Взаимосвязь учета расчетов с подотчетными лицами с бухгалтерской отчетностью

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерской отчетности организации только в случае наличия задолженности по расчетам с сотрудниками по подотчетным суммам.

Так, информация о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам приводится в:

Бухгалтерском балансе (форма № 1);

Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Формы бухгалтерской отчетности утверждены Минфином РФ в Приказе № 67н от 22.07.2003 г. «О формах бухгалтерской отчетности организаций» .

Согласно Приказу Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в бухгалтерской отчетности не допускается.

Если на отчетную дату числится задолженность подотчетного лица перед предприятием, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется дебиторская задолженность.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» в разделе II «Оборотные активы» .

В случае наличия задолженности предприятия перед подотчетным лицом на отчетную дату, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется кредиторская задолженность.

Кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами отражается в бухгалтерском балансе в составе пассивов по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», формируя показатель строки 620 «Кредиторская задолженность» в разделе V «Краткосрочные обязательства» .

При заполнении строки 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» и строки 622 «Задолженность перед персоналом организации» используются данные бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

Исходя из вышеизложенного, фрагмент бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

Таблица 6.

Таблица 7.

Информацию о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам на начало и конец года организация, как сказано выше, приводит также в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5) в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» .

Дебиторская задолженность работников отражается по строке «Дебиторская задолженность: краткосрочная — всего» с расшифровкой по строке «прочая» и формирует показатель строки «Итого» .

Что касается кредиторской задолженности перед работниками, то она указывается по строке «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего» с расшифровкой по строке «прочая» и формирует показатель строки «Итого» .

Исходя из вышеизложенного, фрагмент Приложения к бухгалтерскому балансу будет выглядеть следующим образом:

Таблица 8.

Показатель.	Остаток на начало отчетного года.	Остаток на конец отчетного периода.
Наименование.	код.
Дебиторская задолженность: краткосрочная — всего.
прочая.
Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего.		1 467.
прочая.		1 335.

Кроме того, отдельные показатели, включенные в Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5), согласно данной унифицированной форме, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

При этом представлять информацию о задолженности по расчетам с подотчетными лицами в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включать в пояснительную записку целесообразно в случае наличия существенной задолженности на отчетную дату по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .