использует широко распространённую технологию OLAP для работы с хранилищами данных, что позволяет совместить высокую скорость обработки многомерных массивов данных с возможностью быстро производить сложные вычисления, формируя специальные отчёты с особыми разрезами аналитик.

Модуль e. Planning Reporter предоставляет доступ к финансовой и оперативной информации модулей Analyst, Contributor и других источников данных, позволяя быстро строить стандартные фискальные отчёты и настраиваемые специальные отчёты, необходимые менеджерам разных уровней для принятия обоснованных управленческих решений. Пользователи могут с лёгкостью создавать необходимые формы отчётов с помощью функции Wizard, а также на основе существующих стандартных форм. Права доступа к источникам данных строго регламентируются в соответствии с ролевой функцией пользователя.

Модуль Reporter представлен в двух клиентских версиях. Для менеджеров и сотрудников подразделений Reporter доступен в качестве «тонкого клиента». Пользователи могут быстро получить доступ к информации в кэш-памяти, не делая непосредственных запросов к источнику данных, что обеспечивает быструю производительность при создании отчетности и поддержку в процессе принятия решений.

Для финансовых аналитиков, которым необходим доступ более чем к одному источнику данных для всеобъемлющей управленческой отчётности и анализа, Reporter представляет более мощную версию, включающую данные по системе e. Planning, а также данные из других систем, в частности, Главной книги, ERP, CRM, и других баз данных. Отчеты, созданные на основе множества источников, могут быть быстро опубликованы для удалённых пользователей через Интернет.

Средства администрирования: Adaytum e. Planning Administrator

Решение Adaytum e. Planning специально разработано для упрощения работы отдела информационных технологий. Администрирование системы осуществляется модулем e. Planning Administrator. В случае типового внедрения и использования данного модуля администраторские функции выполняет не IT-специалист, а сотрудник финансового отдела. Модуль Administrator обеспечивает пользователей возможностями централизованного управления системой Adaytum e. Planning с помощью стандартных технологий Microsoft.

Так же, как и другие модули системы, e. Planning Administrator прост в использовании. Для обеспечения безопасности и целостности системы Administrator разработан как автономное приложение, которое напрямую поддерживает связь с хранилищем данных и сервером IIS Web server.

Administrator поддерживает структуру шаблонов, контролирует иерархическую структуру, процессы и статус документооборота, управляет коммуникациями между всеми участниками процесса планирования и обеспечивает высокий уровень защиты системы.