Shelter — система управления гостиницей

Существует множество систем управлений гостиницами. Одна из многих — это Shelter. О ней я и хочу рассказать поподробнее.

UCS Shelter — это новая система управления гостиницами, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т. д.

Система решает следующие крупные задачи:

• · автоматизация служб бронирования и размещения,
• · управление ресурсами гостиницы,
• · поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• · автоматизация текущей деятельности,
• · ведение базы данных гостей,
• · многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• · взаимодействие с другими системами.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

• 1. Портье:
  • · информация о предстоящих заездах и выездах;
  • · информация о наличии мест в гостинице;
  • · информация о состоянии счетов гостей;
  • · ввод данных о заездах (check-in, check-out);
  • · размещение гостей;
  • · текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
  • · резервирование (индивидуальное, служебное);
  • · информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
  • · информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
  • · информация о внесении депозитов за бронь;
  • · работа со счетами гостей и клиентов;
  • · внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
  • · печать и выставление счетов клиентам;
  • · создание мастер-фолио;
  • · информация обо всех платежах и услугах;
  • · печать дневных отчетов;
  • · доступ к архиву счетов;
  • · возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
  • · при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
  • · для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.
• 2. Отдел бронирования:
  • · резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
  • · печать подтверждений по брони;
  • · информация о внесении депозитов за бронь;
  • · анализ текущей и ожидаемой загрузки;
  • · просмотр истории гостя.
• 3. Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов:
  • · разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;
  • · анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
  • · выставление счетов к оплате;
  • · получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;
  • · доступ к архиву счетов.
• 4. Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping):
  • · управление службами сервиса гостиницы;
  • · контроль состояния номерного фонда;
  • · информация о санитарном состоянии номеров;
  • · управление службой горничных;
  • · организация бюро находок;
  • · получение отчетов о работе сервисных служб;
  • · ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
  • · анализ текущего состояния номеров;
  • · управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
  • · прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).
• 5. Офис программиста:
  • · управление интерфейсом с системой R-Keeper;
  • · управление интерфейсом с телефонной станцией;
  • · информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией);
  • · управление интерфейсом с кабельным телевидением;
  • · информация о сеансах просмотра платного телевидения;
  • · настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
  • · поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
  • · настройка прейскурантов на различные внешние линии;
  • · управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
  • · подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.
• 6. Офис финансового директора:
  • · ведение справочников предоставляемых услуг;
  • · определение пакетов услуг;
  • · определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
  • · определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
  • · определение типов и категорий гостей;
  • · получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
  • · управление пакетами услуг и их тарифами;
  • · управление справочником типов номеров;
  • · получение отчетов всех видов и т. д.
• 7. Касса:
  • · расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
  • · полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
  • · расчет с гостями за дополнительные услуги;
  • · прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
  • · возврат денег;
  • · все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Подводя итог, следует сказать, что существует много систем управления гостиницей, самая распространенная была описана выше.