Нормативно-методические основы деятельности секретаря

содержатся в следующих документах:

Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

Классификационный справочник должностей служащих;

Государственная система документационного обеспечения.

Должностная инструкция секретаря включает в себя:

• — Общие положения
• — Функции работника
• — Должностные обязанности
• — Права секретаря
• — Ответственность
• — Взаимоотношения
• — Оценка работы.

«Общие положения».

Область деятельности (секретарь ректора или кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж, знание компьютера, права водителя), подчиненность секретаря. Перечисляются нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции работника».

Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. Например, прием студентов в ВУЗ включает: оплату обучения, заполнение личного дела, ксерокопирование документов об образовании, выписывание зачетной книжки и студенческого билета, подготовку приказа о зачислении, регистрацию студента в журнале.

«Должностные обязанности».

Особенности, связанные с подготовкой секретарем документов; получением, обработкой и выдачей информации, обязательное использование определенных форм и методов работы. Например, в приемной комиссии надо уметь убедить абитуриентов поступить именно в данный ВУЗ. В учреждениях социальной службы работа с пенсионерами требует профессионального терпения.

Секретарь обязан:

При проведении плановых совещаний:

• — совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
• — оповестить участников;
• — уточнить с руководителем регламент совещания;
• — обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;
• — обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

При организации приема посетителей:

• — дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам;
• — иметь график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед;
• — вести учет посетителей;
• — контролировать принимаемые в ходе приема решения.

При подготовке командировок руководителя:

• — подбирать необходимую для командировки информацию;
• — готовить совместно с руководителем программу командировки;
• — оформлять командировочное удостоверение и другие документы;
• — по возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке;
• — информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие.

В работе с информацией для руководителя:

• — искать и подбирать необходимую информацию (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
• — размножать при необходимости информацию;
• — составлять информативно-обзорных рефераты;
• — ежедневно собирать оперативную информацию, интересующую руководителя, и записывать ее в дневнике или других учетных документах.

«Права секретаря».

Например, право давать указания сотрудникам организации по конкретным вопросам, присутствовать на совещаниях руководителей и т. д.

«Ответственность».

За правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, качество подготавливаемых документов, правильное ведение разговора по телефону и т. д.

«Взаимоотношения».

Отражает горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки.

«Оценка работы».

Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п.

Возможно объединение разделов инструкции, например «права и обязанности».