Модель управления рабочим временем на предприятии

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная — его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

• 1) точно определить свою цель;
• 2) составить план ее достижения;
• 3) сосредоточиться на главном;
• 4) придумывать себе стимулы;
• 5) установить твердые сроки;
• 6) научиться быть решительным;
• 7) научиться говорить «нет»;
• 8) не увязать в телефонных разговорах;
• 9) приобрести привычку записывать все самое важное;
• 10) ликвидировать досадные помехи;
• 11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;
• 12) не упускать из виду мелочи;
• 13) приступать к делу сразу же;
• 14) полнее использовать время;
• 15) следить за использованием свободного времени;
• 16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;
• 17) менять занятия;
• 18) уважать свое время;
• 19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;
• 20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10−15 минут;
• 21) не рекомендуется, придя на работу, раскачиваться пол часа — это дестабилизирует деятельность в течение всего дня;
• 22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел;
• 23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти «узкие места» в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т. д.

Главное — обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: «Сначала надо убрать с дороги мелочи». После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: «Еще одно дело сделано». Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: «Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека». Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других — признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: «дефицит времени — удел шефа, время — привилегия хорошего менеджера».

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для «слежения» за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

В некоторых компаниях избегают установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс «Лучший сотрудник», победители которого получают премии. Такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники отделов аппарата Совета предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать «нет», но мягко и этично. При желании знать все факты — структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Увеличение средней продолжительности рабочего дня отнюдь не говорит еще об улучшении использования рабочего времени. Увеличение средней продолжительности рабочего дня свидетельствует об увеличении среднего пребывания сотрудников на работе и ничего не говорит об увеличении собственно рабочего времени. Необходимо рассматривать и саму структуру затрат рабочего времени в организациях.

Если провести анализ эффективности использования рабочего времени высококвалифицированного персонала, то получается, что 20,4% рабочей недели данной категории работников пропадает впустую, то есть один из пяти рабочих дней, а 33% времени, предназначенного для осуществления руководства, тратится на разбор документации.

В настоящее время пользуется популярностью использование метода тайм-менеджмента. Данный метод представляет собой эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного.

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Примером может послужить матрица Эйзенхауэра, согласно которой задачи надо попробовать рассортировать, оценив каждое дело по двум критериям — срочности и важности.

Для компаний является важным, чтобы сотрудник умел планировать и организовывать свое время, успевал выполнять объем работ (выполнение услуг) за меньшее количество затрат рабочего времени, чем среднестатистический сотрудник. Для решения данной задачи перед организациями стоит вопрос управления временем. Таким образом, одним из важных направлений эффективности использования рабочим временем является система тайм-менеджмент, которая включает в себя комплекс методик и технологий управления временем. Данный метод позволяет:

• 1. найти резервы времени для решения новых задач;
• 2. выполнять все задачи в срок;
• 3. упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;
• 4. перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;
• 5. анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;
• 6. избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;
• 7. рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки.

Немаловажным является то, что следует обращать внимание на необходимость выделения среди всех задач приоритетные задачи, то есть те, которые необходимо выполнить в первую очередь. Также при постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, то есть следует четко определять тот результат, который должен быть получен, в результате решения задачи.

Таким образом, современная рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов (природных, финансовых и трудовых). И в данных условиях компаниям необходимо анализировать возможности тайм-менеджмента в области эффективного использования рабочего времени.