Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

В процессе аудита порядка ведения учета и документального оформления расчетов с подотчетными лицами осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. На предприятии существуют следующие распорядительные документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации (таблица 5).

Таблица 4. Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами на ОАО «Звезда»

В результате изучения учетной политики предприятии ОАО «Звезда», в части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении с документами, в ходе личной беседы с главным бухгалтером, а также в процессе изучения приказа о сроках и правилах составления и предоставления отчетности подотчетными лицами в организации было получено представление о постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Отсутствие приказа руководителя о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет свидетельствует об отсутствии контроля за расходование денежных средств из кассы. Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии нарушений в организации учета расчетов на предприятии ОАО «Звезда» .

2. Проверка правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами. В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами за 2012 г. на предприятии обширный, документы будут проверены выборочно. В соответствии с выборкой — каждый двадцатый документ. Результаты проведения данной аудиторской процедуры представлены в таблице 6.

Таблица 5. Результаты проверки правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются в следующем:

• · при направлении в командировку по территории РФ не всегда составляется приказ о направлении работника в командировку;
• · при загранкомандировках нет перевода документов, приложенных к авансовому отчету.

Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.

3. Проверка правильности возмещения затрат на представительские расходы. В процессе аудиторской процедуры обнаружено, что на предприятии отсутствуют сметы представительских расходов, утвержденные руководителем предприятия, а также приказ об установлении норматива представительских расходов. Данные факты являются признаками неэффективности внутреннего контроля при проведении расчетов с подотчетными лицами.

Для того, чтобы определить сумму представительских расходов предприятия ОАО «Звезда», которая будет применяться в качестве норматива при проверке представительских расходов, совершенных подотчетными лицами в 2012 году, воспользуемся формулой:

ПР=ФОТ х 4%, (3).

где, ПР — представительские расходы;

ФОТ — фонд оплаты труда за 2012 год.

Таким образом, норматив представительских расходов в 2012 году на предприятии ОАО «Звезда» составил:

ПР= (18 134×4%)/100% = 725 тыс. руб.

В ходе проверки сплошным способом, кроме нарушений системы внутреннего контроля не установлены.

В ходе анализ представительских расходов, совершенных подотчетными лицами в 2012 году было установлено, что установленный норматив не был превышен (таблица 7).

Таблица 6. Представительские расходы, совершенные подотчетными лицами в 2012 году в ОАО «Звезда» .

• 4. Проверка правильности составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами. Документы и записи, относящиеся к данному вопросу, проверены выборочно за 2012 год, каждый двадцатый документ. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. Составлен рабочий документ аудитора.
• 5. Проверка ведения журналов регистрации авансовых отчетов. Аудируемое предприятие не ведет журналы регистрации авансовых отчетов, а также журналы регистрации командировок.
• 6. Проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину в 100 тыс. руб. Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно за 2012 год, каждый пятый документ. По результатам проведения данной процедуры нарушения не установлены. Составлен рабочий документ аудитора.
• 7. Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке подвергались бухгалтерский баланс (Приложение), журнал ордер № 7, анализ счета 71. При проверке тождественности остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 и показателей бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 8).

В результате проведенной проверки можно сделать вывод, что данные остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

Таблица 7. Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности

8. Правильность оформления, своевременности предоставления авансовых отчетов, соответствие приложенных документов нормативным требованиям. Проверке подвергался каждый двадцатый авансовый отчет с приложенными оправдательными документами за 2011 год.

В результате проверки выявленные нарушения заключаются в следующем:

• · отсутствие подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета;
• · на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов;
• · отсутствие информации о назначении аванса;
• · не соблюдаются сроки возвращения подотчетных сумм;
• · лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• · отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка или перерасхода.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии выдача наличных денег подотчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На данном предприятии данный пункт правил не выполняется (таблица 9).

Таблица 8. Работники предприятия, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

• 9. Проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях. Проверке подверглись каждое тридцатое командировочное удостоверение за 2012 год. В результате проверки нарушения не установлены.
• 10. Проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ. Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре предприятия. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (действующая редакция от 01.10.2013). Документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 10).

Таблица 9. Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2012 г. возмещены командировочные расходы в г. Псков Семенову В. П. в сумме 12 670,00 руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500 руб. без подтверждения оправдательными документами этих расходов, то есть предприятием завышена сумма расходов на 500 руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

• 11. Проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами. Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения не установлены.
• 12. Проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения законодательства не установлены.
• 13. При проверке удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм, установлено, что по итогам отчетного года предприятие удерживала НДФЛ. В результате проведения данной аудиторской процедуры проверке подвергался каждый десятый документ, в результате выявлено следующее нарушение, не доначисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работниками в виде сумм превышения (таблица 11).

Таблица 10. Определение суммы НДФЛ подлежащей удержанию с работников организации

Согласно данным таблицы бухгалтер должен был удержать из заработной платы НДФЛ с Ворошилова А. В. в размере 65 руб., а с Корнева В. А. 217 руб.

14. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами. Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2012 год. В результате выявлены следующие нарушения. На предприятии за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись заведующего складом, принявшего материальные ценности:

приходный ордер № 157 от 13.02.2012 г.;

приходный ордер № 1105 от 10.04.2012 г.;

приходный ордер № 3006 от 28.09.2012 г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц:

приходный ордер № 86 от 16.01.2012 г.

Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля предприятия и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «Звезда» можно оценить, как среднее.