Проектирование информационно-справочной системы

В качестве СУБД была выбрана Microsoft Access 2003, т.к. она создана для работы с реляционными базами данных, включающая все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. Теперь обоснуем выбор:

• 1. Microsoft Access входит в основной пакет Microsoft Office, который имеет широкое распространение, что при условии покупки этого пакета исключает необходимость приобретения другой СУБД.
• 2. С помощью Microsoft Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, что упрощает работу пользователя.
• 3. Microsoft Access позволяет осуществлять автоматическую обработку данных.
• 4. Microsoft Access имеет интуитивно понятный интерфейс, что значительно упрощает работу.
• 5. Microsoft Access позволяет осуществлять выдачу простых и сложных отчетов.

Система Microsoft Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов, web страниц и макросов.

Таблицы представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре.

Организованная база данных Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Межрегиональное объединение проектных организаций», разработанная с помощью Microsoft Access, состоит из следующих таблиц: «Контакты», «Президиум», «СМИ о нас» и «Филиалы».

Таблица «Контакты» содержит информацию о контактных данных предприятия. В окне Конструктора таблицы были заполнены соответствующие поля, представленные на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 — Таблица «Контакты» в режиме «Конструктора».

Структура таблицы «Президиум» была создана аналогичным образом, как и таблица «Контакты» (рисунок 3.2).

Рисунок 3.3 — Таблица «СМИ о нас» в режиме «Конструктора».

Структура таблицы «Филиалы» была создана аналогичным образом, как и таблица «СМИ о нас» (рисунок 3.4).

Рисунок 3.4 — Таблица «Филиалы» в режиме «Конструктора».

Формы — одно из основных средств для работы с базами данных в Microsoft Access и используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями.

Элементами управления являются:

• — кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы;
• — объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик;
• — элементы пользователя.

Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела элемент управления будет появляться, и отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для того, чтобы обеспечить удобное взаимодействие пользователя с базой данных, была создана главная кнопочная форм, на которой были созданы 7 кнопочных форм. Главная форма открываться при запуске базы данных, она содержит информацию о компании СРО (рисунок 3.5).

На главной кнопочной форме располагаются 7 кнопок:

• 1. ФИЛИАЛЫ, при нажатии на которую открывается форма «Филиалы».
• 2. СМИ о нас, при помощи которой осуществляется переход к форме «СМИ о нас».
• 3. ПРЕЗИДИУМ — открывается форма «Президиум».
• 4. Вступление в СРО, при нажатии на которую открывается форма «Вступление в СРО».

Рисунок 3.5 — Форма «Главная»

• 5. Взносы, при помощи которой осуществляется переход к форме «Взносы».
• 6. КОНТАКТЫ открывается форма «Контакты».
• 7. ВЫХОД — для закрытия программы.

Форма «Филиалы» является составной, она работает с одноименной таблицей «Филиалы». Вид формы «Филиалы» представлен на рисунке 3.11.

Рисунок 3.6 — Форма «Филиалы».

Форма «СМИ о нас» содержит новости, и ссылки на них где содержится полная информация (рисунок 3.6).

Рисунок 3.7 — Форма «СМИ о нас».

Форма для просмотра «Президиума» содержит информацию о сотрудниках (рисунок 3.7).

Рисунок 3.7 — Форма «Президиум».

Форма «Вступление в СРО» содержит информацию и перечень документов, которые необходимо представить в Саморегулируемую организацию Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектных организаций» на получение Свидетельства (внесение изменений в Свидетельство) о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства (кроме особо опасных и технически сложных объектов, объектов использования атомной энергии) (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8 — Форма «Вступление в СРО».

Форма «Взносы» содержит информацию по вступительным взносам (рисунок 3.8). Ежемесячные членские взносы определяются с учетом расходов на содержание центральной дирекции и каждого филиала в отдельности.

Рисунок 3.8 — Форма «Взносы».

Форма «Контакты» содержит информацию для связи (рисунок 3.9).

Рисунок 3.9 — Форма «Контакты».

Разработанная база данных позволяет просмотреть справочную информацию о Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Межрегиональное объединение проектных организаций». При появлении новых задач пользователь может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.