Особенности процесса проведения деловых совещаний в организации

Деловое совещание — это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те кому придется ее решать.

В ЛПУ «Санатории Целебный ключ» совещания классифицирует по следующим основным признакам:

По назначению:

• — вырабатывающие и принимающие решения;
• — разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• — подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов совещания;
• — оперативные;

По периодичности проведения:

• — разовые;
• — регулярные;
• — периодические;

По количеству участников:

• — узкий состав (до 3 человек);
• — расширенные (до 10 человек);
• — представительные (свыше 15 человек);

По степени стабильности состава участников совещания:

• — с фиксированным составом;
• — с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• — комбинированные;

По принадлежности:

• — партийные;
• — административные;
• — научные и научно-технические;
• — объединенные;

В зависимости от управленческих функций:

• — совещания по планированию;
• — мотивации труда;
• — внутрифирменной организации;
• — контролю за деятельностью работников;
• — специфические для фирмы;

Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Существует совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут.

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости целесообразности.

Повестка дня. Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:

• — тема совещания;
• — цель совещания;
• — перечень обсуждаемых вопросов;
• — время начала и окончания совещания;
• — место, где оно будет проходить;
• — фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
• — время, отведенное на каждый вопрос;
• — место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу;

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди превентивны, не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Число участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений 6−7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, одновременно удлиняя совещания.

Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и приглашать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетенции находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приход специалистов не на все совещание, а, согласно регламенту, на момент обсуждения их проблемы.

Важным условием эффективности совещания является способность его участников играть разнообразные роли: «эксперта», «адвоката дьявола», «оппонента: черного, белого», «генератора идей», «аналитика», «критика», «регистратора ценных мыслей» и пр.

Организация пространственной среды. Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют позаботиться о совместимости персонала.

Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже те, кто сидит рядом. Организатор совещания, зная характера и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• — достижение цели совещания;
• — решение;
• — исполнители и сроки.

Принятие решения. Завершающий этап совещания — это принятия решения и проведение его в жизни. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит эффективность последнего.

Решения, принятые на совещании, обязательно должны выполняться. С этой целью:

• — проанализируйте ход и результаты совещания;
• — внимательно посмотрите протокол результатов;
• — размножьте и разошлите краткий протокол тем, кто будет выполнять решения;
• — контролируйте ход и выполнение решений;
• — создайте условия для реализации намеченных мероприятий.

Совершенствование процесса проведения деловых переговоров организации

Деловые переговоры — это процесс, направленный на нахождение компромисса или общего решения, в котором участвует как минимум две стороны.

В процессе ЛПУ «Санатории Целебный ключ» переговоров можно выделить этапы:

• 1) подготовка к переговорам (обдумывание будущей сделки),
• 2) начало переговоров: формулировка предложения — четко, грамотно и понятно. От этого во многом зависят будут ли переговоры успешными,
• 3) торг — главная часть. Торг — это процесс «притирки», когда переговорщики показывают, от чего они могли бы отказаться, выясняют, от чего могла бы отказаться другая сторона, и решают, можно ли прийти к согласию,
• 4) заключение сделки.