Введение. 
Технология документооборота в современных учреждениях (на примере ФГУП "Ленинградский северный завод")

В настоящее время управление людьми имеет важнейшее значение для всех организаций: больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг. Без умелого руководящего состава и квалифицированных специалистов ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Интересы достижения целей организации обязывают руководителя максимально использовать все доступные средства влияния на персонал и эффективно строить служебные отношения.

Деятельность руководителя по управлению совместным трудом людей включает личное его воздействие на поведение подчиненных путем постановки задач, координации действий и мотивации. Особенность управленческой деятельности заключается в сочетании официальных предписаний, личного примера руководителя и взаимного уважения и точной объективной информации.

Информация составляет основу процесса управления, так как на всех уровнях системы управления предприятием принимаются решения, соответствующие имеющимся данным и производственной необходимости. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей: большие объемы данных должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки, исходные сведения должны подвергаться неоднократной обработке с разных производственных точек зрения с учетом требований покупателей, исходные сведения и результаты расчетов должны храниться длительное время. Информации как экономический ресурс, актуальная и сложная проблема. Грамотные управленческие решения зависят от качества информации, в силу чего важны требования, предъявляемые к ней: надежность, достоверность, своевременность, адресность, существенность, релевантность.

документооборот секретариат документ исполнение Документирование и управленческий учет обеспечивает взаимосвязь всех функций управления и позволяет перевести управление предприятием на качественно новый уровень, позволяющий создать оптимальную систему, которую могут использовать руководители.

Управленческий учет способен показать любую ситуацию с разной степенью детализации, в разных единицах измерения, включая денежные. Управленческий учет индивидуален на каждом предприятии. Каждое предприятие имеет свои цели, стратегии, приоритеты, интересы, ценности, культуру, традиции, которые отличаются от того же набора атрибутов на других предприятиях. Все предприятия представляют примерно одинаковые по форме документов финансовые отчеты, и одинаково ведут кадровое делопроизводство, но каждое из них ведет бизнес по-своему. У каждого предприятия своя структура бизнес-процессов, своя организационная структура, свои методы документооборота, свои особенности в управлении бизнесом. Наконец, у каждого предприятия существуют свои проблемы, невозможно управлять по стандарту.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентирована законодательными и нормативно-юридическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Именно документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства» .

Целью написания дипломной работы является анализ организации документооборота службы документационного обеспечения управления ФГУП «Ленинградский Северный завод», определение основных направлений его совершенствования. Разработка рациональных предложений по совершенствованию структуры ДОУ, внесение предложений по совершенствованию документации, дает возможность избежать большинства стандартных ошибок в документообороте и управленческом учёте и позволяет вести документооборот в полном соответствии с последними требованиями трудового и налогового законодательства.

В соответствии с целью выдвигаются следующие основные задачи:

• 1. Рассмотрение нормативно-методического регулирования документооборота предприятий и организаций.
• 2. Исследование порядка прохождения документов организации, документооборота и контроля исполнения документов.
• 3. Ознакомление с организационной структурой ФГУП «Ленинградский Северный завод» .
• 4. Определение места и значения службы документационного обеспечения — секретариата в структуре предприятия ФГУП «Ленинградский Северный завод» .
• 5. Изучение функций подразделений службы документационного обеспечения деятельности ФГУП «Ленинградский Северный завод», при работе с документами.
• 6. Проведение анализа документооборота ФГУП «Ленинградский Северный завод» .
• 7. Определение перспективных направлений развития службы документационного обеспечения управления и документирования движения основных потоков документов.

Объектом исследования является деятельность органов управления в Федеральном Государственном Унитарном Предприятии «Ленинградский Северный завод» .

Предметом исследования является определение основных направлений и технологий службы документационного обеспечения управления по организации документооборота.

Наибольший вклад в изучение истории и развитие теории документоведения внесен основными научными центрами страны в этой области — кафедрой документоведения Историко-архивного института (ИАИ) Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), до 1991 г. — МГИАИ) и созданного в 1966 г. при Главном архивном управлении при Совете Министров СССР Всесоюзного (ныне Всероссийского) Научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Существенным вкладом в развитие теории и решение практических задач является, организуемая ВНИИДАД при участии других организаций, ежегодная международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе» .

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим труды Митяева К. Г., Лившица ЯЗ., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева B. C., Бачило И. Л., Банасюкевича В. Д., Красавина А. С., Илюшенко М. П., Костомарова М. Н., Степанова Е. А., Додоновой М. И., Лосева В. И., Райхцаума А. Л., Андреевой В. И., Янковой В. Ф., Кузнецова С. Л., Пшенко А. В., Славко Т. И., Алексенцева А. И., Архиповой Н. И., Овчинниковой Н. В., Бобылевой М. П. и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документовединия.

Практическая значимость дипломной работы. Материалы работы, сформулированные в ней выводы и рекомендации могут быть использованы для совершенствования деятельности документационной службы ФГУП «Ленинградский Северный завод» по организации документооборота, а также преподавания общепрофессиональных и специальных дисциплин по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» .

Цель и задачи исследования

предопределили её структуру. Дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.