Схема организации работы с документами предприятия

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В практике работы предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами:

• — централизованная;
• — децентрализованная;
• — смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ — применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ — все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально.

СМЕШАННАЯ (частично централизованная) — используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы:

• — объем документооборота;
• — характер работы предприятия и его территориальное размещение;
• — структуру предприятия;
• — квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей;
• — техническое оснащение.

Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать категорийность, предложенную ЕГСД:

• — 1-я категория — предприятия с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
• — 2-я категория — 25 000−100 000 документов в год;
• — 3-я категория — 10 000−25 000 документов в год;
• — 4-я категория — до 10 000 документов в год.