Совершенствование работы по планированию личной работы менеджера

Мероприятия, помогающие в рационализации использования личного времени менеджера

Рассмотрим некоторые факторы, приводящие к потерям времени, которые были рассмотрены выше, и на которые не было указано в приведенных выше правилах планирования рабочего времени.

Значительное время в работе менеджера по продажам занимает работа с корреспонденцией. Работа с корреспонденцией состоит из следующих этапов — это во-первых сортировка корреспонденции, во-вторых это изучение корреспонденции и отбор необходимой информации из нее, ответ на часть корреспонденции, на которую необходимо ответить. Например, в обязанности менеджера, рассматриваемой компании ФД «Добрыня» входит написание коммерческих писем и предложений, на что уходит очень много времени так как нет определённой формы или шаблона, по которому менеджер бы мог заполнить необходимую информацию в графы и отослать. Между тем менеджеру приходится ежедневно составлять и систематизировать исходящую информацию в виде коммерческих предложений. В работе с корреспонденцией есть значительные потенциальные ресурсы времени. В ходе производственной практики было подсчитано, что менеджер просматривает и обрабатывает в день документов около 80, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Поэтому, необходимо определить, что будет происходить с корреспонденцией, которая не является необходимой в деятельности компании и работе менеджера по продажам. Возможно, она будет сразу уничтожаться, а возможно она будет частично или полностью просматриваться в нерабочее время [36, с. 129].

Так как фирма «Добрыня» является клиентоориентированной, менеджер должен ответить на каждый входящий телефонный звонок. В связи со своей высокой загруженностью, менеджеру приходится выполнять несколько дел одновременно, ведь звонки имеют такую особенность, они часто происходят неожиданно, причем, в том числе и в такие моменты, когда менеджер по продажам занят важной ответственной работой и перерывы в работе являются крайне нежелательными. Поэтому следует поручить, например новичкам стажерам прием входящих звонков. В случае необходимости стажер может связаться с руководителем компании через менеджера по персоналу, который оценив степень важности и срочности, может связаться с руководителем и проинформировать его о позвонившем клиенте.

В особо спорных вопросов следует направить клиента обратиться непосредственно к управляющему компании, если решения возникшего вопроса не может решить менеджер по продажам или менеджер по персоналу. В случае необходимости вмешательства управляющего, менеджер по персоналу, оповестит руководителя и организует встречу с клиентом, это избавит менеджера по продажам от лишних проблем и высвободит время для решения своих профессиональных обязанностей [33, с. 255].

Постоянные доработки дома — следствие неправильной организации рабочего дня руководством и менеджера по продажами в то же время причина низкой производительности труда. Дорабатывать дома менеджер вынужден по той причине, что ему не хватает времени доделать дела, находясь на рабочем месте. Однако дом — это место отдыха и постоянные доработки дома приводят к тому, что у менеджера уменьшается количество времени, отводимое для семейной, личной, общественной жизни и отдыху — менеджер просто не успевает отдохнуть, что ведет к снижению его работоспособности и производительности труда, в результате этого снижения увеличивается время, необходимое для выполнения служебных обязанностей. Возникает ситуация, когда менеджер не успевает выполнять все, что он должен делать на работе, поэтому ему приходится недоделанную работу доделывать дома. Это практикуется в компании очень продуктивно. Управляющий заставляет постоянно писать отчёты о проделанном дне, если менеджер не успевает этого выполнить в рабочее время, учитывая то, что загруженность очень большая, им приходится заниматься этим дома. Учитывая, что менеджер и ранее работал дома, можно сделать вывод, что при постоянной практике домашних доработок со временем количество выполняемой дома работы будет все более и более увеличиваться, а свободное время, предназначенное для отдыха будет уменьшаться. Выход из этой ситуации один — не допускать выполнение части работы или ее целиком в домашних условиях.

Одной из больших проблем, приводящих к значительным потерям во времени менеджера является то, что менеджер зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Зачастую это происходит из-за того, что менеджер не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого менеджера. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает менеджеру высвободить время для важных задач и немного разгрузиться. В компании ООО ФД «Добрыня» у менеджеров существует проблема с делегированием полномочий, хотя делегирование помогает менеджеру высвободить время для важных задач, для планирования своего рабочего времени и немного разгрузить рабочий день. Менеджеры подчиняются приказаниям управляющего просто из-за того, что это социально приемлемое поведение. Кроме того, ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике. Это возможно, если управляющий обладает способностью действовать или влиять на ситуацию, то есть обладает реальной властью, а способы использования власти могут оказать положительное и отрицательное влияние на компанию «Добрыня» в целом. Специализация и разделение труда, используемые для постановки и решения задач управления, позволяют системе управления совершать нечто большее, чем просто суммировать усилия всех ее звеньев. В результате делегирования прав и обязанностей возникает единая система, охватывающая всю фирму сверху донизу, которая позволяет эффективно распределять поставленные задачи между ее звеньями и сотрудниками. Много времени занимает неотработанная информационная система, предполагающая, что обмен информацией происходит по вертикали иерархии в организации способом и образом, выбранным менеджером, а по горизонтали — таким образом, как удобнее обоим сотрудникам по их взаимосогласованию. Так же значительное время в работе менеджера занимает работа с корреспонденцией. Необходимо определить, что будет происходить с корреспонденцией, которая не является необходимой в деятельности компании и работе менеджера. Возможно, она будет сразу уничтожаться, а возможно она будет частично или полностью просматриваться. Ежедневные спешки, доработки дома и суетливость — причины потерь времени которые в основном зависят от личности менеджера.

Следует помнить, что делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых, поэтому если в первое время опасения менеджера могут и подтверждаться, то при соответствующей консультативной, руководящей и обучающей помощи постепенно подчиненный, к которому были делегированы полномочия сможет справляться с ними на необходимом уровне. Делегирование устанавливает формальные взаимоотношения между менеджером и подчиненными. Если существенная задача не делегирована подчиненному, то менеджер должен выполнять ее сам. В общем случае следует делегировать рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу [35, с. 174].

Выше были рассмотрены мероприятия, помогающие в рационализации использования личного времени менеджера в ООО ФД «Добрыня». Следует помнит, что несмотря на довольно подробные описания проблем и мероприятий по их устранению, невозможно дать универсальные советы и методики, которые применялись бы к любой ситуации. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого.